Ratgeber

Wir brauchen eine E-Mail-Kultur

Sascha Alexander ist Manager Marketing & Kommunikation bei der QUNIS GmbH, Neubeuern, die auf Beratung und Projekte in der Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics spezialisiert ist. Zuvor war der Autor als Director Communications bei den Marktforschungs- und Beratungsunternehmen BARC und PAC tätig. Als ehemaliger Redakteur der COMPUTERWOCHE sowie Gründer und Chefredakteur des Portals und Magazins für Finanzvorstände CFOWORLD verbindet ihn zudem eine lange gemeinsame Zeit mit IDG.
Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.
Unternehmen dürfen aus wirtschaftlichen und rechtlichen Gründen E-Mail-Nutzer nicht länger sich selbst überlassen. Sie brauchen klare Regeln und Schulungen.

Wie im ersten Teil des Ratgebers berichtet, hat die effektive und stressarme E-Mail-Nutzung viel mit Selbstdisziplin und Ordnung im eigenen Posteingang zu tun. Doch dies ist nur eine Seite der Medaille: Auch der Arbeitgeber ist dringend gefragt, denn E-Mail gehört für viele Menschen ob sie wollen oder nicht zum festen Bestandteil ihrer täglichen Arbeit wie das Telefon. Anders ausgedrückt: Vier von zehn Berufstätigen (42 Prozent) haben hierzulande mindestens eine dienstliche E-Mail-Adresse, zwölf Prozent sogar mehrere. Zudem erhält jeder zweite Berufstätige mehr als fünf elektronische Briefe am Tag.

Diese im letzten Jahr vom Branchenverband Bitkom publizierten Zahlen sind vermutlich für viele professionelle Anwender viel zu konservativ gerechnet. Dass Anwender mehr als 100 E-Mails pro Tag erhalten, ist im Arbeitsalltag keine Seltenheit mehr. "Viele Mitarbeiter sind täglich bis zu zwei Stunden nur mit E-Mail beschäftigt. Dies ist immerhin ein Viertel der täglichen Arbeitszeit", beobachtet Fabian Fischer, Mitglied der Geschäftsführung der Unternehmensberatung Beck et al.

Angestellte brauchen klare Vorgaben

Sowohl die schiere Menge an E-Mails als auch die richtige Nutzung und Bearbeitung der elektronischen Post machen immer mehr Anwendern zu schaffen. Daher wünschen sich in der Bitkom-Umfrage 54 Prozent der beruflichen E-Mail-Nutzer Orientierungshilfen von ihrem Arbeitgeber. Dieser sollte nicht nur Datenschutz- und Benutzerrichtlinien klar kommunizieren, sondern auch verständliche Workflows für alle vorgeben.

Doch bislang finden sich kaum Unternehmen, die so etwas wie eine umfassende "E-Mail-Ethik" vereinbart haben, berichtet Volker Halstenbach, Senior Berater bei Zöller & Partner. Wenn E-Mail-Richtlinien existierten, dann sie sich in erster Linie auf Sicherheitshinweise zum Umgang mit Eingangspost (zwecks Schutz vor Cyber-Attacken) und Erläuterungen zur privaten Verwendung von geschäftlichen E-Mail-Accounts beschränken (siehe auch den Ratgeber zum Kampf gegen Spam). Zudem mahnen sie gewöhnlich zur Einhaltung des Datenschutzes beim E-Mail-Versand und klären beispielsweise Aspekte wie die maximale E-Mail- und Postkorbgröße.

Weit verbreitet seien zudem spezielle Vorgaben für Führungspersonen bezüglich der Weiterleitung beziehungsweise Zustellung von Kopien per E-Mail. Im alltäglichen Kampf der Mitarbeiter gegen die E-Mail-Flut helfen diese Vorschriften jedoch nur bedingt.