Dort könnten Kunden dann Abfragen starten wie: „Wer Mankell kauft, kauft oft auch ...“ Für Lieferanten könnte man ebenfalls bestimmte Informationen recherchierbar machen, doch konkrete Projekte in dieser Richtung gibt es noch nicht. „Dazu fehlen uns Daten über einen konkret nachweisbaren Nutzen bei vertretbarem Aufwand.“
Große Datenmengen hat die Hugendubel- IT aber nicht nur im Data Warehouse zu bewältigen: Auch die Bewegungsdaten der Tausende von Büchern, die jeden Tag angeliefert und verkauft werden, stellen aufgrund ihrer Menge eine Herausforderung dar. Rechnungen und Lieferscheine kommen zu 80 Prozent elektronisch. Aber Klein- und Kleinstverlage schicken Rechnungen auf Papier, die teilweise nicht mal zum Vorsteuerabzug berechtigen. „Das wird sich auch nicht ändern“, meint Hugendubel. „Wir sind keine Metro, die Lieferanten einfach auslistet, wenn sie bestimmte Standards der elektronischen Datenübertragung nicht erfüllen.“ Diese Papierrechnungen werden mit einer SAP-Scanlösung optisch archiviert. Falls es mal Fragen zu einer Rechnung gibt, haben die Sachbearbeiter sie sofort auf dem Bildschirm.
Ein wichtiger Bestandteil der Artikeldaten ist neben ISBN, EAN und dem Preis das Erscheinungsdatum, erläutert Hugendubel: „Wenn ein Buch innerhalb von drei Monaten nach Erscheinen nur zehnmal verkauft wurde, muss es aus dem Zentrallager raus. Wenn es nicht drin ist und sich in einer Woche mehr als 20-mal verkauft, muss es aufgenommen werden - denn die Konditionen bei Lieferung über Zentrallager sind fast doppelt so gut wie bei Bezug über Barsortiment. Das wesentliche Erfolgsgeheimnis besteht für uns darin, dass die Titel am Lager auch wirklich die meistverkauften sind.“ 2000 bis 3000 Titel liegen auf dem Zentrallager. Sie tragen bis zu einem Drittel zum Jahresumsatz von 220 Millionen Euro bei. Allerdings sind die Abverkaufszahlen in dieser Gruppe sehr unterschiedlich:Während der Spitzenreiter Harry Potter mehr als 100
000-mal im Jahr über die Ladentheke geht, werden andere Titel im gleichen Zeitraum nur 100-mal verkauft - und gehören damit immer noch zu den Top-Sellern.
Die restlichen zwei Drittel des Umsatzes verteilen sich auf Bücher, die direkt beim Verlag bestellt werden, und solche, die innerhalb von 24 Stunden beim Großhandel nachbestellt werden können. „Wenn Sie heute bis 14 Uhr bestellen, können Sie das Buch morgen um zehn abholen“, versichert Hugendubel. „Das ist natürlich ein immenser Aufwand, den wir da betreiben, um unsere Kunden zufrieden zu stellen. Das gibt es sonst nur in Apotheken.“
Betrieben wird das Lager von der Firma Libri in Bad Hersfeld. Allerdings existiert hier kein eigenes physisches Lager. Hugendubel: „Im Grunde wissen nur die Warenwirtschaft von Libri und unsere eigene, welche Bücher uns gehören und welche Libri. Physisch liegen sie nämlich alle auf einem Stapel.“ Hier sind denn auch nach Einschätzung des ehemaligen Unternehmensberaters die möglichen Synergieeffekte ausgereizt. Umso wichtiger ist es, die Personalkosten in den Filialen mit Hilfe von IT zu kontrollieren. „Wir haben beispielsweise sehr schnelle Kassen. Das kostet eine Menge Geld für die Kassen selbst, Software und Datenleitungen. Dafür brauchen wir im Weihnachtsgeschäft nicht doppelt so viele Kassierer wie sonst. Und das käme uns wesentlich teurer.“