computerwoche.de

Business-Software

Checkliste DMS

Zehn Gebote für die elektronische Archivierung

04.05.2009
Von 


Sascha Alexander ist seit vielen Jahren als Redakteur, Fachautor, Pressesprecher und Experte für Content-Strategien im Markt für Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics tätig. Stationen waren unter anderem das Marktforschungs- und Beratungshaus BARC, die "Computerwoche" sowie das von ihm gegründete Portal und Magazin für Finanzvorstände CFOWORLD. Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.
Alle Posts des Autors Email: Connect:

Dokumente unveränderbar, sicher und auffindbar archivieren

4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden

Dieser Merksatz spiegelt die Forderung wider, dass ein archiviertes Dokument dem Original zu jedem Zeitpunkt in beweissicherer Art entsprechen muss. Je nach Dokumentenart und Einsatzzweck kann es sich dabei um eine inhaltliche Identität oder aber um eine bildliche Übereinstimmung mit einem Papieroriginal oder einem elektronischen Originaldokument handeln (welche Stolpersteine die elektronische Archivierung bereit hält lesen Sie hier).

5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden

Dieser Merksatz dient dem Schutz vertraulicher Informationen (Geschäftsgeheimnisse) sowie der Einhaltung der Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (Datenschutz). Zu diesem Zweck ist ein entsprechendes Berechtigungskonzept abzubilden.

6. Jedes Dokument muss sich in angemessener Zeit wiederfinden und reproduzieren lassen

Dieser Merksatz bezieht sich darauf, dass archivierte Dokumente bei Bedarf in angemessener Zeit wieder verfügbar gemacht werden müssen. Die maximal tolerierbare Zeit für Suche und Reproduktion leitet sich laut VOI sowohl aus dem jeweiligen Stand der Informationstechnik ab, als auch aus dem Kontext, in dem das Dokument bereitgestellt werden soll.

7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist gelöscht werden

Dieser Merksatz fordert, dass Dokumente während des gesamten Aufbewahrungszeitraums verfügbar sein müssen. Der tatsächliche Zeitpunkt der Löschung abgelaufener Dokumente ergibt sich dann aus rechtlichen Vorschriften (wie zum Beispiel durch die Gesetze zum Datenschutz) und aus technischen Erwägungen (Minimierung des Aufwands).