...und Unternehmen ärgert

Aus Unternehmenssicht hingegen sind Spreadmarts ein bekanntes Problem. Nicht abgestimmte Kalkulationen und Datentransformationen, unvollständige Mappings und Verstöße gegen Konventionen führen zu redundanten und inkonsistenten Daten-Sets und in der Folge zu falschen Interpretationen und Entscheidungen. Häufig entstehen schon bei der Übertragung der Daten in die Spreadmarts Inkonsistenzen, beispielsweise durch fehlerhafte Queries zur Datenbeschaffung oder durch Übertragungsfehler bei der zum Teil notwendigen manuellen Eingabe von Daten (Siehe als Beispiel für die Probleme, die Excel bei der Bilanzierung bereiten kann, den Beitrag über den Haniel Konzern). Die Logik der Datenverknüpfungen, Nebenrechnungen und Makros ist in den meisten Fällen nicht dokumentiert und für Dritte schwer zu verstehen. Darüber hinaus ist in den meisten Spreadmarts nicht erkennbar, welcher Mitarbeiter wann welche Änderungen aus welchem Grund in den Verknüpfungen und Strukturen sowie den Daten vorgenommen hat.

Erhebliche Personalkosten durch Spreadmarts

Weitere Gefahren erwachsen aus der mangelnden Skalierbarkeit der Spreadmarts aufgrund des beschränkten Datenvolumens und des eingeschränkten Mehrbenutzereinsatzes. Eine konsistente, unternehmensübergreifende Sicht auf Kunden, Produkte, Verkäufe und Gewinne, wie sie eine zentralisierte BI-Lösung schaffen soll, ist so nicht möglich. Selbst die vermeintlich geringeren Kosten von Spreadmarts entpuppen sich als Mogelpackung. So errechnete das TDWI, dass ein Analyst aus der Fachabteilung im Schnitt 2,5 Tage pro Arbeitswoche aufwendet, um einzelne Spreadmarts zu generieren und zu pflegen. Pro Datei entstehen so erhebliche Kosten. Dabei ist noch nicht berücksichtigt, was der Mitarbeiter in der Zeit an zielführenden Aufgaben hätte erledigen können oder welche finanziellen Folgen für ein Unternehmen fehlerhafte Entscheidungen infolge inkonsistenter Daten haben.

Hersteller wollen Brücken bauen

Noch in den 90er Jahren versuchten Softwareanbieter für BI-Anwendungen, ihre Frontend-Systeme als Lösung neben den etablierten Office-Paketen zu platzieren. Doch die Integration zwischen den Produkten war ungenügend. So gab es regelmäßig Restriktionen beim Laden von Daten aus einer BI-Anwendung in eine Tabellenkalkulation, da beispielsweise nur ein statischer Datenimport möglich war. Dadurch ging der Bezug zu den ursprünglichen Daten verloren. Im Nachhinein förderten diese Probleme die Verbreitung inkonsistenter Spreadmarts, da Datenaktualisierungen im BI-System sich im Spreadmart nicht widerspiegelten.

Mittlerweile haben die meisten BI-Hersteller jedoch auf die Probleme mit entsprechendem Office-Add-ins und Import- und Exportfunktionen reagiert (siehe auch "Microsoft Office soll etablierte Werkzeuge für Business Intelligence verdrängen"). Zudem mussten sie einsehen, dass ihre Anwendungen für Planung und Budgetierung nur dann von den Benutzern akzeptiert werden, wenn sie sich in ihrem Look and Feel und Funktionsumfang an den Excel-Anwendungen orientieren - schließlich wurde gerade in diesem Anwendungsbereich weitestgehend mit Spreadmarts gearbeitet. Aus diesem Grund orientiert sich die Benutzungsschnittstelle vieler Suiten für Corporate-Performance-Management (CPM) heute an Spreadsheets.