Dort wo sowohl Wirtschaftsprüfer als auch Steuerberater und Juristen im Unternehmen zusammenarbeiten, war es bisher schwierig, die jeweiligen Geschäftsprozesse in einem System abzubilden. Im Auftrag der Kanzlei erstellte das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO), Stuttgart, einen Anforderungskatalog, der festhielt, was ein neues System unter allen Umständen leisten sollte. Im Wettbewerb setzte sich die CAS-Lösung gegen Produkte anderer Anbieter durch. Für die Software sprach, dass in einem System alle erforderlichen Daten zusammengeführt werden und Mitarbeiter dezentral von jedem Arbeitsplatz aus darauf zugreifen können.
Mandatensystem eingebunden
Die neue Lösung fungiert als Brücke zwischen den verschiedenen Software-Inseln: Über Schnittstellen fließen alle notwendigen Informationen in das zentrale Mandantensystem. Aus dem bereits vorhandenen Kanzleiorganisationssystem "Datev Eigenorganisation comfort" werden rund 20.000 erfasste Mandantenkontakte, vorwiegend Firmenadressen, abgerufen. Aus Microsoft-Exchange und -Outlook werden die Termine und Ansprechpartner in die neue Datenbank übernommen und komplettieren den Bestand.
Die Software bietet zudem die Möglichkeit, eingehende und ausgehende E-Mails sowie wichtige Dokumente in das Wissens-Management-System "Hyperwave IS/6" oder auf das File-System zu archivieren. Dokumente gehen damit nicht verloren und lassen sich über Volltext- oder Schlagwortsuche schnell wiederfinden.
Mit der digitalen Mandantenakte unterwegs
Im mobilen Einsatz können die Daten entweder auf ein Endgerät wie PDA abgeglichen oder via Internet über den Web-Client online eingesehen werden. "Jeder Mitarbeiter hat so an jedem Ort die Möglichkeit, auf persönliche und unternehmensweite Daten zuzugreifen und diese zu bearbeiten", sagt Gleichauf. Adressen, Aufgaben und Termine sind außer Haus auf Tastendruck veränderbar. Zusätzlich komme die Web-basierende Intranet-Lösung "Teamworks" von CAS zum Einsatz, über die auch Mitarbeiter anderer Niederlassungen den Terminkalender ihrer Kollegen online einsehen können.
Lessons learned
Sein Rat an Kollegen mit CRM-Plänen: "Wenn man ein altes System durch ein neues ersetzt, sollte man nicht nur bestimmte Funktionen durch andere ersetzen, sondern auf jeden Fall die Prozessoptimierung im Auge behalten. Das haben wir getan, und in unserem Fall hat sich die Einführung gelohnt. Die neue Arbeitsweise ist effizienter, transparenter und intelligenter als zuvor", bilanziert Gleichauf - "nicht zuletzt werden die Aktentaschen der Mitarbeiter ein wenig leichter." (fn)
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Projektsteckbrief
Anwender: Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Dr. Ebner, Dr. Stolz & Partner
Branche: Dienstleistungen
Projektziel: Bessere Mandantenbetreuung
Projektstatus: Produktiv seit September 2007
Software: "Genesisworld" und "Teamworks" von CAS Software AG, Karlsruhe
Anzahl Nutzer: Derzeit 50, geplant sind 250 bis zum Ende des Jahres
Integrierte Systeme: Ein Kanzleiorganisationssystem, Microsoft Outlook, Dokumenten-Management-Software Hyperwave IS/6.