Die Anzahl der Spontanbewerbungen ist bei großen Unternehmen zum Teil um das Fünffache gestiegen. Auch Anzeigen bringen quantitativ wie qualitativ üppige Resonanz. Gerade jetzt suchen Unternehmen die Besten, um sich für bessere Zeiten vorzubereiten. So gute mögliche Mitarbeiter auf dem Arbeitsmarkt hat es schon lange nicht mehr gegeben.
Die Rekrutierungsaktivitäten der Unternehmen auf Absolventenkongressen haben deutlich abgenommen, auch zu Fachmessen schicken die Firmen ihre Personaler viel seltener. Die großen Konzerne rekrutieren dennoch Nachwuchs, gehen aber verstärkt an Business Schools, Universitäten oder Fachhochschulen und suchen sich ganz gezielt passende Begabte heraus.
Bei der Einstellung von Spezialisten und Mitarbeitern für das mittlere Management setzen viele Betriebe auf die Vergabe von erfolgsorientierten Suchaufträgen an Personalvermittler. Das Geschäft hat zwar abgenommen, Unternehmen, die IT-Fachkräfte für fest oder auch auf Zeit (Migrationsprojekte, Programmierung, Release-Wechsel etc.) suchen, entscheiden sich nach wie vor für diesen Weg, wenn sie es nicht anders schaffen.
Zusätzlich greifen Arbeitgeber immer stärker auf Online-Börsen als Rekrutierungsinstrument zurück. Viele Firmen stellen via Internet über 50 Prozent ihrer Mitarbeiter in mittleren Positionen ein. Für diese Gruppe gibt es auch eine Renaissance der klassischen Anzeige. Insbesondere die Verhandlungsmöglichkeiten mit den Publikationen, die dramatische Einbrüche erlebt haben, macht dies unter Kosten-, aber auch Marketing-Aspekten wieder interessant. Eine nahezu kostenlose Variante ist die Veröffentlichung der freien Position auf der unternehmenseigenen Homepage. Dabei gilt natürlich, dass der Zugriff möglichst schon über die Navigationsleiste der Startseite erfolgen sollte. Der Verkehr auf diesen Seiten zeigt, dass sich dort viele Bewerber über die freien Stellen der Unternehmen informieren.
Verdrängungswettbewerb der Headhunter
Hohe Führungspositionen (Vorstände, Geschäftsführer, Manager Emea etc.) werden weiterhin über Headhunter rekrutiert, da die entsprechend erfolgreichen Personen in der Regel nicht am freien Markt zu haben sind. Der Verdrängungsmarkt der Rekrutierer macht auch hier die Preise akzeptabler für die Unternehmen. Neben diesen Wegen haben manche Unternehmen Prämien für Mitarbeiter ausgelobt, die besonders interessante Bewerber aus ihrem Umkreis vorschlagen. Vor allem für die Suche nach Spezialisten ist diese Vorgehensweise verbreitet.
Der Personaler eines Konzerns berichtete, dass sein Unternehmen im Jahr 2001 rund 1000 Spontanbewerbungen erhalten habe. Bis zum Juli dieses Jahres lagen schon 6000 vor. Vor eineinhalb Jahren meldeten sich zirka 30 bis 40 Bewerber auf eine Anzeige (etwa als IT Systemadministrator), heute sind es leicht das Acht- bis Zehnfache. 30 Anzeigen in einem Jahr führen also zu ungefähr 10000 Bewerbungen.
Bewerbungsflut überfordert Personaler
Dieser Andrang überfordert schnell die in der Vergangenheit auf schlank getrimmten Personalabteilungen. Allein der administrative Aufwand schreit nach Lösungen, um wenigstens Eingangsbestätigungen, Zwischenbescheide und Absagen in professioneller Art zu versenden. Dazu kommt, dass immer noch die papiergestützten Bewerbungen die Oberhand haben. Der elektronische Verkehr mit zum Beispiel in DIN A4 eingescannten Bewerbungsfotos gibt den Personalreferenten den Rest.
Einige Unternehmen greifen für diese Arbeiten erfolgreich zu Software-Tools. Dennoch verschlingt schon das Eingeben der Daten einen hohen zeitlichen Einsatz. Hier bieten sich immer mehr Hersteller an, wie zum Beispiel Refline, die Online-Bewerbungen bearbeiten oder gar die Papierbewerbungen einscannen. Intelligente Tools erlauben es Personalern, die erfassten persönlichen Daten des Kandidaten mit einem im System hinterlegten Anforderungsprofil abzugleichen. Dies bedeutet aber, dass die Rekrutierer die Anforderungen sehr klar erarbeiten müssen - das geschieht noch nicht überall. Für den Kandidaten ist es wichtig, dass er sein Anschreiben und den Lebenslauf klar auf die Position ausrichtet, da er sonst durch das Raster fällt. Software, die auch mit der eigentlich erwünschten Individualität von Bewerbern zurecht kommt, muss erst noch entwickelt werden. Der Trend zur Online-Verarbeitung wird sich weiter fortsetzen.
Eigene Stärken herausarbeiten
Aus Bewerbersicht ist es wegen der Flut von Einsendungen unabdingbar, dass die eigene Unterlage aus der Masse heraussticht. Außerdem ist es noch wichtiger als früher, sich aussagekräftig auf das Unternehmen und die Stelle zu beziehen sowie die eigenen Stärken in klarer Relation zum geforderten Profil zu stellen - eine Aufgabe, die viele Teilnehmer von Bewerbungsseminaren anfangs nicht beherrschen.
Auch das beste Vorauswahl-Verfahren (online oder Sichtung der Bewerbungsunterlagen) kann nur die besten fünf bis zehn Kandidaten ermitteln. Die Erhebung insbesondere von sozialen Kompetenzen und der Persönlichkeit des Kandidaten können solche Verfahren nicht leisten. Viele Unternehmen gehen inzwischen zur Vorauswahl verstärkt auf Telefoninterviews über. Dies gibt mehr Sicherheit und erspart Zeit sowie Reisekosten.
Für die endgültige Auswahl existieren je nach Position und Auswirkung der Entscheidung unterschiedliche Verfahren. Immer noch dominiert in 95 Prozent der Fälle das klassische Interview. Dies ist aber gleichzeitig auch sehr störanfällig. Erfolgreiche Unternehmen haben dieses Nadelöhr für falsche Einschätzungen bereits erkannt und trainieren ihre Mitarbeiter gezielt auf eine sichere Auswahl. Zur Absicherung der Kompetenzen des Kandidaten führen Rekrutierer die Interviews auch im Tandem, das heißt zuerst der Personaler, dann der Fachbereich. Wenn sich beide strukturiert absprechen und ein intelligentes Funktionsprofil für den Job gemeinsam festgelegt haben, steigt die Trefferquote für das Unternehmen deutlich an.
Neben dem Interview lässt sich zur Absicherung der Entscheidung auch eine Fallstudie zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens einsetzen. Aus dieser können Rückschlüsse auf fachliche Kompetenzen, die Handlungsorientierung und die bisherigen Erfahrungen des Bewerbers gezogen werden. Solche Fallstudien spiegeln die Realität des Unternehmens wider und sind oft schnell zur Hand. Sie können schriftlich, aber auch mündlich zum Einsatz kommen und führen in der Regel zu mehr Sicherheit in der Entscheidung. Ein Beispiel wäre die Darstellung des Projektdesigns eines Controllers, der seine Funktion im Rahmen einer Umstellung auf das SAP R/3-Modul beschreiben soll.
High Potentials müssen sich gelegentlich einem Test unterziehen, der das intellektuelle Leistungsvermögen eines Kandidaten recht gut vorhersagen kann, dem Bochumer Matrizen Test (Bomat). Haben sich viele Interessenten vor zwei Jahren dieser Vorgehensweise noch verweigert und ein Unternehmen vorgezogen, das auf solche Prozeduren verzichtet, zeigt sich in diesen schwierigen Zeiten ein positiveres Akzeptanzverhalten.
Gleiches gilt für das Assessment Center (AC). Es war lange etwas verrufen, erlaubt aber, bestimmte Kompetenzen eines Bewerbers systematisch zu erheben. Grundvoraussetzung ist ein ordentlich konzipiertes Verfahren, das einen klaren Bezug zur Funktion hat (In-vivo-Assessments). Oberflächlich organisierte ACs liegen hingegen in ihrer Aussagekraft wenig über dem Zufall. Mit einem AC lassen sich bestimmte Positionen gut besetzen, zum Beispiel im Vertrieb, einer mittleren Führungslaufbahn oder als Projektleiter; für andere, zum Beispiel Spezialisten bringt es nicht viel.
Top-Führungskräfte werden selten solchen Verfahren unterzogen. Hier ist es eher üblich, intensive Gespräche mit verschiedenen Vorständen zu führen und vor allem Referenzen einzuholen. Teilweise wird jedoch ein externer Berater herangezogen, der im Rahmen eines Management-Audits die Qualifikation der Kandidaten vor seinem Hintergrund der Kenntnisse anderer Unternehmen bewertet. Hier stehen insbesondere strategische Aspekte im Vordergrund. (hk)
*Peter Krumbach ist Mitglied der Geschäftsführung bei Harvey Nash in Deutschland.