Projekt-Management

Wie man 1.700 Clients erneuert

Karin Quack arbeitet als freie Autorin und Editorial Consultant vor allem zu IT-strategische und Innovations-Themen. Zuvor war sie viele Jahre lang in leitender redaktioneller Position bei der COMPUTERWOCHE tätig.
Beim Roll-out ihrer neuen Client-Umgebung lernte die Münchner Max Planck Gesellschaft (MPG) so Einiges über Theorie und Praxis von Projekten. Freundlicherweise teilen die Verantwortlichen ihre Erfahrungen.
Ein eigenes Gesicht hat der Eingang der Münchner MPG-Zentralverwaltung
Ein eigenes Gesicht hat der Eingang der Münchner MPG-Zentralverwaltung
Foto: MPG/Axel Griesch

Nach jeweils vier bis sechs Jahren Dienstzeit waren Desktops und Laptops in der Zentralverwaltung der MPG am Ende des Lebenszyklus angekommen. Garantie und Wartung liefen aus. Zudem waren die neuen Software-Releases auf der alten Hardware nicht mehr lauffähig. Auch ließen sich die Sicherheitsanforderungen kaum noch erfüllen. Mit einem Satz: Der Betrieb der alten Geräte war - wenn überhaupt möglich - auf jeden Fall unwirtschaftlich.

Es war also ein Rundumerneuerung fälllig: "Wenn wir schon neue Rechner brauchen, dann wollen wir auch das Betriebssystem und die Arbeitsumgebung redesignen", begründet Projektleiter Otfried Köllhofer das Vorgehen.

Ist-Stand war Windows XP und Office 2003; also seinerzeit schon Systeme, die bereits aus dem Standard-Support gefallen waren. Das nächstfolgende Release, Windows Vista, wurde ausgelassen, wie von vielen anderen Unternehmen auch. Auf Windows 8, das sich damals erst am Horizont abzeichnete, wollte die MPG allerdings auch nicht warten: Sie führte das bereits erprobte 7 mit dem Anwendungspaket Office 2010 ein.

Auf jedem Client laufen rund 50 Standardprogramme und Konfigurationspakete. Die wurden automatisch mit dem Tool "Enteo" installiert. Auf Antrag stehen weitere 40 Programme zur automatischen Installation bereit. Und noch einmal genauso viele, die nicht automatisch installiert werden, mussten Window7-tauglich gemacht werden, dazu zählen beispielsweise spezielle Treiber für Scanner und Drucker.

Was mit erreicht werden sollte

IKT-Leiter Harald Suckfüll: "ByoD wird wohl auch hier bald vor der Tür stehen."
IKT-Leiter Harald Suckfüll: "ByoD wird wohl auch hier bald vor der Tür stehen."
Foto: MPG/Axel Griesch

Ziel des Projekts war unter anderem eine höhere Systemstabilität durch getrennte Bearbeitung von Prozessen. Darüber hinaus sollte die Leistung verbessert werden, was unter anderem durch eine parallele Nutzung von CPU und Speicherressourcen sowie durch ein Redesign der Dateiordner und den dadurch erleichterten Dateizugriff via VPN erreichbar erschien. Last, but not least wurden die Notebooks durch Verschlüsselung mit "Safeguard Lancrypt" von Sophos erheblich besser gegen Datenklau abgesichert.

Erweitert haben Köllhofer und sein Team auch die Anpassbarkeit der Client-Installation. Selbstverständlich gibt es immer Features, die der Anwender nicht verändern darf. Dazu zählen beispielsweise Sicherheitseinstellungen. Aber dort, wo es keine Rolle spielt, beispielsweise bei der Farbwahl, der Anordnung der Icons oder der Startseite sollten die User schon ein paar Möglichkeiten zur Personalisierung haben. "Jeder bekommt eine Konfiguration, mit der man arbeiten kann", stellt Köllhofer klar. Und wer daran nichts verändern wolle, der müsse es auch nicht. Auf der anderen Seite bekomme aber auch kein Anwender irgendwelche Administrationsrechte oder die Erlaubnis, eigene Software zu installieren.

Allerdings will es die Gesellschaft auch noch nicht übertreiben mit der Individualität. Bring your own Device (ByoD) ist für den Abteilungsleiter Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT), Harald Suckfüll, derzeit noch kein Thema - "auch wenn man spürt, dass es bald auch bei uns vor der Tür stehen wird." Aber das derzeit noch dringendere Thema seien die Telearbeitsplätze. Sie hatten in dem Projekt einen Sonderstatus: Die Technik zur Dateisynchronisierung wurde erneuert und das Treibermodell erweitert, damit sich beispielsweise private Drucker leichter anbinden lassen.

In der Praxis laufen Projekte immer ein wenig anders, als sie in der Theorie geplant haben. Rückblickend haben Suckfüll und Köllhofer Vieles richtig gemacht. Aber sie haben auch Erkenntnisse darüber gewonnen, was sie beim nächsten Mal anders machen würden. Ihre Erfahrungen lassen sich in zehn Punkten zusammenfassen.

Projektsteckbrief

  • Projektname: Arbeitsplatz (AP) 2010

  • Umfang: Insgesamt etwa 1.700 Clients an zirka 80 Standorten ausgerollt und in Betrieb genommen. Parallel dazu Schulungen für 1.700 Mitarbeiter.

  • Ziel: Upgrade der Desktops und Laptops auf den "Stand der Kunst": Windows 7, Office 2010, Aktualisierung der Anwendungen, supportete Umgebung, neue Garantie und SLAs für die Hardware, Erfüllen der Sicherheitsanforderungen.

  • Projektauer von März 2010 bis 1. November 2011 (abgeschlossen mit der Umstellung der letzten Notebooks in Berlin).

  • Aufwand: Das Gesamtbudget für das Projekt betrug 1,75 Millionen Euro, wovon die Hardware 1,2 Millionen ausmachte; Schulung und Services kosteten eine halbe Millionen; die Softwarelizenzen waren vernachlässigbar, was zum Teil wohl am Status der MPG als einer wissenschaftlichen Einrichtung liegt. Etwa 400 Mitarbeiter in der Generalverwaltung waren involviert, darunter die 45 Mitglieder der Abteilung Informationstechnologie.

  • Projektnutzen: höhere Systemstabilität und Performance. optimierte Nutzung der Ressourcen ,

  • Dienstleister: Datagroup für Installation und Helpdesk; Hewlett-Packard Education Services für die Schulung.

  • Nächster Schritt: Ab 2013 läuft das Projekt "AP 2014". Da will die MPG beispielsweise den Trend in Richtung Mobility berücksichtigen, eventuell auch das BYOD-Thema. Auf jeden Fall denkt sie über Virtualisierung und Windows 8 nach.

  • Ansprechpartner: Otfried Köllhofer, Max-Planck-Gesellschaft, München.

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