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Wie ein CDO 18.000 Nutzer auf Office 365 migriert

Wolfgang Herrmann ist Deputy Editorial Director der IDG-Publikationen COMPUTERWOCHE und CIO. Zuvor war er Chefredakteur der Schwesterpublikation TecChannel und stellvertretender Chefredakteur COMPUTERWOCHE. Zu seinen thematischen Schwerpunkten gehören Cloud Computing, Data Center, Virtualisierung und Big Data.
Der britische Technologiekonzern Atkins steigt mit etwa 18.000 Mitarbeitern auf Microsofts Cloud-Suite Office 365 um. CDO Richard Cross berichtet, wie er das Großprojekt stemmt und warum sich schwierige Preisverhandlungen mit Microsoft lohnen.

Richard Cross verfolgt ein ehrgeiziges Ziel. Bis zum Jahr 2020 will er sämtliche IT-Systeme des Konzerns in dieCloudmigriert haben. Die Vorgabe ist Teil eines größeren Plans, den der international tätige Technologie- und Serviceanbieter Atkins im Rahmen seiner "Digital-by-Default"-Strategie verfolgt. Die Auswahl einer passenden Cloud-basierten Office-Suite sei nicht schwergefallen, berichtet Cross, der im Mai 2015 vom CIO zum Chief Digital Officer avancierte: "Wir haben uns auch Google Docs angesehen. Doch der große Vorteil von Office 365 liegt darin, dass die Mitarbeiter schon mit den Office-Produkten vertraut sind."

Bis 2020 will Atkins-CDO Richard Cross alle IT-Systeme in der Cloud haben.
Bis 2020 will Atkins-CDO Richard Cross alle IT-Systeme in der Cloud haben.
Foto: Atkins

Mit seinem Migrationsprojekt befindet sich der CDO in guter Gesellschaft. Etliche Unternehmen vom Kaliber der britischen Atkins-Gruppe haben ebenfalls Cloud-Vorhaben mit Office 365 in Angriff genommen. Erst kürzlich kündigte sogar Facebook an, seinen gut 13.000 Mitarbeitern Office-365-Dienste zur Verfügung zu stellen. Microsoft nennt zwar keine Zahlen zu den weltweit verkauften Office-365-Abos. Doch die Anzahl der kommerziellen Office-365-Seats ist nach Unternehmensangaben im Vergleich zum Vorjahr um 57 Prozent gestiegen. Insgesamt sollen bereits mehr als 70 Millionen Benutzer monatlich mit den Office-Diensten aus der Cloud arbeiten.

Office 365 E5 für alle Mitarbeiter

Bemerkenswert am Atkins-Projekt ist nicht nur die schiere Größe, sondern auch, dass sich der Konzern mit Office 365 E5 für eine relativ teure Lizenzvariante entschieden hat. Im Vergleich zum kleineren Paket E3 offerierte Microsoft mit E5 zusätzliche Funktionen für Kommunikation, Kollaboration, Analytics und Sicherheit. Dazu gehört auch eine Cloud-basierte Telefonanlage. Das E5-Lizenzmodell eigne sich am ehesten für echte "Power User", urteilt Cross. Bei genauer Betrachtung treffe diese Beschreibung auf die meisten Atkins-Angestellten zu. Deshalb habe man sich zu dem ungewöhnlichen Schritt entschlossen, alle Mitarbeiter auf E5 zu migrieren.

Umfrage zu CRM in der Cloud

Neben technischen und organisatorischen Erwägungen habe auch der Preis eine Rolle gespielt, konzediert der CDO. Wie viele andere Anwenderunternehmen stand Atkins vor dem Problem, dass für klassische Versionen von Microsoft Office bereits Desktop-Lizenzen gekauft worden waren. Der Wechsel auf ein Abo-Modell bedeutet in diesem Fall meist eine hohe zusätzliche Investition. Die Verhandlungen mit Microsoft waren "kompliziert", berichtet Cross. Doch er deutet an, dass er am Ende einen satten Rabatt auf den Listenpreis herausholen konnte. Auch in Deutschland veranschlagt Microsoft mit 29,50 Euro pro Nutzer und Monat eine relativ hohe Gebühr für Office 365 E5. Die kleinere Variante E3 kostet mit 19,70 Euro erheblich weniger.