Elektronische Rechnung

Wie der ZUGFeRD-Standard den Rechnungsaustausch vereinfacht

Dr. Friedrich Wilhelm Haug ist Ministerialrat im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie.
Die elektronische Rechnung nach dem ZUGFeRD-Standard ermöglicht den Austausch von Daten ohne vorherige Absprache der Partner über das Datenformat. Als Container wird eine PDF/A3-Datei genutzt. Darin werden strukturierte XML-Daten eingebunden.
Dr. Friedrich Wilhelm Haug ist Ministerialrat im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie.
Dr. Friedrich Wilhelm Haug ist Ministerialrat im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie.
Foto: Haug/Bundesministerium für Wirtschaft und Energie

Haug spricht regelmäßig auf Veranstaltungen von IHKs und Softwareanbietern, um kleinen und mittelständischen Unternehmen die digitale Rechnungsverarbeitung nach dem ZUGFeRD-Standard nahezubringen. Den hier nach gedruckten Vortrag hielt Haug auf einer Kundenveranstaltung der Industrial Application Software GmbH (IAS), einem der ersten ERP-Anbieter, die ihr System an einen ZUGFeRD-konformen Rechnungsaustausch angepasst haben.

Mit ZUGFeRD gibt es kein Analog oder Digital, sondern ein Sowohl-als-auch: ein maschinenlesbares Dokument, das als PDF auch immer menschenlesbar ist wie bislang die analoge Rechnung auf Papier. ZUGFeRD steht für "Zentrale User Guideline Forum elektronische Rechnung Deutschland". Die entscheidende Erleichterung gegenüber heute genutzten Verfahren für elektronische Rechnungen ist der Austausch von Rechnungen ohne vorherige Absprache.

Das FeRD-Format erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten. Die Verbuchung kann vollständig automatisiert werden. Steuer- und handelsrechtliche Anforderungen an elektronische Rechnungen werden berücksichtigt. Ein zusätzlicher Vorteil: Auf jeder Station vom Versender bis zum Empfänger gibt es die Möglichkeit, in die analoge Welt zurückzukehren. Es kann immer noch ganz altmodisch eine Rechnung auf Papier ausgedruckt werden.

Die finale Version 1.0 des ZUGFeRD-Datenformats Extended steht seit ungefähr einem Jahr zum Download bereit. Sie wurde inzwischen rund 5000 Mal heruntergeladen. Die Zahl der Unternehmen, die das Datenformat nutzen, steigt kontinuierlich. Das Bundesverwaltungsamt geht am 1. Juli 2015 in Wirkbetrieb.

Erste Erfahrungen aus der Praxis

Setzen Unternehmen das ZUGFeRD-Datenmodell auf der Rechnungsausgangsseite ein, sparen sie durch den Einsatz des Datenformats verbunden mit einer Prozessoptimierung durchschnittlich zehn Euro je Rechnung. Damit werden die Kosten um 60 Prozent reduziert. Darüber hinaus werden Rechnungen im Mittel 5,3 Tage früher bezahlt als sonst. Dabei ist die Akzeptanz auf der Kundenseite hoch, insbesondere Neukunden akzeptieren elektronische Rechnungen zu fast 100 Prozent.

Auf der Eingangsseite lassen sich Kosten mindestens in gleicher Höhe wie beim Rechnungsausgang sparen. Erste Messungen liegen im Bereich zwischen zwei und 25 Euro; eine deutliche Häufung liegt zwischen zehn und 15 Euro. Die Bandbreite erklärt sich durch die bisherige Verarbeitungstiefe des Rechnungseingangs etwa durch Digitalisierung mit OCR.

Mit dem übergreifenden Datenformat wird der digitale Rechnungsaustausch gerade auch für kleinere Unternehmen ohne vorherige Abstimmung des Datenformats möglich. Die Geschäftsbeziehungen können sowohl zwischen Unternehmen als auch zwischen Unternehmen und Behörden entbürokratisiert werden.

