Leichtsinnige Anwender haben sich in der Vergangenheit vielfach damit beholfen, den zu verbergenden Text mit einer schwarzen Markierung zu hinterlegen - angeblich sind durch solche Stümpereien in den USA sogar schon vertrauliche Regierungsinformationen an die Öffentlichkeit gelangt. Microsoft bietet nun ein Zusatz-Tool für Word 2003 an, das "Office Word 2003 Redaction Add-in", das ein absolut sicheres Ausblenden von Textpassagen ermöglicht. Derzeit ist das Redaction-Tool nur in englischer Sprache erhältlich, die Arbeitsweise ist allerdings nahezu selbsterklärend.

Nach der Installation präsentiert sich das Add-in als frei schwebende Symbolleiste, die sich per Maus an die bestehenden Word-Symbolleisten andocken lässt. Zunächst markiert man die zu schwärzenden Textstellen mit der Maus, anschließend klickt man auf den Funktionsknopf "Mark" und betätigt abschließend den Schaltknopf "Redact Document". Im nun folgenden Dialog stehen zwei Optionen zur Auswahl: Ein gegen jegliche weitere Modifikation immunes Read-only-Dokument erhält man, indem man die "Protect"-Frage mit "Ja" beantwortet - hierbei wird sogar das Markieren und Kopieren unterbunden. Soll der Text trotz geschwärzter Passagen weiterhin von Adressaten bearbeitet werden können, quittiert man den Dialog mit "Nein". In beiden Fällen wird stets eine Kopie der Originaldatei erzeugt. Schwärzungs-Markierungen lassen sich im Original wieder entfernen, ebenso können sie während der Arbeit aus- und eingeblendet werden. Nicht unterstützt werden Word-Elemente wie Grafiken, Kommentare und Textkästen. Das Werkzeug findet sich unter download.microsoft.com über den Suchbegriff "redaction" und kann kostenlos heruntergeladen werden.