Von Ursula Kock, freiberuflich tätig auf dem Gebiet der Automation im Personalwesen.
Das Handelsgesetzbuch ist durch das Einführungsgesetz zur Abgabenordnung (EGAO 77) per 1. Januar 77 geändert worden. Die neuen Vorschriften, bedeutsam unter anderem für alle Bereiche, die zum betrieblichen Rechnungswesen gehören, sind inzwischen geltendes Recht. Eine Interpretation vor dem Hintergrund praktischer Datenverarbeitungs-Probleme und die Erarbeitung von Lösungsvorschlägen sind dringend erforderlich. Dazu der folgende Bericht.
Das EGAO ändert in Artikel 56 das Handelsgesetzbuch. Die Absätze 3 und 4 dieses Artikels, die sich auf die °° 43 und 44 HGB beziehen, sind für alle Bereiche von Bedeutung, die in ihren Anwendungen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung unterliegen. Auch die Personalabrechnung zahlt hierzu.
° 43 HGB in der nunmehr geltenden Fassung vom 1. 1. 77 bestimmt:
- "Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, daß der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiß läßt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind." (Absatz 3)
° 43, Absatz 4 geht auf die Besonderheiten bei der Anwendung der automatischen Datenverarbeitung ein: - "Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch ... auf Datenträger geführt werden, soweit diese Form in der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Bei der Führung der Handelsbücher ... auf Datenträgern muß insbesondere sichergestellt sein, daß die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Absätze 1 bis 3 gelten sinngemäß."
° 44 HGB, Absatz 4, bestimmt in der Neufassung, daß Handelsbücher, Inventare, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden müssen.
Hinter diesen Vorschriften verbirgt sich eine Fülle von organisatorischen Problemen, insbesondere bei der Anwendung der elektronischen Datenverarbeitung. Folgende Fragen, die von den Unternehmen in der nächsten Zeit gelöst werden müssen, fallen bei der Analyse des Gesetzestextes unmittelbar ins Auge:
- ° 43 Absatz 3 HGB ist in der Praxis bei magnetischen Datenträgern aus den Systemen heraus nicht zu erfüllen. Magnetbänder, Platten und Trommeln werden gerade wegen ihrer Flexibilität so häufig eingesetzt - weil alle Daten jederzeit durch entsprechende Impulse so gelöscht werden können, daß nicht einmal ein Hinweis auf ihre bisherige Existenz übrigbleibt. Es bleibt nach HGB also nichts anderes übrig, als durch geeignete Dokumentationen im Rahmen der EDV sicherzustellen, daß der Inhalt solcher magnetischer Speicher zusätzlich auf eine andere Weise dargestellt wird, die dem ° 43 Absatz 3 entspricht. Insbesondere der letzte Satz von ° 43 Absatz 4 läßt hier keine andere Wahl.
- Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist stellt viele Betriebe vor Archivprobleme. Da durch die Formulierung des ° 43 der Mikrofilm als Speichermedium nicht ausgeschlossen wird, dürften entsprechende Verfahren in Zukunft eine noch stärkere Bedeutung erlangen als bisher.
- Unterlagen müssen innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können:
Auch hier deutet vieles auf den Mikrofilm. Selbstverständlich müssen entsprechende Organisationsmodelle entwickelt und eingeführt werden.
Die Aufzeichnung solcher Daten auf einem Magnetband ist zwar eine denkbare Alternative, die aber im Hinblick auf die zehnjährige Aufbewahrungsfrist nicht ganz ungefährlich ist. Erfahrungsgemäß kann man Magnetbänder nicht beliebig lange lagern. Dies wird jeder bestätigen, der einmal versucht hat ein Magnetband zu verarbeiten, das zwei oder drei Jahre lang ungenutzt im Archiv gestanden hat. Einen Ausweg bildet die regelmäßige Erstellung von neuen Duplikaten. Zusätzlich ist jedoch zu beachten, daß jederzeit entsprechende Software vorhanden sein muß, die die Lesbarkeit solcher Bänder garantiert. Wenn man bedenkt, daß vor zehn Jahren eingesetzte Sprachen wie Autocoder heute zu den "toten Sprachen" (nicht im humanistischen Sinne!) zählen, Wird die Problematik deutlich.
Bereit sein ist alles
Die Äußerungen des Fachausschusses für betriebswirtschaftliche Fragen der Mechanisierung und Automation (FAMA, 1/75) zeigen jedoch daß zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nicht nur das Bereitstellen von Datenbeständen gehört. Es ist ebenso erforderlich, die Umwelt in der die Dateien entstanden sind, über 10 Jahre hinweg darzustellen. Der FAMA hat festgestellt daß insbesondere die Speicherbuchführung nur bei Datenbereitschaft Bereitschaft der EDV-Anlage und Bereitschaft des Programms während der gesamten Aufbewahrungsfrist als ordnungsmäßig anzusehen ist. Diese sehr weitgehende, aber konsequente Interpretation die letztlich darauf hinausläuft daß ein möglicherweise 10 Jahre altes Programm aus der Buchhaltung oder dem Rechnungswesen noch lauffähig oder sonst nachvollziehbar sein soll ist bisher in Anwenderkreisen kaum richtig bewertet worden.
Archivieren reicht nicht
Wenn die Buchführung nur dann als ordnungsgemäß angesehen werden kann, wenn innerhalb einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist Daten, EDV-Anlagen und Programme zur Verarbeitung bereit sein sollen dann bedarf es nicht nur einer Aufzeichnung der entsprechenden Daten, nicht nur einer Archivierung der jeweiligen Programme sondern auf einer Aufbewahrung der Programm- und Systemdokumentationen durch den Anwender. Damit hat er allerdings eine Forderung noch nicht erfüllt: Die Bereitschaft der EDV-Anlage.