Workflow-Management

Wie man eine Notes-Lösung skalierbar macht

Karin Quack arbeitet als freie Autorin und Editorial Consultant vor allem zu IT-strategische und Innovations-Themen. Zuvor war sie viele Jahre lang in leitender redaktioneller Position bei der COMPUTERWOCHE tätig.
Die IT-Unterstützung ihrer betrieblichen Workflows setzte die Deutsche Post AG (DPAG) in zwei Stufen um: Als das Standardsystem an seine Grenzen stieß, setzte sie die Architektur neu auf.

Kaputte Glühbirnen nachbestellen, Druckerpapier und anderes Büromaterial ordern, die Gebäudereinigung kontrollieren und Kassenfehlbestände nachverfolgen - das sind nur ein paar Beispiele für betriebliche Prozesse, wie sie im Alltag der meisten Unternehmen vorkommen. Gerade weil es sich oft um lästige Kleinigkeiten handelt, müssen solche Abläufe möglichst standardisiert und automatisiert ablaufen. Sie mit Hilfe von Telefon, Fax und handschriftlichen Zetteln nachzuverfolgen kostet Zeit und führt zu Fehlern.

Laut Abteilungsleiter Andreas Richter ist das Workflow-Management die Lebensader des Filialbetriebs der Deutschen Post AG.
Laut Abteilungsleiter Andreas Richter ist das Workflow-Management die Lebensader des Filialbetriebs der Deutschen Post AG.
Foto: Deutsche Post AG

In der Dienstleistungsbranche herrsche ein hoher Qualitätsanspruch mit gleichzeitigem Kostendruck, so Andreas Richter, Leiter der Abteilung Entwicklungssteuerung Managementsysteme Filialen im Bereich IT Brief Business Line Filialen der Deutschen Post AG: "Das erfordert eine schnelle und effiziente Abwicklung der internen betrieblichen Abläufe." Und davon würden letztlich auch die Kunden der Deutschen Post profitieren.

Projektsteckbrief

Branche: Dienstleister, Retail und Logistik.

Projektkategorie: Skalierbare Workflow-Lösung mit Anbindung von Reporting-Funktionen für alle Filialen der Deutschen Post direkt oder indirekt über ein Call-Center, insgesamt 2500 Benutzer.

Kernprodukte: Lotus Domino 7.0.3 im Cluster, Lotus Workflow 7.0, Nortel Application-Switch 2424, HTTP-Proxy "Squid 2.6", Schnittstellen-Engine "Lotus Enterprise Integrator" (zwischen Lotus und SAP).

Systemumgebung: Windows Server 2004, SQL Server 2000, MS Office 2002.

Aufwand: bislang etwa 18 Personenjahre (neun bis zum Go-Live des Prototypen, weitere neun danach).

Herausforderungen: Das Standardsystem erwies sich als nicht skalierbar; deshalb musste die Architektur noch einmal neu aufgesetzt werden.

Ergebnis: einfache, effiziente Abläufe für die Nutzer und flexible, einfach zu wartende und zu erweiternde Lösung für die IT.

Zeitrahmen: Vorüberlegungen 2004, Inbetriebnahme des Piloten im Frühjahr 2005, Neuentwicklung der Architektur ab Anfang 2007, Go-live der skalierbaren Lösung Mitte 2007.

Dienstleister: Mettenmeier Business Solution, Paderborn.

Ansprechpartner: Karsten Preimeß, Deutsche Post, IT Business Line Filialen, Darmstadt.

Aus diesem Grund beschloss der Fachbereich Filialservice vor etwa vier Jahren, ein elektronisches Workflow-Management-System für die rund 2000 eigenen und zirka 12 000 Partnerfilialen einzurichten. Mit einer solchen Applikation sollte die Vorgangsbearbeitung effizienter, schneller, flexibler und weniger fehleranfällig werden. Nebenbei wünschte sich das Filial-Management auch eine Anbindung an das Unternehmens-Data-Warehouse, um beispielsweise die Performance einzelner Dienstleister auswerten zu können.