DMS-Migration

Wie Eon sein Dokumenten-Management modernisiert

Martin Ortgies ist Fachjournalist für IT und Telekommunikation.
Migrationen sollen vor allem zwei Bedingungen erfüllen: Sie müssen zuverlässig ablaufen und dürfen nicht viel Aufwand verursachen. Aber meistens ist das nicht ganz so einfach. Der Eon IT GmbH gelang es, die Stolpersteine aus dem Weg zu räumen und den laufenden Betrieb möglichst wenig zu stören.
Foto: Siemesn/Eon

Digitales Informations- und Archivierungssystem - oder kurz: Dias - heißt System, mit dem die Eon Netz GmbH ihre technischen Dokumentationen archiviert, bearbeitet, durchsucht und darstellt. Für den Betrieb zeichnet der konzerneigene IT-Dienstleister Eon IT GmbH verantwortlich. Mit Dias werden mehr als 700.000 Dokumente in 160.000 Ordnern und mit zwei Millionen Verknüpfungen (beispielsweise zwischen unterschiedlichen AutoCAD-Zeichnungen) verwaltet.

Insgesamt 1.500 Nutzer greifen auf 30 verschiedene Dokumenttypen wie Tiff-, Excel-, Word- oder AutoCAD-Dateien zu. Diese Dokumente können durchaus komplex sein, so zum Beispiel die AutoCAD-Gebilde aus vielen miteinander verbundenen Dateien.

Drei triftige Gründe für eine Migration

Anlass für das Migrations- und Erweiterungsprojekt war der Wunsch der Dias-Nutzer nach einer Modernisierung der historisch gewachsenen Anwendung. Dabei galt es vor allem, drei Herausforderungen zu meistern:

  • Dias basierte auf der Version 5.2.5 von Documentum, die vom Anbieter der Software, EMC, nicht mehr supportet wurde. Nun sollte Documentum in nur einem Schritt auf die aktuellste Version umgestellt werden. Damit verbunden war die Notwendigkeit, die 700.000 verwalteten Dokumente mit all ihren Verknüpfungen und Attributen zuverlässig und ohne Datenverluste in diese neue Softwareausführung zu übertragen.

  • Das Dokumenten-Management-System in seiner damaligen Ausführung war auch hinsichtlich des Funktionsumfangs nicht mehr zeitgemäß. Insgesamt 60 neue fachliche Anforderungen sollten umgesetzt werden, darunter beispielsweise eine neue Auftragsverwaltung und eine moderne Suchfunktion.

  • Angesichts der großen Datenmengen fehlte es Dias außerdem an ausreichender Performance. Deshalb sollte zum Beispiel das Antwortzeitverhalten für Navigations- und Suchaufgaben mindestens um den Faktor zwei verbessert werden.

Eine weitere Vorgabe bestand darin, die Modernisierung und Migration der Anwendung mit einer möglichst geringfügigen Unterbrechung des Produktionssystems über die Bühne zu bringen. Für die Vorbereitung und Umsetzung des Projekts wurde deshalb der auf Dokumenten-Management spezialisiert Dienstleister FME AG ins Boot geholt. Er hatte langjährige Erfahrungen mit Documentum vorzuweisen. Zudem verfügte er über ein erprobtes Tool für die Migration von Massendaten. Es trägt die Bezeichnung "Migration-Center".