Wikis, Blogs und Foren etablieren sich immer mehr als sinnvolle Alternativen beziehungsweise Ergänzungen zu herkömmlichen Wissens-Management-Systemen.

Ihr Nutzen liegt in der Partizipation der Anwender. Nur wenn alle Beteiligten sich aktiv einbringen wollen und ihr Wissen miteinander teilen, kann das Potenzial auch ausgeschöpft werden.

Obwohl Blogs, Wikis und Foren grundsätzliche Merkmale von Web 2.0 wie Informationsaustausch, kurze Publikationswege, Transparenz oder Einfachheit teilen, unterscheiden sie sich in einigen wesentlichen Aspekten. Manche dieser Tools eignen sich deshalb für bestimmte Aufgaben besser als andere. Die Frage, ob es sich lohnt, den Mitarbeitern so viele Kanäle wie möglich zum Austausch zur Verfügung zu stellen, oder ob es genügt, nur ein Unternehmens-Weblog aufzusetzen, kann deshalb pauschal nicht beantwortet werden.

Dass sich die Funktionen der einzelnen Tools zunehmend überschneiden, ergänzen und aneinander annähern, macht es noch schwieriger, die Frage nach der "optimalen" Anwendung zu beantworten. Auch umfassende Anwendungspakete wie "IBM Lotus Connections" und "Microsoft Sharepoint" haben unter anderem in den neuesten Versionen einfache Wiki- und Blog-Funktionen integriert.

Wikis: Kollaboratives Editieren

Um eine Entscheidung für ein bestimmtes Werkzeug zu erleichtern, sollten grundlegende Anforderungen geklärt werden. Bei einem Wiki handelt es sich um eine Sammlung einzelner Dokumente, meist aufgeteilt in Paragrafen, die es verschiedenen Autoren ermöglicht, einen gemeinsamen Text zu entwickeln, zu editieren und Änderungen jederzeit nachzuverfolgen. Wikis eignen sich immer dann, wenn komplexe und qualitativ anspruchsvolle Texte durch eine Reihe von Personen an unterschiedlichen Standorten bearbeitet respektive entwickelt werden sollen und die Validierung dezentral erfolgen kann. Beispiele dafür sind Besprechungsprotokolle, Anleitungen und Spezifikationen. Statt aktualisierte Versionen per E-Mail oder gar in Papierform zwischen allen Beteiligten hin- und herzuschicken, können Projektmitarbeiter die Änderungen direkt in dem zentral abgelegten Dokument vornehmen.

Da die einzelnen Entwicklungsstadien jederzeit nachvollziehbar sind, entsteht eine totale Transparenz: Jeder kann sofort sehen, wer was wann beigetragen oder geändert hat. Auch Kunden können in diesen Prozess einbezogen werden und ihre Vorschläge direkt in das Dokument einpflegen. Dadurch wird jenen Missverständnissen vorgebeugt, die entstehen, wenn Änderungen separat etwa in einer E-Mail oder telefonisch von einem Dritten in die eigentliche Datei eingepflegt werden müssen. Aufwändige Abstimmungsprozesse entfallen, und die aktuellste Version ist immer an derselben Stelle für alle erreichbar.

Immer nutzerfreundlicher wird die Bedienung. Die Wiki-Syntax, die trotz intuitiver Handhabung recht hohe Anforderungen an die Nutzer stellt, ergänzen moderne Systeme inzwischen meist durch Wysiwyg-Editoren. Die im ursprünglichen MediaWiki noch fehlende hierarchische Informationsstruktur ist in den meisten Enterprise-Wikis zusätzlich verfügbar. So kommt ein entsprechend organisiertes Wiki dem gewohnten Denken der Mitarbeiter in organisatorischen Strukturen entgegen und behält trotzdem den kollaborativen und dynamischen Charakter eines "living document".

