Checkliste für eine E-Akte

Zehn Tipps für den optimalen Aufbau einer elektronischen Personalakte

Matthias Edel ist Senior Consultant ECM Products bei der Forcont Business Technology GmbH.
Elektronische Personalakten liefern wichtige Informationen zu einem Mitarbeiter und dem Arbeitsverhältnis auf einen Blick und verhindern, dass Unbefugte auf personenbezogene Daten Zugriff haben. Wie das gelingt und was bei einer E-Akte zu beachten ist, darüber gibt die folgende Checkliste Auskunft.

Elektronische Personalakten fassen wichtigen Informationen zu einem Mitarbeiter und dem Arbeitsverhältnis an einem zentralen Ort zusammen und garantieren stets aktuelle Daten. So sind HR-Mitarbeiter jederzeit genau im Bilde und können bei Anfragen von Vorgesetzten, Fachabteilungen oder der Geschäftsführung sofort Auskunft geben. Die Servicequalität steigt und gleichzeitig hat das Personalwesen wieder mehr Zeit für seine Kernaufgaben.

Außerdem verhindert eine elektronische Personalaktenlösung, dass Unbefugte auf personenbezogene Daten Zugriff haben. Damit dass alles aber auch so funktioniert, wie es gedacht ist, müssen die elektronischen Personalakten in der zum Unternehmen passenden Struktur abgespeichert sein. Die folgenden zehn Tipps helfen dabei:

Grundsätzliches - Rechtliche Vorschriften

Es gibt keine rechtlichen Vorschriften über das, was die Personalakte beinhalten muss. Die Struktur richtet sich nach internen Arbeitsprozessen und Bedürfnissen der Personalabteilung sowie nach Art und Anzahl der Dokumente. Außerdem ist Datensparsamkeit nicht nur im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes geboten: Je schlanker die Akte, umso schneller finden Sie Inhalte. Legen Sie außerdem Inhalte und Gliederung immer gemeinsam mit den späteren Nutzern der Akte fest.

Definition des Bedarfs

Legen Sie fest, was die Akte neben dem Arbeitsvertrag beinhalten muss und kann, beispielsweise:

Must-have:

  • Ergänzungen und Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag

  • Bewerbungsunterlagen

  • Verträge zu gestellten Unternehmensgütern (Auto, Smartphone, Laptop)

  • Beurteilungen/Zeugnisse

Nice-to-have:

  • Boni und materielle Vergütungen

  • Lohn-/Gehaltsabrechnungen

  • Zeiten (Arbeit, Urlaub, Krankheit)

  • Reiseabrechnungen

  • Einsatzplanungen

  • Weiterbildungen

  • Zertifikate

Dokumente ordnen

Klassifizieren Sie auf der Grundlage Ihrer Auswahl die Dokumentenarten (Arbeitsvertrag, Reisekostenabrechnungen etc.), die Sie für Ihre Arbeit benötigen und die die Struktur der Akte bestimmen.

Dokumente zusammenfassen

Fassen Sie je nach Umfang und Bedarf mehrere Dokumentenarten innerhalb eines Registers zusammen (Verträge, Abrechnungen, Bescheinigungen etc.)