Der Messenger-Dienst WhatsApp ist aus der digitalen Welt nicht mehr wegzudenken. Über eine Milliarde Menschen weltweit nutzen WhatsApp zum mobilen Nachrichtenaustausch auf ihrem Smartphone. Auch in der Unternehmenswelt erfreut sich der Messenger-Dienst großer Beliebtheit. Dabei gibt es jedoch datenschutzrechtliche Hürden, die übersprungen werden müssen, damit eine Nutzung im Unternehmen auch datenschutzkonform erfolgt.
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News & Support per Messenger?
Schon heute bekommen viele Menschen ihre Nachrichten über Messenger-Dienste wie WhatsApp. Das könnte bedeuten, dass wir immer seltener nach Informationen auf Webseiten im Internet suchen, sondern uns häufiger mit Bots unterhalten, deren künstliche Intelligenz uns weiter hilft. Dies haben auch immer mehr Unternehmen erkannt, die auf ihre Kunden zugehen und für sie einen Nachrichten- oder Support-Channel anbieten.
In einigen Firmen nutzen die Mitarbeiter Messenger-Dienste auch auf ihren Business-Smartphones. Dies bietet vor allem in multinationalen Unternehmen Vorteile. Über WhatsApp können zum Beispiel kostenlos Text- und Sprachnachrichten ausgetauscht werden. Auch Gruppenchat- und Videotelefonie-Funktionen sind vorhanden.
Nutzung im Unternehmen
Um dem WhatsApp Bedarf in der Unternehmenswelt gerecht zu werden, gibt es seit Januar 2018 sowohl eine WhatsApp Business App als auch eine WhatsApp Business-Platform (API).
Die "WhatsApp Business" App richtet sich an Einzel- und Kleinstunternehmen. Sie ermöglicht das Anlegen eines Unternehmenskontos mit Funktionen wie Produktkatalog und Unternehmensdetails, ist darüber hinaus aber, so wie WhatsApp für Privatanwender, an ein Smartphone gebunden. Ein erstes datenschutzrechtliches Problem kann die (aus praktischer Sicht) zwangsweise Synchronisation des Telefonbuchs des Smartphones darstellen. Befinden sich im Telefon Kontakte, die WhatsApp nicht benutzen und haben diese der Übertragung an WhatsApp auch nicht zugestimmt, wird es wohl an der erforderlichen Rechtsgrundlage für die im Synchronisationsprozess erfolgende Datenverarbeitung mangeln.
Außerdem muss darauf geachtet werden, dass das Cloud-Back-Up deaktiviert ist. Andernfalls besteht die Gefahr, dass es durch die Übertragung der Chat-Inhalte auf die Server des Betreibers Meta in den USA zu einem unzulässigen Drittlandstransfer von personenbezogenen Daten kommt.
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Die WhatsApp Business Platform (API) ist eine offizielle WhatsApp-Schnittstelle, welche sog. Business Solution Provider (BSP) nutzen, um Unternehmen smartphone-unabhängige Softwarelösungen für ihre WhatsApp Kommunikation anzubieten. Sie ermöglicht anders als die WhatsApp Business App einen höheren Funktionsumfang, wie bspw. die Integration von Chatbots durch den BSP.
Außerdem können derartige Lösungen aus datenschutzrechtlicher Sicht bedeutend unbedenklicher sein als die "WhatsApp Business" App. Der Grund dafür ist, dass davon auszugehen ist, dass sich BSP mit Sitz in der EU oder sogar Deutschland der lokalen Anforderungen an den europäischen Datenschutz bewusst sind und diese in ihren WhatsApp Softwarelösungen berücksichtigen. Außerdem kann durch ordnungsgemäß konfigurierte Software die Problematik einer Telefonbuchsynchronisation umgangen werden. Auch die Back-Up Funktion für Chat-Inhalte lässt sich so einrichten, dass Backups auf dem Server des BSPs oder auf dem Server des Kunden gespeichert werden und es somit zu keiner Übertragung der Chat-Inhalte an Meta in den USA kommt.
Es spricht viel dafür, dass sich Unternehmen, die WhatsApp für ihre Kundenkommunikation nutzen wollen, an einen BSP wenden. Denn nur so können sie konsequent sicherstellen, dass es zu keinen datenschutzrechtlichen Verstößen kommt.
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Sollen personenbezogene Daten wie Chatinhalte auf den Servern des BSPs gespeichert werden, sollte darauf geachtet werden, einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem BSP zu schließen. Zwar ist die Nutzung der Softwarelösungen von BSPs im Gegensatz zur WhatsApp Business App nicht kostenlos. Aber in Anbetracht des hohen Bußgeldrahmens für DSGVO-Verstöße und der jüngeren Rechtsprechung zum immateriellen DSGVO-Schadensersatz sollte nicht am falschen Ende gespart werden.
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