Zehn Regeln für die Archivierung gemäß den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Daten (GDPdU)

30.09.2005
Von Andreas Dees
Wer die Kostenspirale der Datenhaltung in den Griff bekommen will, sollte sich mit mehrstufiger Speicherarchitektur und "artgerechter" Datenhaltung befassen.

Das Format: Das Langzeitarchivierungsformat sollte eine dauerhafte Bewahrung von (überwiegend) elektronischen Akten möglichst ohne Informationsverluste gewährleisten und einem internationalen Standard entsprechen.

Die Erfüllung der Vollständigkeit von Unterlagen: Alle archivierungsrelevanten Vorgänge müssen vollständig sein und alle vorgangs-, dokumenten- oder aktenbezogene Meta-, Bearbeitungs- und Protokollinformationen im Aktenzusammenhang enthalten.

Der Kosten-Nutzen-Aspekt: Das Konzept für die elektronische Langzeitarchivierung sollte - auch im Hinblick auf physikalische, elektronische und hybride Speicherung - angemessen und wirtschaftlich vertretbar sein.

Die Datenträgerüberlassung: Ein Export der Finanzdaten aus dem Buchführungs- ins Archivierungssystem (DMS, ECM, RM) sollte so vonstatten gehen, dass sich diese Daten mit der Prüfsoftware "IDEA" der Finanzbehörden problemlos auswerten lassen und sie zusammen mit den elektronischen Dokumenten in einer RM-Ablage gespeichert sind.

Der Altersverschleiß: Der bedingt durch die Alterung von Datenträgern bedingte Datenverlust muss verhindert werden. Dazu sollten die Daten regelmäßig innerhalb der Garantiezeit eines Mediums auf neue Datenträger kopiert werden. Hierbei lässt sich das Trägerformat aktualisieren.

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