Ein solches muss, wie der Name schon sagt, mit Leben gefüllt werden. Beteiligen die Anwender sich nur sporadisch, läuft das Dokument Gefahr, als unbrauchbares "Mager-Wiki" zu enden. Es ist heute auch schon möglich, in Wikis mit feingranularen Berechtigungen zu arbeiten. Das jedoch widerspricht dem ursprünglichen Wiki-Prinzip und der gewünschten Transparenz.

Weblogs: Dialog mit dem Autor

Im Gegensatz zu Wikis gibt es bei einem Blog in der Regel nur einen Autor, der Einträge, die so genannten Posts, verfasst und nachträglich nicht mehr ändert. Dieser Autor gibt so die Themen, über die diskutiert wird, vor. Eine große Zahl an Lesern kann die chronologisch geordneten Posts per Stichwort, über Kategorien oder nach vergebenen Tags durchsuchen und kommentieren. Der Vorteil: Der Autor erhält so unmittelbares Feedback der Leser, und die Kommentare sind allen Usern in der Reihenfolge ihrer Entstehung unmittelbar sichtbar, was eine Diskussion und damit Wissen entstehen lässt.

Wie bei allen anderen Social-Software-Tools steht und fällt auch ein Blog mit der Beteili-gung der Leser als Kommentatoren. Sind die Mitarbeiter nicht bereit, Beiträge kritisch zu kommentieren, zu hinterfragen und Gedankengänge innerhalb des kollaborativen Netzwerks weiterzuführen, lohnt sich die Investition in ein Unternehmensblog nicht.

Zudem muss der Autor zum Dialog einladen und diesen führen wollen. Unter den richtigen Voraussetzungen sind Blogs jedoch einmalig darin, zu bestimmten Themen unstrukturierte, bruchstückhafte Informationen zu erfassen, die andernfalls verloren gegangen wären. Deshalb eignen sie sich auch vor allem dann, wenn es darum geht, in Form eines Brainstormings schnell kreative Ideen für Projekte zu generieren und zu sammeln oder eine Best-Practices-Wissensdatenbank aufzubauen.

Foren: Informationen teilen

Wird ein Unternehmen zu groß, um Wissen auf informelle Weise zu teilen, bieten Foren eine intuitive Umgebung, in der Menschen Informationen austauschen und schnelle, unkomplizierte Frage-Antwort-Dialoge moderieren können. Wie Blogs sind Foren themenorientiert, dienen aber eher der Diskussion der Nutzer untereinander und sind in sich in unterschiedliche Themenbereiche strukturiert.

Anders als bei Blogs können Mitarbeiter über Kommentare hinaus auch selbst Diskussionen einleiten und so die Themen, die sie beschäftigen, vorgeben und organisieren. Foren ermöglichen einer größeren Zahl von Mitarbeitern, selbst Informationen und Meinungen zu publizieren. Dies kann dazu führen, dass die Übersicht schnell verloren geht. Mittels Benachrichtigungen oder als Abonnement werden Nutzer sofort informiert, wenn ein neuer Beitrag oder Kommentar zu einem bestimmten Themenbereich geschrieben wurde. Im Gegensatz zur gefürchteten "Mail an alle" erreichen gezielt abonnierte Neuigkeiten nur die relevanten Leser und ermöglichen so eine individuelle, effektive Informationsversorgung.

Alle Social-Software-Tools helfen dabei, eine offene Kommunikationskultur zu erlernen, zu entwickeln und zu fördern. Mangelndes Verständnis für den praktischen, geschäftsrelevanten Nutzen der Anwendungen, fehlende unternehmensübergreifende Vernetzung oder Sicherheitsbedenken führen aber dazu, dass Potenziale nutzergenerierter Inhalte unausgeschöpft bleiben. Andererseits verwischen die Grenzen zwischen den Funktionen, die Blogs, Wikis oder Foren voneinander unterscheiden, zunehmend - was eine Entscheidung für eine bestimmte Lösung erschwert.

Bei aller Qual der Wahl darf ein wichtiger Punkt nicht aus den Augen verloren werden: dass ohne die grundsätzliche Bereitschaft zu einer offenen Kommunikationskultur auch die besten Tools wirkungslos bleiben.

(ws)