Schluss mit veralteten Methoden

Wie Unternehmen die Zusammenarbeit an Dokumenten verbessern

Christian Marchsreiter ist Unternehmer und Serial-Entrepreneur im Bereich Finanzen und IT. Im Mai 2013 gründete er die smartwork solutions GmbH. Hier entwickelt er die Web-App SMASHDOCs, ein Online-Tool zur Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit. Er wurde 1972 geboren und lebt in Gilching bei München.
Obwohl sich die Arbeitswelt in den zurückliegenden 15 Jahren stark verändert, finden Arbeitsprozesse nicht immer effektiv statt. Insbesondere beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten gibt es noch Verbesserungspotenzial.
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Gerade im Hinblick auf die Zusammenarbeit an Dokumenten mit Kollegen oder Kunden fällt die konstante Verwendung veralteter Methoden auf, die seit Jahren zu Produktivitätseinbußen führt. Auch in Zeiten der digitalen Transformation kommunizieren Unternehmen wie in den 90er-Jahren: Laut dem Softwarehersteller Perforce Software teilen 92 Prozent der Wissensarbeiter Dokumente immer noch per E-Mail.

Die Folge: Produktivität und Geldbeutel der Unternehmen leiden - Probleme mit der Netzwerkverbindung oder lästige Spam-E-Mails bilden dagegen nur das kleinere Übel. Doch warum ist das im 21. Jahrhundert noch so und welche Lösungsansätze bieten Unterstützung?

Hauptproblem: Unübersichtlichkeit

In der vernetzten Welt von heute ist die Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden wichtiger denn je. Dabei spielt laut AIIM (Association for Information and Image Management) für 63 Prozent der Unternehmen, die interne und für 32 Prozent die externe Kollaboration eine entscheidende Rolle. Branchenübergreifend gehört dazu die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten: Gerade bei komplexeren Dokumenten führt das schnell zu einer Versionsflut und hohem Verwaltungsaufwand.

Die unübersichtlichen Änderungsvorschläge und Kommentierungen der Beteiligten sind das Hauptproblem bei der Dokumentenkollaboration. Perforce zufolge hat mehr als jeder zehnte Beschäftigte wegen der Arbeit an einer falschen Dokumentenversion einen schlechten Eindruck beim Kollegen oder Kunden hinterlassen. Insgesamt 75 Prozent der vom Unternehmen Befragten gaben außerdem an, durch Dokumentenkollaboration schon an Produktivität eingebüßt zu haben. Damit scheinen bestehende Lösungen wie File-Sharing- und DMS-Systeme nicht den geforderten Nutzen zu bieten.

Der empfundene Nutzen entscheidet

Eine Erklärung für die bestehende Verwendung veralteter Methoden könnte das Technology Acceptance Model (TAM) von Fred Davis liefern, unter anderem auch im Leitfaden zur Optimierung der Kommunikation, Informations- und Wissensspeicherung des IT-Bundesverbandes BITKOM beschrieben. Laut diesem Konzept akzeptieren User eine neue Software nur dann, wenn sie einen klaren Vorteil wahrnehmen und sie als nutzerfreundlich einstufen.

Ist der wahrgenommene Aufwand, die entsprechende Technologie zu verwenden, in Summe höher als der empfundene Nutzen, steigt die Ablehnung bei den Mitarbeitern. Soweit, so logisch: Nicht zuletzt deshalb gehören eine intuitive Erlernbarkeit und einfache Strukturierung zu den Hauptanforderungen an alle Kollaborationslösungen. Ist die neue Software dann noch in bereits existierende Systeme integrierbar und orientiert sich an bekannten und erprobten Arbeitsabläufen, sind Nutzer schnell überzeugt.

Bedarf nach geeigneter Kollaborationssoftware steigt

Der Bedarf an Kollaborationssoftware, die die im TAM-Modell beschriebenen Voraussetzungen erfüllt, steigt weiter an: Einer Studie des Marktanalyse- und Beratungsunternehmens Pierre Audoin Consultants (PAC) nach äußern 61 Prozent der Fachbereiche in Deutschland, Frankreich und Großbritannien hohen Handlungsbedarf beim Thema Kollaboration und gemeinsamer Dokumentenbearbeitung.

Dabei ist es für Unternehmen von grundsätzlicher Bedeutung, auf Programme zu setzen, die individuelle Anforderungen berücksichtigen. Denn um wirklich genutzt zu werden, muss sich eine Software vor allem im Alltag beweisen, indem sie Hilfe bietet ohne schwer erlernbar und aufwändig in der Handhabung zu sein. Unternehmen, die ihren Wissensarbeitern entsprechende Software an die Hand geben, können signifikante Produktivitätssteigerungen erreichen - das bestätigen zahlreiche Erhebungen.

Schließlich können mit passenden Systemen für kollaboratives Arbeiten an Dokumenten Prozesse verbessert und die Vernetzung zwischen den Mitarbeitern untereinander aber auch mit Kunden unterstützt werden. Das Arbeiten wie in den Neunziger Jahren sollten dann ein für alle Mal zur Vergangenheit gehören. (mb)