Integration und Schulungen statt Verbote

Wie lässt sich nun der Wildwuchs an Spreadmarts eindämmen? Laut TDWI-Studie ist ein autoritäres Vorgehen der falsche Weg. Ein grundsätzliches Verbot von Spreadmarts, die Beendigung des unternehmensinternen Supports für Tabellenkalkulationen oder die Etablierung einer Organisationseinheit, die zentral Spreadmarts aufbaut und betreut, seien in der Praxis meistens gescheitert. Mehr Erfolg verspricht es, die existierende BI-Lösung weiter auszubauen und dabei für eine gute Office-Integration zu sorgen (Informationen zu Microsoft Office, dessen Alternativen und Tools finden Sie in unserem Knowledge Center Office & Tools). Je problemloser sich Daten aus dem BI-System in ein Spreadmart übertragen lassen, desto weniger sind Anwender versucht, Dateien auf eigene Faust über umständliche, komplexe und fehleranfällige Methoden zu importieren.

Ein wichtiges Mittel im Kampf gegen Spreadmarts sind auch Schulungen, die skeptische Anwender die Möglichkeiten und Vorteile von BI-Software erkennen lehren. Ist einmal verstanden worden, welche Analysemöglichkeiten BI-Werkzeuge bieten, ist die Einsicht nicht mehr weit, dass viele bisherige Auswertungen in Kalkulations- und Analysedateien redundant und damit obsolet sind. Unternehmen sollten sich zudem einen Überblick über die bisher verwendeten Dateien und Tools verschaffen, um prüfen zu können, welche Spreadmarts sich in bestehende BI-Lösungen integrieren beziehungsweise durch neue Auswertungsmöglichkeiten ersetzen lassen. Damit dies gelingt, ist aber ein partnerschaftlicher Umgang zwischen Fachseite und IT unumgänglich. Die Etablierung paritätisch besetzter "Business Intelligence Competence Center" als Steuerorgan in den Unternehmen kann dabei helfen. (as)