Effektivere Projektprozesse durch Wissensmanagement

Wissen managen - Projekte meistern

Aktuelle Topthemen des Autors: Projekt- und Portfoliomanagement, Agile Methoden, Critical Chain, Portfoliobewertung und Multi-Methoden-Projekte.
Zukünftige Herausforderungen: Mobiles Arbeiten, Kollaboratives Arbeiten, Einbindung der jüngeren Generationen (Digital Natives), Projektmanagement 2020 und Veränderungsprozesse.
Der Erfolg eines Projekts hängt nicht zuletzt vom Wissen innerhalb eines Unternehmens ab. Ein Problem besteht oftmals darin, das sich Projektmanager gar nicht bewusst sind, was sie und ihre Mitarbeiter wissen. Ein professionelles Wissensmanagement kombiniert nicht nur vorhandenes Wissen mit neuen Erkenntnissen, sondern macht auch alles für zukünftige Projekte verfügbar – und trägt so dazu bei, das Projektmanagement effektiver zu gestalten.

Wissen ist an vielen Stellen eines jeden Unternehmens vorhanden.: Es gibt wiederkehrende Abläufe, die sich bewährt haben oder grundsätzlich erforderlich sind, sowie Methodenkenntnisse darüber, welche Herangehensweise sich für bestimmte Projekte am besten eignet.
Zum Beispiel erfordert das Critical-Chain-Projektmanagement, das vom Projektende aus strukturiert wird, ein ganz anderes Vorgehen als eine agile Produktentwicklung, wo es um eine regelmäßige Reflexion von Teilergebnissen geht. Hinzu kommt das Wissen rund um ein Projekt selbst:

  • Wo sind die Stärken und Schwächen des Unternehmens?

  • Was kann das Produkt - was kann es nicht?

  • Wie sieht die Marktsituation aus?

Letztlich ist der Mensch verantwortlich für den Erfolg des Wissensmanagements innerhalb des Projektmanagements.
Letztlich ist der Mensch verantwortlich für den Erfolg des Wissensmanagements innerhalb des Projektmanagements.
Foto: VLADGRIN - shutterstock.com

Solches Wissen entsteht während eines Projektes und wird im Zuge dessen auch stetig erweitert. Faktenwissen bietet hier zwar eine gute Grundlage - doch besonders im Projektalltag stellt das Ausprobieren und Durchführen eine viel größere Erkenntnisquelle dar. Dabei entsteht prozedurales und Erfahrungswissen. Dieses im Unternehmen für die Zukunft nutzbar zu machen, ist eine der größten Herausforderungen, die das Wissensmanagement bewältigen muss - und kann.

Optimale Voraussetzungen schaffen

Um Wissensmanagement erfolgreich in das Projektmanagement zu integrieren, sind standardisierte Prozesse erforderlich. Nur so ist eine projektübergreifende Dokumentation durchführbar und eine Vergleichbarkeit gegeben. Bei der Projektdokumentation geht es darum, eine Basis für die Wissensweitergabe zu schaffen, und die Projekte dahingehend zu klassifizieren, welches Wissen daraus bewahrt werden soll.
Unter dem Begriff "lessons learned" kann am Ende eines jeden Projekts festgestellt werden, was gut funktioniert hat und was hätte besser laufen können. Außerdem sollte das Projektmanagement Kennzahlen definieren und anhand dieser festhalten, was hinsichtlich des Wissensmanagements zu verbessern ist. Projekte sind zwar an sich zeitlich begrenzte Vorhaben, die Prozesse sollten aber über das Projektende hinaus lernfähig bleiben.

Wissen erkennen und dokumentieren

Bei Produkten lässt sich Wissen relativ einfach in Datenblättern oder Handbüchern festhalten. Schwieriger ist es, prozedurales Wissen und Erfahrungswerte in geeigneter Form zu fixieren - und zwar so, dass es Mitarbeitern in Zukunft tatsächlich von Nutzen sein kann.
Ziel kann es daher nicht sein, gigantische Datenbanken zu erstellen, die Unmengen an Informationen beinhalten. Ohne Struktur lässt sich daraus nämlich kein Wissen generieren.

