Mobile Content Management

Wildwuchs bei Datenspeicherung frustriert Anwender

Manfred Bremmer beschäftigt sich mit (fast) allem, was in die Bereiche Mobile Computing und Communications hineinfällt. Bevorzugt nimmt er dabei mobile Lösungen, Betriebssysteme, Apps und Endgeräte unter die Lupe und überprüft sie auf ihre Business-Tauglichkeit. Bremmer interessiert sich für Gadgets aller Art und testet diese auch.
Bereits vor zwei Jahren gaben IT-und Fachbereichsentscheider deutscher Firmen an, dass sie das Bearbeiten und Teilen von Dokumenten zukünftig sicherer gestalten wollen und umfassende Business-Lösungen zum File Sharing und zur Synchronisation planen. Zwei Jahre später hat IDC nachgefragt – mit überraschenden Ergebnissen.
Laut IDC nutzen Knowledge Worker ihre privaten File-Sharing-Dienste nicht selten auch für geschäftliche Zwecke.
Laut IDC nutzen Knowledge Worker ihre privaten File-Sharing-Dienste nicht selten auch für geschäftliche Zwecke.
Foto: javi_indy - shutterstock.com

Trotz der hohen Bedeutung für die Produktivität der Mitarbeiter haben viele Knowledge Worker in deutschen Firmen und Organisationen weiterhin nur unzureichenden Zugang zu den Dateien und Dokumenten, die sie für ihre Arbeit benötigen - dies ist eines der überraschenden Ergebnisse der IDC-Befragung vom Januar 2016 unter 250 IT und Fachentscheidern aus Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern in Deutschland.

Zwar sind über die vergangenen Jahre kontinuierlich neue Möglichkeiten für Anwender zur Speicherung und zum Teilen von Dokumenten entstanden, wie etwa File Server, Social Networks, Sharepoints oder ECM-Systeme. Offenbar jedoch behindert die bunte Vielfalt die Mitarbeiter mehr, als dass sie deren Produktivität erhöht.

So ergab die Studie, dass im Durchschnitt mehr als vier Unternehmenslösungen pro Organisation im Einsatz sind. Dieser über die Jahre entstandene Wildwuchs frustriere die Knowledge Worker aber derart, dass sie ihre privaten File-Sharing-Dienste nicht selten auch für geschäftliche Zwecke nutzen, stellte Mark Alexander Schulte, Projektleiter bei IDC und Autor der Studie in seinem Eröffnungsvortrag fest. "Damit passiert im Jahr 2016 immer noch genau das, was IT-Entscheider vor zwei Jahren nach eigener Auskunft unbedingt vermeiden wollten. Wir finden eine wilde Mischung an Speichermöglichkeiten in den Firmen vor."

Zu viel des Guten: Der über die Jahre entstandene Wildwuchs frustriert die Knowledge Worker derart, dass sie ihre privaten File-Sharing-Dienste nicht selten auch für geschäftliche Zwecke nutzen.
Zu viel des Guten: Der über die Jahre entstandene Wildwuchs frustriert die Knowledge Worker derart, dass sie ihre privaten File-Sharing-Dienste nicht selten auch für geschäftliche Zwecke nutzen.
Foto: IDC

Die gefürchtete Schatten-IT sei heute noch präsenter in Anwenderorganisationen, als das 2014 der Fall war, führte der Analyst weiter aus. So klangen die damals konstatierten Pläne der Anwenderorganisationen ambitioniert, wurden aber ganz offensichtlich nur punktuell umgesetzt. "Besonders im deutschen Mittelstand rächt sich die lethargische Einführung von Enterprise File Sharing & Synchronisation Lösungen jetzt", so der IDC-Analyst.

Schatten-IT auf dem Vormarsch

Dem schloss sich Daniel Dalle Carbonare, Geschäftsführer bei Hitachi Data Systems (HDS), an. Auf die Frage nach den größten Herausforderungen in den Anwenderunternehmen berichtete Carbonare, dass der größte Schritt aus seiner Sicht der Übergang vom "Chaos" der Schatten-Lösungen in die geordnete Welt sei.

