"Auch wir haben uns sehr lange mit der Administration aufgehalten. Dabei wollten wir als Personaler mehr für die Mitarbeiter da sein und darüber hinaus die Strategie der Firma mitbestimmen", beschreibt Personal-Manager Ralf Burkart die Ausgangslage bei Microsoft.
Doch mittlerweile gehört der Softwarekonzern, der weltweit über 55000 Mitarbeiter beschäftigt, in Sachen E-HR (Electronic Human Resource Management) zu den Vorreitern. Auf Einladung der COMPUTERWOCHE diskutierten Vertreter von Microsoft, SAP und der Refline AG aus Köln mit Personalchefs, wie elektronische Tools die Personalarbeit erleichtern können.
Dreh- und Angelpunkt für die digitale Personalarbeit ist bei Microsoft die Datenbank "Headtrax", in der die Personaldaten aller Beschäftigten weltweit abgelegt sind. Seit einigen Jahren läuft auch die jährliche Mitarbeiterbefragung und deren Auswertung über eine Web-basierende Lösung.
Das unter Führungskräften am besten akzeptierte Tool ist laut Burkart die elektronische Leistungsbeurteilung "Performance Review": "Hier können die Manager nach den jährlichen Gesprächen mit ihren Mitarbeitern nicht nur die Bewertungen, sondern auch die vorgesehene Gehaltserhöhung eingeben und gleich sehen, wie viel sie von ihrem Gesamtbudget für Gehaltserhöhungen noch übrig haben", erklärt Burkart. Die neuen Gehälter fließen dann in die Headtrax-Datenbank ein. Den Schulungsaufwand, um den Managern die Möglichkeiten des Tools zu erläutern, setzt der Microsoft-Personaler mit einer halben Stunde an.
30 Prozent Arbeitszeit konnten die Personalexperten des Softwarekonzerns dadurch einsparen, dass sie den kompletten Recruiting-Prozess automatisierten. In Deutschland können so 15 HR-Mitarbeiter einige tausend Bewerbungen pro Jahr bearbeiten - von der Anzeigenschaltung über die Kontaktaufnahme mit interessanten Kandidaten bis hin zur Absage.
SAP-Manager Frank-Uwe Joos ist sogar überzeugt, dass 60 Prozent Kosteneinsparung möglich sind. Er beruft sich dabei auf eine Studie seines Arbeitgebers gemeinsam mit Deloitte Consulting. Die Berater untersuchten in zwölf ausgewählten großen deutschen Unternehmen die vier elektronischen Prozesse Seminargenehmigung, -administration, Abwesenheitsmittelung und Reise-Management. Dabei ergaben sich in puncto Kosten- und Zeiterparnis Werte zwischen 36 und 73 Prozent. Joos wehrt sich gegen die Kritik, dass durch eine verstärkte IT-Unterstützung im Personalwesen die Arbeit auf die Mitarbeiter verlagert wurde, die sich nun mit zusätzlichen Aufgaben beschäftigen müssten. Eher das Gegenteil sollte der Fall sein. Der Urlaubs- oder Reiseantrag lasse sich jetzt direkt vom Schreibtisch einreichen und genehmigen und damit die Formularwirtschaft kräftig eindämmen.
"Geschwindigkeit und Übersicht erzeugen" sind für Michael Geke, Chef der auf E-Recruiting spezialisierten Refline AG, entscheidende Kriterien für eine gute Lösung. Darum gilt es nicht nur, alle Bewerbungen in einer Datenbank zu konsolidieren, sondern auch dem Bewerber einen Zugang zu dieser zu ermöglichen, um zum Beispiel noch Daten nachtragen zu können oder den Status der eigenen Bewerbung abzufragen.
Aufbau eines Talent-Tools
Noch weiter geht das so genannte E-Relationship-Management-System: Dessen Ziel ist es, aus ehemaligen Praktikanten oder interessanten abgesagten Bewerbern einen Pool aufzubauen und diesen einen personalisierten Zugang zum System zu geben, um sie etwa über Veranstaltungen und das Unternehmen zu informieren.
CW-Roundtable
Die nächsten E-HR-Veranstaltungen der COMPUTERWOCHE finden am 24. Juni in Köln und am 26. Juni in Hamburg statt. Mehr Informationen gibt es bei Tanja Braun unter der Rufnummer 089/36086-465 oder per E-Mail tbraun@computerwoche.de.