Office 365 vereint Office-2010-Anwendungen mit Cloud-basierenden Funktionen für E-Mail, Kalender, Instant Messaging, Web-Konferenzen und Dokument-Freigabe. Mitarbeiter können von unterwegs auf ihre Geschäfts-E-Mails, Kalender und Kontakte zugreifen, gemeinsam mit Kollegen ein Dokument bearbeiten oder Web-Konferenzen mit ihren Kollegen, Kunden und Partnern durchführen.
Gerade kleinere und mittelständische Unternehmen, die bislang keine entsprechenden Server beziehungsweise IT-Infrastrukturen betreiben, profitieren stark von Office 365. Kleinere Betriebe mit wenig lokaler Infrastruktur können ausschließlich auf die Cloud-Services setzen. Sie steigern mit dem Einsatz von Office 365 deutlich ihre IT-Leistung und Flexibilität - und sparen gleichzeitig Kosten.
Der Aufwand für die Einführung von Office 365 ist gering: Die Dienste sind nach der Buchung innerhalb weniger Minuten nutzbar, die Einrichtung erfordert kein tiefgreifendes IT-Wissen. Eine aufwändige Umstellung auf eine neue Oberfläche entfällt, denn die Anwender arbeiten auch bei den Cloud-Versionen mit dem vertrauten Office-Frontend. Zudem funktioniert auch Offline-Software wie Microsoft Office im Zusammenspiel mit Office 365 - es gibt also nicht den Zwang, nur noch online arbeiten zu müssen.
Für viele Mittelständler dürfte vor allem das Kostenargument ein entscheidender Faktor sein. Bei Office 365 lässt sich die Software-Nutzung zielgenau auf den Bedarf zuschneiden. Bezahlt wird für genau jene Dienste, die tatsächlich benötigt werden. Statt der üblichen Lizenzgebühren wird pro Nutzer und Monat im Rahmen eines simplen Mietmodells abgerechnet - entsprechend des realen Bedarfs. Lizenzkosten werden so zu Mietkosten.
Neue Geschäftsherausforderungen lassen sich durch die Anpassung der gemieteten Nutzerzahl unverzüglich bewältigen. Dank der vorhersehbaren Pay-as-you-go-Kosten lassen sich IT-Ausgaben damit genau kalkulieren. Ein Kostenrechner unterstützt dabei, die Kosten der verschiedenen Dienstpakete abzuschätzen und das beste Paket für die jeweiligen Anforderungen zu finden.
Keine aufwändige IT mehr
Ein weiterer Vorteil: Eigenaufwand und Administration für den IT-Betrieb entfallen bei der Nutzung des Cloud-Services weitgehend. Office 365 übernimmt die Aktualisierungen automatisch, so dass die Mitarbeiter immer mit Software auf dem aktuellen Stand arbeiten. Patches und Updates müssen nicht mehr von IT-Experten installiert werden, sondern werden von Microsoft regelmäßig eingespielt. Eine aufwändige eigene IT ist damit nicht erforderlich und kann in vielen Fällen sogar ganz entfallen.
Auch der Aufwand für Sicherheitsvorkehrungen ist beim Einsatz von Office 365 deutlich geringer als bei lokal installierter On-Premise-Software. Mit dem Cloud Service sind Unternehmensdaten dank robuster Notfallwiederherstellungsfunktionen, redundanter Backups in mehreren Rechenzentren und umfassender Datenschutzvorkehrungen sicher. Microsoft garantiert in seinen Service Level Agreements, dass die Office-365-Dienste rund um die Uhr zu 99,9 Prozent verfügbar sind. Zudem sind die Benutzer durch entsprechende Filter in hohem Maße vor Spam und Viren geschützt.
Unternehmen mit einer etablierten IT-Infrastruktur, die nicht ausschließlich auf Cloud Services setzen wollen, können Office 365 im Rahmen eines Hybrid-Modells nutzen. Hybrid-Modelle kombinieren lokale On-Premise-Software und Online-Dienste. Dies kann ein temporäres Übergangsszenario sein - wenn Cloud-Services etwa schrittweise eingeführt werden - und Unternehmen in ihrem eigenen Tempo auf Office 365 migrieren wollen.
Hybrid-Modelle können alternativ aber auch als dauerhafte Lösung genutzt werden. So können Unternehmen die Bereitstellung genau entsprechend ihrer konkreten Compliance-, Sicherheits- oder Betriebsanforderungen einrichten. Über Hybrid-Funktionalitäten kann dann zum Beispiel ein Teil der Benutzer - etwa freie Mitarbeiter - Office 365 nutzen, während ein anderer Teil - beispielsweise festangestellte Mitarbeiter - mit den lokalen Installationen arbeitet. Ein einheitliches Unternehmensverzeichnis und nahtlose Kalenderintegration bleibt dabei immer gewahrt.