Wenn Unternehmen keine durchgehende Lösung anbieten, entstünden erhebliche Risiken, warnte der Experte. "Zuerst einmal befinden sich die Daten nicht unter der Kontrolle und Steuerung der Unternehmens-IT, hinzu kommt eine ineffiziente Speicher- und Netzwerkauslastung durch die erhebliche Duplizierung der Dateien und Inhalte, bei der am Ende keiner mehr weiß, welche Version der Daten aktuell ist." Nicht zu vernachlässigen seien auch die hohen Kosten für Speicher, Backup und Datenmanagement. Auf die Frage, ob ein Rollback oder Recovery beim Einsatz vieler unterschiedlichen Lösungen ohne zentrale Administration machbar sei, antwortete der HDS-Mann knapp wie eindeutig mit einem entschiedenen "Nein".

Gefahr erkannt, Gefahr gebannt?

IT-Entscheider können es sich also im Hinblick auf die Schatten-IT nicht länger leisten, untätig zu bleiben, darin sind sich alle in der Runde einig. Die Einführungspläne von EFSS zeigen, dass dies inzwischen in vielen IT-Abteilungen verstanden ist. Dennoch habe sich die Corporate IT vielerorts noch nicht an die Corporate IT hat sich noch nicht an die Spielregeln in der neuen mobilen Welt gewöhnt, stellte Oliver Blüher, Geschäftsführer Dropbox DACH fest.

Auch hätten Unternehmen EFFS noch nicht als Netzwerk-Play verstanden, hier gibt es also noch viel Nachholbedarf. "Unternehmen müssen einen Weg finden, intuitive Bedienbarkeit, Datensynchronisierung über verschiedene Endgeräte und Betriebssysteme hinweg sowie eine Plattform zur gemeinsamen Bearbeitung von Dateien und Dokumenten schnell und unkompliziert bereitzustellen, ohne bei den Sicherheitsfunktionen Kompromisse einzugehen", riet Blüher.

Der Dropbox-Chef gab sich allerdings auch pragmatisch: "Vernünftige Maßnahmen bei Security, Governance und Compliance lassen sich nicht von heute auf morgen einführen. Beim Mobile Enterprise geht es um eine ausgewogene Balance, echte Benutzerfreundlichkeit auf der einen Seite und Kontrolle von Content und Device Management auf der anderen. Sicherheit sei nicht allein eine Frage der Technik, sondern ist ein Gesamtkonzept. Und dazu seien die regelmäßige Überprüfung von Prozessen und Lösungen ebenso wichtig wie Schulungen der Mitarbeiter.

Dalle Carbonare ergänzte, dass Firmen aus seiner Sicht jetzt nichts überstürzen sollten, vor allem, wenn sie schon länger ohne durchgehende Lösung leben. Aber sie sollten jetzt anfangen, über eine zentrale Mobility-Lösung nachzudenken. "Die notwendige Sicherheit bei gleichzeitiger Mobilität lässt sich ohne eine durchgängige Lösung nicht erreichen", so Dalle Carbonare.

Fazit

Dateien und Dokumente sind fundamentale Bestandteile unseres digitalen Arbeitsstils. Deren orts- und geräteunabhängige Verfügbarkeit wirkt sich nicht nur auf die Produktivität der Anwender und Teams positiv aus, sondern bietet auch für die IT beachtliche Vorteile. Trotz der vielfältigen Herausforderungen sind die Anwenderorganisationen also im Grunde von den Vorteilen eines sicheren und geräteunabhängigen Umgangs mit Dokumenten überzeugt, fasste Studienautor Schulte zusammen. Der Analyst sieht jetzt vor allem die Anbieter in der Pflicht, die Bedenken der Anwender ernst zu nehmen und entsprechend zu adressieren und zwar in deren eigenem Interesse. Der EFSS Markt in Deutschland wächst äußerst dynamisch, dies führe zu einer Zunahme der Anbieter und einer gesteigerten Wettbewerbsintensität.

Ein spürbarer Preisverfall sei die Folge, was u.a. daran ablesbar wäre, dass die Anbieter heute beispielsweise unbegrenzte Speicherkapazitäten anbieten. "Diese Entwicklung in Kombination mit einem insgesamt hohen Innovationsdruck macht EFSS zu einem herausfordernden Markt, der für einige Lösungsanbieter zu wenig abwerfen wird", warnte der Analyst. "Wir erwarten daher in den kommenden Jahren weitere Übernahmen und Marktaustritte".