Ein Beispiel: Viele Unternehmen unterziehen sich einem Qualitätsaudit - die zugehörigen Qualitätshandbücher allerdings verstauben oftmals in den Regalen. Wichtig ist daher, das gesammelte Wissen zu strukturieren und in ansprechender Form aufzubereiten, zum Beispiel mit Hilfe einer Softwarelösung. Grundsätzlich sollten Unternehmen bei der Dokumentation auf Angebot statt Zwang setzen. Checklisten und Vorlagen werden von Mitarbeitern eher akzeptiert als starre Formulare, weil sie einen persönlichen Nutzen bieten, zum Beispiel Arbeitserleichterung oder besseres Zeitmanagement. Dann greifen Mitarbeiter auch tatsächlich auf unternehmensinternes Wissen zurück und können es nutzbringend anwenden.

Wissen bereitstellen mit Wikis, Tutorials und Co.

In welcher Form Unternehmen das gesammelte und aufbereitete Wissen optimal zur Verfügung stellen, hängt von der Art des Wissens und dem Verwendungszweck ab. Neben den klassischen Formen wie Handbüchern und Vorlagen eignen sich beispielsweise Wikis gut, um Faktenwissen zu teilen. Der Vorteil: Jeder kann daran mitarbeiten, sodass unterschiedliches Wissen erfasst und weitergegeben werden kann. Achtung: Ein Wiki sollte nicht zu einer undurchsichtigen Beitragssammlung werden, sondern wirklich relevantes und gut strukturiertes Wissen bereitstellen.

Für prozedurales und Erfahrungswissen ist ein Wiki zwar weniger gut geeignet, doch durch das Anlegen eines Expertenverzeichnisses sehen Mitarbeiter gleich, wen sie zu bestimmten Fragestellungen oder Themen befragen können. Mit Tutorial-Videos auf dem Unternehmensserver oder Youtube lässt sich veranschaulichen, wie Arbeitsabläufe oder Softwareprogramme funktionieren. Mitarbeiter erfahren hier, wie sie bestimmte Aufgaben Schritt für Schritt erfüllen und vorhandene Werkzeuge nutzen können. Auch elektronische Assistenten, die auf eine Software aufgesetzt werden, führen durch die Funktionen des Systems. Chat-Funktionalitäten lassen sich ebenso in ein Projektmanagementsystem integrieren, sodass Mitarbeiter ihre Kollegen direkt aus dem Programm heraus um Unterstützung bitten können.

Erfolgsfaktor Mensch

Durch Wissensmanagement lassen sich viele Prozesse im Unternehmen effektiver gestalten. Mitarbeiter machen weniger Fehler, weil sie bei Unsicherheit schnelle Hilfe finden. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Qualität der Arbeit. Durch das Zusammenführen von Erfahrungswerten innerhalb des Unternehmens entstehen Lerneffekte.
Bei Störungen oder Auftragsänderungen können Projektleiter viel flexibler reagieren und entsprechende Maßnahmen anleiten. Zudem steigern eine verbesserte interne Kommunikation und der fachliche Austausch mit Kollegen die Zufriedenheit sowie die Motivation der Mitarbeiter und sorgen für ein angenehmes Arbeitsklima.

Doch damit ein Unternehmen lange von den Vorteilen profitieren kann, muss Wissensmanagement kontinuierlich weiterentwickelt werden. Unmittelbar nach der Einführung sind das Interesse und die Motivation der Mitarbeiter recht hoch. Doch wenn sich die anfängliche Euphorie gelegt hat, gerät alles schnell in Vergessenheit. Um dem entgegenzuwirken, ist eine regelmäßige Pflege des Wissensmanagements erforderlich und jemand, der dafür die Verantwortung trägt. Im Idealfall ist das Wissensmanagement im Projektmanagement-Office angesiedelt und aus diesem sollte ein Beauftragter das Wissensmanagement verantworten, Mitarbeiter motivieren und ihnen zeigen, wie sie die jeweiligen Portale oder Datenbanken nutzen - und vor allem, welche Vorteile sie davon haben. Letztlich ist der Mensch verantwortlich für den Erfolg des Wissensmanagements innerhalb des Projektmanagements. (bw)