Offshoring Teil 1, Ausschreibung

Wie Sie die Risiken reduzieren

14.09.2009
Von Ronald Paschen
Bereits in der Ausschreibung werden die Weichen für die Zusammenarbeit mit dem Offshore-Provider gestellt.

Wer Offshoring betreibt, erhofft sich vor allem geringere Kosten. Die Offshore-Ressourcen der globalen IT-Dienstleister beschränken sich dabei längst nicht mehr auf Commodity-Services wie einfache Programmierarbeiten und Softwarewartung, sondern umfassen auch geschäftskritische Dienstleistungen im Applikationsumfeld. Deren Komplexität erfordert allerdings einen professionellen Vergabeprozess, um die Offshoring-Risiken zu minimieren (siehe auch "Offshoring-Tipps" im CW-Wiki).

Know-how-Transfer

Die Grundlagen für die Auswahl des Providers sowie für eine reibungslose Zusammenarbeit werden in der Ausschreibung gelegt. Hier gibt der Offshore-Anbieter einen Überblick über die Skills und Sprachkenntnisse seiner Mitarbeiter und deren Erfahrungen mit Geschäftsprozessen und Projekten. Dadurch kann der Anwender abschätzen, inwieweit das vorhandene Personal seinen Anforderungen gerecht wird. Extrem wichtig ist bei Offshore-Vorhaben das Thema Know-how-Transfer sowie die Art und Weise, wie der Provider diesen dokumentiert: ob und wie er gegebenenfalls vorhandene Lücken ergänzt, ob er solche Ergänzungen vom Kunden erwartet und ob eine Übersetzung aus einer anderen Sprache vonnöten ist. Am besten ist es, den Know-how-Transfer-Prozess sowie die Verfügbarkeit von Ressourcen, die dem Skill-Profil entsprechen, über einen Service-Level abzusichern. Zudem sollte der Anwender folgendes klären: Wie lange dauerte der Transferprozess? Wie wird die Qualität des Transfers sichergestellt? Wie gehen die Verantwortlichen mit Qualitätslücken in der Dokumentation der Services um?

Nicht zu unterschätzen ist dabei auch rechtliche Aspekt - etwa wenn ein Mitarbeitertransfer in Deutschland nach §613a BGB vom Kunden zum Provider vorgesehen ist. Entscheidend ist immer, dass die Phasen von Mitarbeiter-Bestandsschutz und Know-how-Übertragung aufeinander abgestimmt werden. Häufig kann das Offshore-Vorhaben erst nach Beendigung des Bestandschutzes beginnen. Zudem ist zu klären, ob und wann die Offshore-Mitarbeiter in den Know-how-Transfer beim Kunden vor Ort eingebunden werden und ob sie ein Visum und eine Arbeitserlaubnis benötigen. Es ist daher ratsam, die lokalen Behörden rechtzeitig einzuschalten.

Tipps für die Ausschreibung

  • Sorgen Sie dafür, dass der Offshore-Provider den Know-how-Transfer ausführlich dokumentiert. Im Idealfall ist der Transferprozess durch einen Service-Level abgesichert.

  • Klären Sie im Vorfeld, ob und wann welche Offshore-Mitarbeiter für den Know-how-Transfer zum Kunden reisen müssen und ob sie ein Visum/eine Arbeitserlaubnis benötigen.

  • Bestehen Sie darauf, dass die in Frage kommenden Provider ihre Delivery-Modelle und erste Ideen zur Team-Organisation aufzeigen.

  • Prüfen Sie, ob das Delivery-Modell des bevorzugten Anbieters Ihren Datenschutzanforderungen gerecht wird und ob die Connectivity-Lösungen leistungsfähig genug sind.

  • Achten Sie darauf, dass das Delivery-Modell an Ihre Schnittstellen anpassbar und gleichzeitig stark standardisiert ist.

  • Bitten Sie den Provider im Vorfeld um eine Bewertung der Standortrisiken.

  • Wählen Sie einen Provider, der über nachweisbare Referenzen verfügt.

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