Die Zahl ist erschreckend: 77 Prozent aller neuen Mitarbeiter gehen an ihrem ersten Arbeitstag früher nach Hause, weil die Firma nicht entsprechend vorbereitet war. Dreiviertel aller Unternehmen, die das Human Capital Institute befragt hat, sind auf die Situation der Jobstarter schlecht vorbereitet. Meist hakt es an Zugriffsmöglichkeiten zum Intranet oder der Vorgesetzte hat keine Zeit, um ein erstes Gespräch zu führen. Und die neuen Kollegen stecken sowieso bis zum Hals in Arbeit.
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Da verwundert es nicht, wenn dann 15 Prozent der Mitarbeiter nach einem schlechten ersten Tag über Kündigung nachdenken, wie die gleiche Studie hervorbringt. Damit kein Frust aufkommt, hilft es, vor dem erstem Arbeitstag des neuen Kollegen ein paar Dinge zu regeln und zu arrangieren.
Begrüßung mit Bild: Ob als Hinweis am schwarzen Brett oder als Meldung im Intranet: Neue Mitarbeiter erfahren Wertschätzung, wenn sie willkommen geheißen und kurz vorgestellt werden.
Leitungen frei schalten: 14 Tage vor dem Jobstart sollten Arbeitsplatz und Elektronik eingerichtet und frei geschaltet sein. Das heißt, die IT-Abteilung frühzeitig darüber informieren, welche Zugriffsrechte der künftige Mitarbeiter bekommt und welche Programme er nutzen darf. Und an die Hardware denken, sprich Schreibtisch, Stuhl, Rechner, Telefone, ID-Karten und sonstige Unterlagen bereitstellen.
Standards definieren: Bei Unternehmen mit mehreren Standorten sollte vereinbart sein, welche Informationen neue Mitarbeiter wie bekommen. Hierfür eignet sich ein Online-Kurs, in dem etwa das Abrechnen der Reisekosten erklärt wird oder der Umgang mit Kunden, Kollegen im Ausland sowie Sicherheitshinweise vermittelt werden.
Handbuch übergeben: Ein Nachschlagewerk mit den wichtigsten Unterlagen kann als Ordner oder auch online übergeben werden. Hierin sollten Betriebsvereinbarungen genauso zu finden sein wie Infos zum Betriebsausflug oder der Berufsgenossenschaft, Urlaubsanträge, Arbeitsanweisungen oder Verhaltensregeln mit sozialen Netzwerken.
Patenschaften einführen: Wissenstransfer klappt besonders gut, wenn den neuen Kollegen ein erfahrener Mitarbeiter als Pate zur Seite gestellt wird. Auf die Dauer von drei Monaten kann der unkompliziert weiterhelfen. Idealerweise übernimmt der Pate auch den ersten Rundgang durch das Unternehmen. Diese Hilfestellung schafft Vertrauen und entlastet die anderen Kollegen des Neuen, wenn Fragen auftauchen.
Startertag festlegen: Fangen mehrere Mitarbeiter innerhalb eines Monats an, dann hilft es, einen gemeinsamen Arbeitsbeginn festzulegen - etwa den zweiten Montag des Monats. Abteilungsübergreifend lernen sich die neuen Kollegen und deren Paten kennen. Dieser gemeinsame Start verbindet, Begrüßungen des Chefs und anderer Referate müssen nur einmal gehalten werden.
Werte und Ziele aufzeigen: Jeder "Anfänger" muss am Ende des ersten Tages wissen, welche Kultur und welche Werte das Unternehmen prägen. Und sie müssen wissen, was die Firma von ihnen erwartet. Für diese Punkte sind die Vorgesetzten verantwortlich. Dafür sollte diese ihrer Assistentin ein Zeitbudget abringen.
Fahrplan vereinbaren: Eine Starthilfe für fehlerfreies Gehen ist ein genauer Fahrplan. Speziell Berufseinsteiger, die in den ersten Wochen mehrere Abteilungen durchlaufen, sind dankbar, wenn sie bereits am ersten Tag wissen, wann sie sich wo an wen wenden können. Und wer für sie zuständig ist.
Geschenke mitgeben: Was Kunden erfreut, freut auch neue Mitarbeiter. Wenn das Unternehmen T-Shirts, kleine Werbeartikel oder ein Kundenmagazin hat, sollten sie den Neuen geschenkt werden. Nur so können sie ihren Familien zeigen wie toll das Unternehmen ist, bei dem sie ab sofort arbeiten.
Mitarbeiter befragen: Um festzustellen, was Mitarbeitern am Jobstart fehlte, lohnt eine Befragung von Kollegen, die im vergangenen Jahr angefangen haben. Und ebenso hilfreich ist es, die Neuen 30 Tage nach deren Beginn hierzu zu interviewen. Aus den Ergebnissen entsteht ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess.