Bereits seit Anfang des Jahres dreht sich bei vielen IT-Unternehmen alles um die CeBIT 2010. Unternehmen geben viel Geld für einen ansprechenden Messestand und für die Vorstellung der neusten Produkte und Technologien aus. Gleichzeitig sollten sie sich aber auch Gedanken darüber machen, wie sich die CeBIT nutzen lässt um das eigene Unternehmen auch medial ins richtige Licht zu rücken. Denn die Messe ist nicht nur eine gute Plattform für Handelsbeziehungen. Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen bietet sie eine Möglichkeit, neue Kontakte zur Presse zu knüpfen und bestehende Kontakte zu vertiefen. Werden ein paar Regeln befolgt, können auch Unternehmen ohne Presseabteilung die CeBIT nutzen, um sich im medialen Rampenlicht zu positionieren.
Wie schaffe ich es, dass sich meine Pressemitteilung von der Flut der Pressemitteilungen rund um ein solches Branchenereignis abhebt?
Die CeBIT 2010 erwartet über 4.000 Aussteller, von denen die meisten mindestens eine oder mehrere Pressemitteilungen versenden werden. Um zu verhindern, dass die eigene Meldung in der Flut der konkurrierender Nachrichten unter geht, kann eine Pressemitteilung auch mit etwas Vorlauf zur Messe zu versendet werden. Beim Schreiben der Mitteilung sollten ein paar Regeln zu beachtet werden. Grundsätzlich gilt: je spannender die Botschaft der Pressemitteilung, umso größer sind die Chancen, dass ein Redakteur sie aufgreift.
o Die Überschrift der Pressemitteilung entscheidet darüber, ob der Redakteur sie als relevant einstuft oder sie in den Papierkorb wirft. Sie sollte daher kurz und knapp die Kernbotschaft wieder geben.
o Bei einer Pressemitteilung gilt: das Wichtigste zuerst! Im ersten Absatz sollten die Fragen wer, was, wann, wo, wie und warum beantwortet werden.
o Die Sprache der Mitteilung muss einfach und verständlich sein. Auf Superlative ist zu verzichteten, denn Pressemitteilungen sind keine Werbetexte.
o Gerade bei komplizierten technischen Themen gilt es zu beachten, dass der Sachverhalt verständlich dargestellt wird. Fachbegriffe und Abkürzungen sollten dosiert verwendet werden.
o Für Rückfragen sollten unter der Pressemitteilung Kontaktinformationen angegeben werden.
Was gehört in die Pressemappe?
Die Pressemappe soll dem Journalisten die Arbeit erleichtern. Sie wird dem Journalisten vor einem Interview überreicht und kann an interessierte Journalisten ausgehändigt oder versendet werden. Auf der CeBIT 2010 kann die Mappe zudem im Pressezentrum ausgelegt werden. So können sich Journalisten infomiere, die aus Zeitmangel nicht alle Unternehmen am Messestand besuchen können.
In eine Pressemappe gehören unbedingt die folgenden Dokumente:
o Die aktuellen Pressemitteilungen
o Unternehmensprofil und Produktübersichten
o Im Falle eines Interviews ein Profil des Sprechers
o Passendes Bildmaterial
o Eine CD mit den Texten und dem Bildmaterial in digitaler Form.
Der Tonalität der Texte sollte informativ und sachlich sein. Und nicht vergessen: die CeBIT ist eine internationale Messe. Pressemappen sollten daher auch in englischer Sprache vorliegen.
Acht Tipps für den Umgang mit Journalisten
Auf der CeBIT sind Experten wie Produktmanager und Entwickler für Journalisten gefragte Gesprächspartner. Auch presseunerfahrene Gesprächspartner machen im Interview eine gute Figur, wenn sie ein paar Regeln beachten:
o Im Vorfeld der Messe sollte sich der Sprecher über den Journalisten und seine Publikation informieren. Welche Themen betreut der Journalist, welche Stellung nimmt die Publikation innerhalb der Medienlandschaft ein und was ist ihre Zielgruppe?
• Zu Beginn des Gesprächs sollte geklärt werden, wie viel Zeit der Journalist mitbringt und was er von dem Interview erwartet. Diese Information hilft, im weiteren Gesprächsverlauf Schwerpunkte zu setzen.
• Die Fragen des Journalisten sollten klar und direkt beantwortet werden. Komplizierte Sachverhalte sind anhand von Beispielen zu erklären.
• Unangenehme Fragen sollten nicht "umschifft" werden. Ist etwas unklar, nachfragen und um eine Erklärung bitten.
• Es ist durchaus legitim, eine Frage nicht zu beantworten. Es sollte aber begründet werden, wieso diese Frage nicht beantwortet werden kann.
• Ein Interview bietet eine gute Gelegenheit zum Meinungsaustausch. Fragen an den Journalisten können helfen, das Gespräch in Schwung zu bringen.
• Vorsicht bei der Weitergabe inoffizieller Informationen. Ein Journalist kann und darf alle Informationen verwenden, die im Gespräch vermittelt werden.
• Marketingfloskeln und interne Fachbegriffe sollten vermieden werden. Gerade bei hochtechnischen Themen sollte der Sprecher das Vorwissen seines Gegenübers berücksichtigen. Nicht jeder Fachjournalist ist in allen Themen versiert.
Ist der Interviewpartner sehr unsicher oder spricht er das erste Mal mit der Presse, empfiehlt sich mit genug Vorlauf zur Messe ein Interviewtraining. Hier werden Tipps und Tricks für Pressegespräche vermittelt und Interviewsituationen geübt.
Nach der Messe ist vor der Messe
Versprochenes Material und weitere Informationen sollten Journalisten auf jeden Fall umgehend zugesendet werden. Ansonsten sind die meisten Journalisten nach der CeBIT erst einmal damit beschäftigt, das gesammelte Material zu sichten und auszuwerten. Falls nicht anders vereinbart, sollten Unternehmen daher ein bis zwei Wochen warten und dann anfragen, ob der Journalist an weiteren Informationen zum Thema interessiert ist. Dies ist auch eine gute Gelegenheit, um mögliche Kooperationen wie beispielsweise einen Fachartikel anzusprechen. Die Journalistenkontakte sollten auch über die CeBIT hinaus gepflegt werden, denn nach der Messe ist vor der Messe. Falls der Journalist an einem bestimmten Thema besonders interessiert war, lohnt es sich, gezielt Informationsmaterial oder Fachartikel anzubieten. Pressemitteilungen informieren darüber hinaus regelmäßig über Neuigkeiten aus dem Unternehmen und sorgen dafür, dass das Unternehmen bis zur nächsten CeBIT nicht in Vergessenheit gerät.