"Die Bewerber in diesem Bereich verfügen in der Regel über einen Hochschulabschluss in den Fächern Informatik oder Wirtschaftsinformatik und idealerweise Berufserfahrung", umschreibt Alfred Aue, Competence Unit Leiter für Dokumenten-Management bei Debis, die Qualifikationen seiner Mitarbeiter. Grundsätzlich beschäftigt sich ein Dokumenten-Management- und Workflow-Berater mit der Organisation von Prozessen und Dokumenten.
Die Spezialisten kennen sich bestens mit allen Technologien aus, mit denen sie die Wissensflut eines Unternehmens managen können. Anstelle der früheren Ablage in tausend Fächern und Ordnern brauchen moderne Firmen eine effektive Software. Welche Technologien am besten sind und wie sie sich in ein vorhandenes System integrieren lassen, weiß ein Dokumenten-Management- und Workflow-Berater. In einer Prozessanalyse klären die Experten, welche Anforderungen das neue System erfüllen muss.
"Der Mensch steht bei unserer Arbeit im Mittelpunkt", sagt Rau, "denn seine Arbeit soll durch das neue System vereinfacht werden." Mit dem Kunden klärt der Berater die Anforderungen und technischen Möglichkeiten ab. Damit die entsprechenden Dokumente nicht im virtuellen Nirwana verloren gehen, entwirft der Dokumenten-Manager die passende Systemarchitektur. "Vorhandene Systeme nimmt man unter die Lupe und ergänzt sie um die erforderlichen Features", erklärt Aue. Die Dokumenten-Management- und Workflow-Berater entscheiden auch, ob das Unternehmen neue Produkte kaufen sollte, um ein effektives Verwaltungssystem aufzubauen.
"Grundsätzlich muss man zwischen einem Berater und einem Systemintegrator unterscheiden", erklärt Aue. "Bei den Beratern kommen zu den fachlichen Qualifikationen die analytischen und kommunikativen Fähigkeiten, denn diese Mitarbeiter besprechen mit dem Kunden vor Ort die Anforderungen an das neue System." Die Systemintegratoren dagegen entwerfen die Architektur und programmieren die komplexen Schnittstellen. Sie müssen besonders mit den technischen Anforderungen und Methoden einer schnellen Umsetzung vertraut sein.
"Als Berater brauche ich vor allem ein Gespür dafür, was technisch machbar ist und die Anwender akzeptieren", erklärt Rau. Er arbeitet vor Ort beim Kunden an dem neuen Dokumenten-Management-System. Sein Schreibtisch steht gerade bei einer großen Versicherung. Hier geht es für ihn auch darum, die Sachbearbeiter in die Entwicklung des neuen Systems einzubeziehen und ihnen die Technologie näher zu bringen. Ein Job, bei dem neben einem umfangreichen technologischem Wissen viel Fingerspitzengefühl erforderlich ist.