Welche Rolle spielt das Firmenbüro in der Arbeitswelt der Zukunft? Diese Frage stellen sich nicht nur Städteplaner, Büroausstatter und Arbeitgeber, sondern zunehmend auch die Arbeitnehmer selbst. Das britische Telekommunikationsunternehmen Virgin Media Business befragte 2011 britische Büroarbeiter und fand heraus, dass 60 Prozent der Befragten glauben, Firmenbüros könnten schon im Jahr 2021 überflüssig sein.
So wenig realistisch die Vorstellung heute in manchen deutschen Unternehmen und Organisationen anmuten mag: Auch hierzulande wandelt sich der Büroalltag. Schon 2010 stellt der Branchenverband Bitkom in einer repräsentativen Befragung von 1000 Personen fest: Zehn Prozent der Berufstätigen in Deutschland arbeiten bereits ganz oder zeitweise von zu Hause aus. Weitere 58 Prozent der Erwerbstätigen wünschen sich flexiblere Arbeitsbedingungen: 37 Prozent der Berufstätigen möchten gerne an einigen Tagen in der Woche zu Hause arbeiten und weitere 20 Prozent sogar täglich. Nur noch 30 Prozent der befragten Arbeitnehmer gehen dagegen am liebsten jeden Tag ins Büro.
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Das alles spricht zwar nicht für die völlige Abschaffung von Firmenbüros, aber zumindest für neue, flexiblere Konzepte von Arbeit - auch und gerade im Interesse der Unternehmen, wie Arbeitsexpertin Nicola Millard vom Netzwerk- und IT-Dienstleister BT betont: "Unternehmen müssen agile Organisationen werden, wenn sie am Markt bestehen wollen." Die Erfahrungen der Arbeitsexpertin aus der Praxis bei BT und anderen Unternehmen wie Cisco, Kraft und der niederländischen Versicherungsgesellschaft Interpolis lassen sich in sieben Erfolgsfaktoren für die Einführung flexibler Arbeitsorganisation zusammenfassen.
1. Auf Ergebnisorientierung umstellen
Was zählt, ist das Ergebnis der Arbeit, egal wann und wo sie erbracht wurde. Die Stechuhr als Kontrollinstrument hat ausgedient. Messbare Ziele zu vereinbaren und ihre Erreichung zu dokumentieren ist ein weitaus effizienteres Steuerungsverfahren.
2. Vertrauen beweisen
Angesichts von vielfach nachgewiesenen 20 bis 30 Prozent Produktivitätssteigerung in Unternehmen mit Heimarbeitsmodell haben Entscheider Grund, ihren Mitarbeitern zu vertrauen. Wenn Heimarbeiter hingegen mit der Unterstellung leben müssen, dass sie zuhause nicht arbeiten, oder Heimarbeit als minderwertig eingestuft wird, verkrampfen sie. Darunter leiden Arbeitnehmer wie auch die Produktivität.
3. Innovationsbereitschaft zeigen
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Der technische Fortschritt im Bereich der Netzwerke und Endgeräte eröffnet Unternehmen und Organisationen ständig neue Möglichkeiten. So ist es erst seit kurzem möglich, Videokonferenzen in Business-tauglicher Qualität zwischen Teilnehmern mit Geräten verschiedener Hersteller zu schalten. Mit einer Video Bridge können Telepresence-Räume, Tisch-Videogeräte, mobile Endgeräte und PCs mit Webcam miteinander kombiniert werden. Möglich wird dies durch einen Cloud Service von BT, der auch Ipads und andere Mobilgeräte integrieren kann und damit technisch den Durchbruch zur räumlich und zeitlich unbegrenzten Verfügbarkeit von Video-Meetings schafft. Von derartigen Neuerungen profitiert jedoch nur, wer sich aktiv um die Innovation in den Geschäftsprozessen kümmert.
4. Flexibel bleiben
Die unterschiedlichen Anforderungen an die Arbeit von Menschen lassen sich nicht mit einer Einheitslösung erfüllen. Mitarbeiter brauchen deshalb die Möglichkeit, das für sie und ihre Aufgabe am besten geeignete Werkzeug zu benutzen. Starre Regeln wie: "Ipads nur für Abteilungsleiter" helfen nicht. Eine praxisgerechte Bedarfsanalyse in Kombination mit dem Konzept des "Bring your own device" hingegen kann schnell zu Ergebnissen führen, von denen Firma und Mitarbeiter gleichermaßen profitieren. Wenn Mitarbeiter ihre eigenen modernen Endgeräte nutzen, steigert das nicht nur Motivation und Produktivität. Gleichzeitig fallen weniger Kosten an, weil der Arbeitnehmer das Gerät nicht nur selbst bezahlt, sondern in der Regel auch deutlich weniger IT-Support benötigt. Welches Gerät von wem wofür genutzt wird, sollte jedoch immer klar geregelt und dokumentiert werden, um die neue Vielfalt der Endgeräte beherrschbar zu machen. Der Überlick über die genutzte Infrastruktur ist wichtig, um Unternehmensanwendungen bereitstellen und Daten absichern zu können.
- Zehn Tabus im Home Office
Wenn aus dem heimischen Büro Tele- oder Videokonferenzen geführt werden, wird der Arbeitsplatz zum öffentlichen Raum. Dementsprechend ist auch am heimischen Schreibtisch alles tabu, was unprofessionell wirken könnte. - 1. Kinderlärm...
stört nicht nur die Gesprächsteilnehmer, sondern signalisiert ihnen auch, dass der Heimarbeiter ihnen nicht seine volle Aufmerksamkeit widmet. Bei fest terminierten Telekonferenzen sollten die Kinder außer Hörweite sein. - 2. Hundegebell oder Geräusche von anderen Haustieren..
schaden dem professionellen Image. - 3. Essen während eines Meetings vermeiden!
Bei Telefonen mit Stummschaltung erscheint dieser Ratschlag überflüssig, aber was, wenn der Teilnehmer mitten in einem herzhaften Bissen direkt angesprochen wird? - 4. Keine Hausarbeit...
während des Gesprächs erledigen – vielleicht stört die Waschmaschine im Hintergrund nicht mehr als der Fluglärm aus dem Handy des Kunden, aber der Image-Schaden ist unvergleichlich höher! - Fernseher, Radio oder sonstige Geräusche...
im Hintergrund lenken ab und wirken unprofessionell. - Ein leerer Akku...
ist immer ärgerlich für alle Beteiligten. Im Büro ist er obendrein peinlich. - Die private Ansage auf dem Anrufbeantworter...
„Hier ist die Familie …“ ruft immer Verwirrung hervor. Deshalb sollte das Bürotelefon auch nicht kurzfristig auf den Privatanschluss weitergeleitet werden. - Nicht im Schlafanzug ...
oder in der Badehose arbeiten. Ordentliche Kleidung fördert die Konzentration.