Welche E-Mail-Mengen Tag für Tag bewältigt werden müssen, zeigt das Beispiel eines mittelständischen Unternehmens in Deutschland: Für 800 Mitarbeiter sind insgesamt 650 Mailboxen eingerichtet. Täglich treffen zirka 10 000 Mails ein. Selbst wenn sie nach Relevanz gefiltert werden, verbleiben 6000 Mails, die archiviert werden müssen.
Die Datenflut verführt zu einem unvorsichtigen Umgang der Anwender mit den eingehenden Mails. Daher müssen sie mit Hilfe von E-Mail-Policies sensibilisiert werden. Dazu gehört etwa das Aktivieren des Abwesenheitsagenten während des Urlaubs. Empfehlenswert ist die Verabschiedung einer Betriebsvereinbarung zur Nutzung privater E-Mails. Außerdem sollten die Mitarbeiter eine Belehrung über die Archivierung, Filterung und automatisierte Virenprüfung aller E-Mails erhalten sowie unterzeichnen.
Unabhängig davon, ob ein Unternehmen private Mails gestattet oder nicht - eine flächendeckende Kontrolle der Mails ist unzulässig. Eine Kompromisslösung ist die Einrichtung eines Ordners für persönliche Mails. Der Anwender ist dann verpflichtet, persönliche Mails sofort aus dem Posteingang in den Privat-Ordner zu verschieben. Ein Restrisiko bleibt, weil mutwilliges oder fahrlässiges Verschieben einer geschäftsrelevanten Mail in den Privatordner beziehungsweise das Löschen der Mail vor der Archivierung des Posteingangs nicht ausgeschlossen werden kann.
Die Archivierungsmethoden
Zur automatischen Archivierung stehen drei Standardmöglichkeiten zur Verfügung:
1. Die zeitgesteuerte Archivierung:
Hier werden alle Mails nach einer bestimmten Zeitspanne in definierten Ordnern archiviert. Diese Variante ist schnell implementiert und sorgt für eine kontinuierliche Entlastung des Mail-Servers. Eine Variante ist die regelbasierte Archivierung, mit der E-Mails nur dann archiviert werden, wenn sie auch in einem zusätzlichen Ordner gespeichert sind. Sie setzt voraus, dass der Empfänger die E-Mails in den zusätzlichen Ordner verschiebt.
2. Die direkte Postfacharchivierung:
Dabei werden alle E-Mails sofort nach dem Eintreffen archiviert - wahlweise auch die privaten. Aus Datenschutzgründen ist diese Methode hauptsächlich für Funktionspostfächer wie info@ unternehmen.de geeignet. Der Archiv-Server muss hochverfügbar sein, denn die Benutzer greifen direkt auf ihn zu.
3. Archivierung nach Erreichen von Speichergrenzwerten:
Diese Methode eignet sich speziell für Exchange-Server. Hier bietet sich beispielsweise bei einer Mailbox-Größe von 100 MB ein oberes Limit von 90 und ein unteres von 60 Prozent an. Ist der Maximalwert erreicht, archiviert das System automatisch - so lange, bis der untere Grenzwert unterschritten ist.
Eine Sondervariante betrifft die Aktivierung der Journal-Archivierung im Exchange- beziehungsweise Domino-Server. Dabei wird von jeder ein- und ausgehenden E-Mail eine Kopie erzeugt und in einem definierten Postfach gespeichert.