Gibt es einen Königsweg zum ERP-System?

Vieles wurde schon probiert, um die Unwägbarkeiten und unbekannten Hindernisse bei einer ERP-Einführung zu vermeiden oder wenigstens zu umgehen. Mittelständische Unternehmen trifft hier eine besondere Herausforderung: die Ressourcenknappheit. Nur selten gibt es Stabsabteilungen für die Organisation und IT. Und wenn, dann sind das häufig Einzelkämpfer und allein schon mit den Alltagsproblemen von fehlenden Druckerpatronen bis zum Einrichten neuer Passwörter ausgelastet.

Es kommt also darauf an, alles nur einmal und dann aber richtig zu machen. Ein "Trial-and-Error-Ansatz" ist aufwändig und langwierig. Ideal wäre ein Königsweg, eine leichte und optimale Lösung für diese Aufgabe. Es ist zumindest eine Überlegung wert, ob es das geben kann. Da wäre zum Beispiel die Überlegung, dass in ERP-Systemen alle Vorgänge sowie Bewegungsdaten aus den Geschäftsvorfällen (Kunden-, Produktions- und Einkaufsaufträge) irgendwann, nämlich wenn sie einen Wert für das Unternehmen erzeugt haben, in der Buchhaltung und Kostenrechnung münden. Dahinter - zeitlich danach - kommen nur noch Auswertungen. An den Geschäftsprozessen selbst ändert sich dadurch nichts mehr. Was oder wo aber ist der Anfang?

Bevor also die Logistiker an den Schrauben der Auftragssteuerung drehen - das ist der übliche Einstieg in ein ERP-Projekt -, sollte das Ende des Weges klar vorgegeben sein. Das sind Kontenplan und Kostenstellen (und natürlich die Strukturen des Berichtswesens). Und dann sollte man den Weg ganz langsam und umsichtig rückwärts, vom Ende zum Anfang gehen, und immer fragen: Bin ich noch auf dem richtigen Weg, finden die Daten ihr Ziel, habe ich alle Informationen über Ware und Wert?

Das ist ein Vorschlag zur Orientierung, dem sich letztlich aber kein Teammitglied widersetzen wird. Schließlich wollen alle Anwender dorthin, sie kennen bloß noch nicht den (gemeinsamen) Weg. Viele ziehen es vor, getrennt zu marschieren - der eine kümmert sich um den Vertrieb, er richtet also die Verkaufsprozesse ein, der andere schraubt an der Materialwirtschaft (Artikelstamm und Lagerorganisation) herum und ein weiterer an der Produktionsplanung und Fertigungssteuerung.

Diese Aufgabenteilung erscheint praktisch, ist aber nicht zielführend. Im Gegenteil: Wenn die Rechte (Materialwirtschaft) nicht weiß, was die Linke (Vertrieb) tut, dann hat der in der Mitte (Produktion) ein Wissensdefizit. Und das Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung und Controlling) soll es (die Buchungen der Wertschöpfung) dann wieder so hinbiegen, dass das Ende des Weges erreicht wird. Das ist viel verlangt.

Der Königsweg bei der ERP-Einführung: Da die Ergebnisse aller wertschöpfenden Geschäftsprozesse in die Finanzbuchhaltung einfließen, ist es am besten, man geht beim Einrichten der Prozesse diesen Weg rückwärts. Das hilft, Irrtümer und Abweichungen zu vermeiden.

Es empfiehlt sich, diese Strecke noch vor Beginn der Einführung aufzuzeichnen. Natürlich sollte sich auch jedes Teammitglied den Weg einprägen - ein paar Meilensteine erleichtern die Orientierung. (fn)