Vom papierlosen Büro, dem Schlagwort der 80er Jahre, sind wir so weit entfernt wie eh und je. Nicht nur das: Die Papierflut in den Unternehmen wuchs - trotz der Digitalisierung von Informationen - seitdem auf das Sechsfache. Und diese ganzen Unterlagen müssen gemanagt werden. Horrorstatistiken belegen es eindrucksvoll. Laut Gartner Group gehen den Büroangestellen 40 bis 60 Prozent ihrer Zeit durch falsche Verwaltung von Dokumenten verloren. Ihre Arbeitgeber büßen dadurch ein Lohnkostenäquivalent von 20 bis 45 Prozent sowie Einkünfte in Höhe von zwölf bis 15 Prozent ein. Bei einem Mitarbeiter mit einem Stundenlohn von 22 Euro entsteht durch das Warten auf und Suchen von Dokumenten ein jährlicher Verlust von 3300 Euro.

Dokumenten-Management könnte Abhilfe schaffen. Besonders eine Teildisziplin davon rückt zunehmend ins Blickfeld: Wissens-Management. Denn es geht ja häufig nicht mehr nur um Dokumente, sondern um das Know-how, die organisatorischen Regeln und die Anmerkungen aller Art, die direkt oder indirekt in diesen Schriftstücken enthalten sind. Der Erwerb eines Wissens-Management-Tools ist allerdings nur die halbe Miete. Die andere Hälfte ist Disziplin.

Zwischen vier Mitarbeitern bestehen durchschnittlich zwölf Arbeitswege, die zum Entstehen von Dokumenten führen. Zwischen tausend Mitarbeitern sind es erschreckenderweise bereits eine Million. Solche Zahlen machen deutlich, daß im Umgang mit Informationen eine eindeutige Politik und straffe Disziplin herrschen müssen. Software allein kann das nicht leisten.