Fünf Tipps für das Social Business

Wie Unternehmen Social Software erfolgreich einsetzen

29.03.2016
Senior Product Marketing Manager bei Jive
Im Zuge der Digitalisierung ihrer Prozesse arbeiten viele Unternehmen auch daran, Kommunikation und Kollaboration ihrer Mitarbeiter mit Social Software zu verbessern. Doch mit dem Kauf und der Einführung einer Software allein ist es nicht getan. Für das Social Business braucht es ein Konzept und eine Strategie, die dynamisch immer wieder an Veränderungen angepasst werden muss.

Immer mehr Unternehmen entwickeln sich im Zuge der Digitalisierung zum Enterprise 2.0 - zu Organisationen, die für Kommunikation und Zusammenarbeit Social Software einsetzen. Eine aktuelle Umfrage der Hochschule RheinMain zeigt, dass über 80 Prozent der in der Studie befragten deutschen Firmen sich bereits aktiv mit dem Thema auseinandersetzen. Allerdings macht die Studie auch deutlich, dass Unternehmen ohne zielgerichtete Strategie Gefahr laufen, Potenziale nicht gänzlich auszuschöpfen. Denn der Kauf von Social-Software-Lösungen allein führt nicht zwangsläufig zum Erfolg. Vielmehr gilt es, diese neuen Werkzeuge strategisch in allen Unternehmensbereichen einzuführen sowie eine entsprechende "social" Kommunikationskultur auch tatsächlich zu leben. Gelingt dies, so bietet Social Software Mitarbeitern eine Arbeitsumgebung, die ihrem Kommunikationsverständnis und Naturell entspricht.

Social Collaboration in Unternehmen - mehr als nur Software-Kauf

Digitalisierung führt zu tiefgreifenden Veränderungen bei Arbeitsbedingungen und im Selbstverständnis von Mitarbeitern. So spielen Intrapreneurship, Quantified Workplace & Employee, Freelancer, BYO (Bring Your Own) und flexibles Arbeiten (zeitlich wie räumlich) eine immer größer werdende Rolle. Viele Mitarbeiter leben Intrapreneurship, verhalten sich also unternehmerisch und eigenverantwortlich innerhalb des Unternehmens, so als sei es ihr eigenes. Damit einher geht auch der Wunsch nach schnellem Feedback und der Überwachung der eigenen Leistung, was dem Begriff Quantified Workplace & Employee entspricht. Viele Firmen setzen zudem vermehrt auf Freelancer: Der Anteil an freiberuflichen Mitarbeitern steigt, die Art der internen Kommunikation verändert sich und wird vielfältiger. Darüber hinaus lässt sich zunehmend ein BYO-Trend feststellen: Immer mehr Menschen bringen etwas von sich in das Unternehmen ein. Dieser Ansatz geht weit über das Bring Your Own Device-Konzept, also dem Mitbringen von eigenen technischen Arbeitsgeräten hinaus. Und auch die Bindung an zeitliche und räumliche Vorgaben der Unternehmen zur Erledigung von Arbeit wird zunehmend in Frage gestellt. Gerade die jüngeren Generationen Y und Z fordern von potenziellen Arbeitgebern mehr Flexibilität und eine Abkehr von zeitlich und räumlich unflexiblen Arbeitsmodellen.

Die technologischen Neuerungen der zurückliegenden Jahre bieten Unternehmen eine Vielzahl neuer Kommunikationsmittel, um diesen Veränderungen gerecht zu werden. Telefon, Brief, Fax und E-Mail werden zunehmend von neuen, mobile-gestützten und sozialen Kommunikationsmitteln abgelöst. Geebnet haben diesen Weg vor allem Social Networks wie Facebook und Twitter. Viele Social-Software-Plattformen machen sich deren Funktionen zu Nutze: Einen News-Feed, eine Kommentier- oder Favoriten-Funktion kennen und lieben Nutzer und daher findet sich diese in nahezu jeder Social-Software-Lösung. Der Einsatz von Social Software sollte aber auch darüber hinaus dem Verständnis von sozialen Netzwerken entsprechen: Sie dient als Kommunikationswerkzeug und dem aktiven Austausch ihrer Nutzer. Denn erfolgreich sind Social-Collaboration-Lösungen in Unternehmen nur, wenn diese das Kommunikationsverhalten den neuen Gewohnheiten anpassen.

Fünf Schritte für den erfolgreichen Einsatz von Social Software

Wie auch hinter jeder erfolgreichen Produkteinführung eine Launch-Strategie steht, sollte auch die Einführung von Social Software vorher durchdacht sein. Strategien und Konzepte helfen bei der Definition von Zielen und der Kontrolle von Ergebnissen. Dabei sollten diese jedoch nie statisch bleiben, sondern sich kontinuierlich weiterentwickeln. Die folgenden fünf Punkte skizzieren den Weg zur erfolgreichen Social Collaboration:

  • Status Quo: Wer kommuniziert wie, wo, mit wem?