ZUGFeRD-Prozesse
ZUGFeRD-Prozesse
Foto: IAS

Zur Vorgeschichte

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) unter dem Dach der vom Bundeswirtschaftsministerium geförderten Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) hat sich am 14. November 2012 die Aufgabe gestellt, ein übergreifendes Format für elektronische Rechnungen zu erarbeiten. Es sollte für den Rechnungsaustausch zwischen insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen sowie zwischen Behörden und Verbrauchern genutzt werden können.

Die Vision des Bundeswirtschaftsministeriums

Ziel war es, dass der Markt Programme oder Programmerweiterungen anbietet, wie es sie in der Großindustrie beim elektronischen Banking und beim elektronischen Datenaustausch (EDI) bereits gibt. Die Effizienzgewinne sollten vergleichbar sein. Grundvoraussetzung für solche Programme ist ein gemeinsamer Standard für die Daten. Das Beispiel des elektronischen Banking zeigt, dass es möglich ist, einen solchen Standard zu verabreden und dann die Programme für die Beteiligten zu günstigen Preisen anzubieten.

Inhalt dieses Artikels

 

Alexander Lenz

Ein massentauglicher Ansatz ja, aber keiner, der die Bedürfnisse auf Empfängerseite erkannt hat - es sei denn, der Empfänger erwartet nur ein PDF. Aber wozu braucht man dann ZUGFeRD?

Georg Boegerl

ZUGFeRD ist der erste massentaugliche Ansatz zum elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Dafür gibt es mehrere Gründe:

1. Es wurden bestehende offene Standards genutzt und sinnvoll kombiniert: UN/CEFACT CROSS-INDUSTRY-INVOICE + PDF/A (= ISO Standard)

2. Durch die Kombination von PDF (Rechnungsbild) mit XML (Rechnungsdaten) wird die Hürde für den Einstieg zum strukturierten Rechnungsaustausch massiv verinngert: Jeder Versender kann sofort anfangen (wenn er will), weil er sich sicher sein kann, dass alle seine Rechnungsempfänger diese verarbeiten können(manuell, semi-automatisiert, voll-automatisiert)

3. Durch die branchenübergreifende Festlegung auf die §14 UStG-Felder wird sichergestellt, dass JEDER Rechnungsempfänger (ob klein, ob groß) unmittelbar einen Nutzen hat. Diesen Ansatz der "Kern-Rechnung" verfolgt auch die EU-Kommission bzw. das CEN.

Es gibt also keinen Grund mehr, mit dem elektronischen Rechnungsdatenaustausch zu warten. Das Geld (für mehr Effizienz im Rechnungsprozess) liegt auf der Strasse, man muss nur zugreifen (wollen).

Alexander Lenz

ZUGFeRD wurde rein aus Versendersicht konzipiert und der Empfänger hat das Nachsehen. Man schaue sich alleine die drei (!) Varianten von ZUGFeRD einmal an. Außer auf die $14 UStG Inhalte kann man als Empfänger nichts als sichere Inhalte im Datensatz annehmen. Er sind die selben 1:1-Absprachen wie bei allen bereits etablierten Rechnungsformaten nötig, um einen elektronischen Dokumenteneingang zu realisieren. Über Deutschlands Grenzen hinaus ist ZUGFeRD ebenfalls unsinnig. Für welche Zielgruppe kommt das also zum tragen? Es ist eine nette Idee zum Anfangen. Jeder, der sich allerdings tiefer mit der Materie auseinander setzt, wird schnell feststellen, dass ZUGFeRD eine Einbahnstraße ist. Wer ein zukunftsfähiges Konzept verfolgt, wird nicht auf ein Datenformat setzen, welches mit Auslaufen der staatlichen Zuschüsse nicht mehr gepflegt werden wird.

Dirk Haar

Darf man sich mal an den Kopf fassen?
Eine der größten Sicherheitsbaustelle der letzten 10, 15 Jahre, obendrein proprietären Standards, als Heilmittel zu verkaufen nennt man wie?

Ob es nicht wohl auch mit einer reinen XML-Datei oder sowas wie .odt o.ä. funktionieren würde?

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