Zielgerichtete Verhandlungsbasis schaffen

Entscheidend ist, eine solide Grundlage für die Gespräche mit dem IT-Dienstleister zu schaffen und mit einem klaren Ziel an den Verhandlungstisch zu gehen. Dabei kann man ruhig Tacheles reden. "Nur wer sich reibt, gewinnt an Kontur", lautet beispielsweise das Motto von Jürgen Thiessat, der beim Küchenhersteller Alno die IT verantwortet. Vor einer Vergabe unterschiedlicher IT-Gewerke am Standort Pfullendorf in Baden-Württemberg hat er eine detaillierte Bestandsaufnahme der Infrastruktur und Anwendungen genutzt, um präzise Ausschreibungsunterlagen zu erstellen. Die Leistungsbeschreibungen waren so eindeutig, dass sie später direkt in den Vertragstext übernommen werden konnten. "Wir haben alle Gespräche mit den Anbietern effizient und ergebnisorientiert geführt und bewusst auf unnötige vertriebliche Aufwärmrunden verzichtet. Das hat den sachdienlichen Informationsaustausch für das Projekt und die notwendigen kaufmännischen Entscheidungen zügig vorangebracht”, beschreibt Thiessat das Vorgehen.

IT-Landkarte gibt Orientierung

Wer von Anfang an Wichtiges von Unwichtigem trennt, gewinnt Spielraum. Nicht jede Anwendung ist unternehmenskritisch, und ein Outsourcing-Vertrag muss nicht die komplette Unternehmens-IT abdecken. Ausgehend von dieser Erkenntnis hat Alexander Walter in seiner Zeit als IT-Leiter und CIO bei der Weinig AG in Tauberbischofsheim der Sourcing-Strategie des Herstellers von Spezialmaschinen für die Massivholzverarbeitung ein Profil gegeben. Dazu hat der Manager die Funktionen der IT-Systeme genau mit den Anforderungen der Geschäftsprozesse abgeglichen. Ziel war es, sowohl Schwachstellen als auch Einsparmöglichkeiten aufzudecken. "Auch wenn wir zuvor schon fundierte Erfahrungswerte besaßen, war nach dieser Untersuchung doch vieles klarer erkennbar", schildert Walter seine Erfahrung. Um die Analyse zu veranschaulichen, wurden die Ergebnisse in eine Art Landkarte übertragen. Darin ließ sich etwa aufzeigen, wie sich die IT-Investitionen im Unternehmen verteilen, welche Services welche Prozesse berühren und wo technische Erneuerungen der Weinig AG Vorteile verschaffen könnten. Die Landkarte erwies sich zudem als gute Basis für Ausschreibungsgespräche und Verhandlungen mit IT-Dienstleistern.