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Zunächst einmal bedarf es einer differenzierten Analyse des Status Quo. Unternehmen sollten gegebene Rahmenbedingungen analysieren und herausarbeiten, welche Kommunikationsmittel und -prozesse bereits etabliert sind, um einen Überblick für zukünftige Verbesserungen und neue Ansatzpunkte zu bekommen. Im Klartext heißt das: Welche Kanäle nutzen Mitarbeiter bereits? Kommunizieren sie via Skype, Facebook oder WhatsApp? So hat jeder Mitarbeiter seine eigenen Vorlieben und Arbeitsweisen. Unternehmen sollten dies bei der Analyse der aktuellen Begebenheiten beachten und im weiteren Prozess stets das Ziel verfolgen, eine Software oder Technologie einzusetzen, die ihre Mitarbeiter in deren eigenen Arbeitsweise unterstützt. Besonders wichtig dabei vor dem Hintergrund einer vorausschauenden Planung: Nicht nur die internen, sondern auch externe Kommunikationsprozesse überprüfen. Denn mit einer allumfassenden Social-Collaboration-Strategie können Unternehmen auch gleich Partner und Kunden in ihre Kommunikation einbinden.

  • Alle Mitarbeiter beteiligen, statt Insellösungen zu fördern

Da Social Software der besseren, vereinfachten Zusammenarbeit und Kommunikation von Mitarbeitern dient, müssen alle Mitarbeiter Zugang zu diesen neuen Kommunikationsmitteln erhalten. Denn der Einsatzbereich von Social Software ist nur interdisziplinär sinnvoll und sollte somit alle Bereiche des Unternehmens vom Marketing, über die IT bis hin zur HR umfassen. Oftmals sehen Unternehmen den Einsatz von Social Software nur für ihre IT affinen Mitarbeiter vor - ein typischer Fehler. Oder sie vergessen vergleichsweise häufig die Einbindung von weniger am Produkt oder der Dienstleistung beteiligten Mitarbeiter aus der Personalabteilung oder Buchhaltung. Um erfolgreiche Social Collaboration zu betreiben, muss jedoch jeder Mitarbeiter eingebunden werden.

  • Ziele klar definieren

Maßgeblich für eine erfolgreiche Strategie ist die Definition von Zielen. Die Zielsetzung erarbeiten Unternehmen am besten in Zusammenarbeit mit ihren Mitarbeitern. So lassen sich verschiedene Blickwinkel austauschen und Lösungsvorschläge gemeinsam erarbeiten. Zudem sollten die Bedarfssituationen eruiert und ein Verständnis für Kommunikations- und Kollaborationsbedürfnisse entwickelt werden, denn mit der Mitarbeiterakzeptanz steht und fällt das Projekt Social Collaboration. Dabei sollten sich die Verantwortlichen stets fragen, was konkret mit dem Einsatz von Social Software erreicht werden soll. Soll die Informationsflut minimiert und die Kommunikation effizienter gestaltet werden? Oder soll der Wissenstransfer vereinfacht und die Expertenvernetzung gefördert werden? Sobald die Ziele feststehen, gilt es, diese möglichst in sogenannten Key Performance Indicators (KPIs) festzuhalten. Etwaige KPIs bei der Eindämmung der Informationsflut könnten beispielsweise die Reduktion von E-Mails, die Verkürzung von Bearbeitungszeiten oder die gesteigerte Nutzung des Intranets sein.

  • Bedarfsgerechte Software-Lösungen auswählen

Auf Basis der Bedarfsanalyse und den zu erreichenden Zielen sollte dann die passende Software-Lösung ausgewählt werden. Hierbei macht es ebenfalls Sinn die Mitarbeiter zu befragen, da diese letztlich mit der Software arbeiten. Unternehmen sollten nur Lösungen ins Auge fassen, die auch einen Nutzen für jeden einzelnen Mitarbeiter haben. Daher ist es ratsam, die Software von einer Testgruppe, die sich aus Personen mit unterschiedlichen Bedürfnissen zusammensetzt, vorher testen und bewerten zu lassen. Ist die Entscheidung auf eine Lösung gefallen, sollte als erstes ein Coaching aller Mitarbeiter stattfinden und eine Guideline für die Nutzung angefertigt werden, die einen groben Überblick zur Funktionsweise und den Einsatzmöglichkeiten der Software gibt.

  • Ergebnisse evaluieren und Strategie weiterentwickeln

Um eine dauerhaft erfolgreiche Nutzung der Lösung zu gewährleisten, sollte die Ergebnisse regelmäßig analysiert werden. Der Vergleich von geplanten und tatsächlichen Zielerreichungen (KPIs) hilft, Maßnahmen zu erweitern, abzustellen oder entsprechend der veränderten Gegebenheiten anzupassen. Social Collaboration ist ein dynamischer Prozess, dessen Strategie kontinuierlich entsprechend der Mitarbeiterbedürfnisse angepasst werden sollte.

Die Zukunft der Arbeit verlangt neue Kommunikationskultur

Der schnelle Einkauf einer Social Software allein reicht nicht aus für eine erfolgreiche Social Collaboration. Denn hierbei kommt es nicht nur auf technische Aspekte an und was die gebotene Technologie alles ermöglicht. Vielmehr geht es um die aktive Einbindung der Mitarbeiter und um eine neue Form von Kommunikation und Zusammenarbeit, die sich zwar auf Technologie stützt, aber von einer offenen Kommunikationskultur und der Akzeptanz der Mitarbeiter lebt. So sind nicht Push-Faktoren, also die verpflichtende Nutzung von Social Software, sondern die Pull-Faktoren, die freiwillige Nutzung aufgrund von gebotenem Mehrwert, erfolgsentscheidend.