Vier kostenträchtige Gerüchte, aber

Weniger Datenverarbeitung ist manchmal mehr Zufriedenheit

24.07.1992

Was waren das damals für schöne Zeiten, als sich die Mitarbeiter eines Unternehmens vor den DV-Installationen ein wenig fürchteten, das Management sich seiner Sache nicht ganz sicher war, und die Hände der Operatoren mit wahrem Vaterstolz über die meist bläulichen Gehäuse strichen. Den größten Grund zur Klage gab es, wenn wieder mal ein Stapel Lochkarten auf den Boden gefallen war.

Heutzutage hört man eigentlich nur ein großes und einheitliches Gejammer in der Branche: Die Hersteller, die, auf Teufel (beziehungsweise Pleite) komm' raus, bemüht sind, sich gegenseitig preislich zu unterbieten oder mit netten, aber unnützen Features auszustechen. Und die Anwender kommen aufgrund der immer komplexeren Produkte und der kürzer werdenden Innovationszyklen vor Kaufen und Lernen kaum mehr zum Stöhnen.

Bei vielen Nutzern haben sich leider in den letzten Jahren Vorstellungen herausgebildet, die zwar zuweilen erfüllt werden, in der Masse aber Trugschlüsse darstellen und damit Anlaß für vorhersehbare Enttäuschungen liefern. Vier dieser Gerüchte, die von vielen Herstellern tatkräftig am Leben gehalten werden, sollen im folgenden beleuchtet werden.

Gerücht 1: Probleme des Unternehmens, zum Beispiel in der Planung, in der Verwaltung oder in der Logistik, werden durch den Einsatz von DV gelöst.

Auch wenn der Einsatz von DV vor allem von Herstellern als der Problemlöser schlechthin dargestellt wird, findet doch die Lösung jeder Art von Schwierigkeit im Kopf des Bearbeiters statt. Ein Computer kann zum Beispiel helfen, ineffiziente Verfahren der Verwaltung durch pure Rechenleistung erträglich zu machen. jedoch wird sich der allgemeinen Erfahrung nach innerhalb kürzester Zeit ein zusätzliches Aufgabenfeld finden lassen, das die freiwerdenden Ressourcen verschlingt - und nach mehr Computereinsatz schreit. Ebenso erfährt das Management eines Unternehmens in den seltensten Fällen durch DV eine Verbesserung. Ein Computerprogramm kann zwar sehr schnell und korrekt Daten zusammentragen, auswerten und konsolidieren aber die notwendige Intuition, das Fingerspitzengefühl und die richtige, nämlich markt- und situationsgerechte, Bewertung bleibt dem Menschen überlassen. Die zur Zeit überaus angepriesenen Instrumente zur elektronischen Unterstützung der Unternehmensleitung, zum Beispiel MIS und EIS, können einem guten Management die Arbeit sehr erleichtern und die Entscheidungsfindung unterstützen - einem schlechten Management aber höchstens eine Ausrede für falsche Entscheidungen liefern. Ein schönes Beispiel hierfür dürfte die in den Nächsten Jahren stattfindende Öffnung der internationalen Märkte sein. Ein Unternehmen, das sich nicht strukturell auf diese, Herausforderung vorbereitet, rettet auch eine etwas bessere (vielleicht multilinguale?) DV nicht.

Erst wenn ein Problem durch dacht und tatsächlich - das heißt nicht durch schiere Rechenleistung - gelöst wurde, kann der Computer eine wertvolle Hilfe bei der Ein- und Durchführung der Lösung sein. Ansonsten ist er nur ein, allerdings recht teures, Mittel, das Problem zu verlagern oder zu verdecken. Die Fähigkeiten der DV müssen sinnvoll in den Problembearbeitungszyklus eingebunden werden.

Ausschließlich in der vierten Phase, nach der organisatorischen Lösung, wird die Technik zur tatsächlichen Beseitigung der Probleme eingesetzt.

Gerücht 2: je mehr DV im Unternehmen zum Einsatz kommt, desto effizienter wird geplant, produziert und verwaltet.

Daß der konzentrierte Einsatz von Datenverarbeitungstechnologie kaum mit der Leistungsfähigkeit eines Unternehmens korreliert, bestätigen immer wieder Untersuchungen. Bei genauer Betrachtung stellt man fest, daß es dafür auch einige gute Gründe gibt:

- Der massive Einsatz von DV führt zu einem großen Aufwand (Zeit, Geld und Personal) an Beschaffung, Operating, Support und Schulung. Daneben entstehen natürlich hohe Kosten für externe Leistungen, zum Beispiel Wartung und Verbauchsmaterial - von den Mitarbeitern, die zur Bedienung neuer Geräte eventuell erst eingestellt werden müssen, ganz zu schweigen.

- Ein DV-System produziert in den seltensten Fällen direkt geldwerte Leistungen.

Meistens wird es eingesetzt, um Vorgänge zu erleichtern oder zu beschleunigen. Das funktioniert aber nur, wenn für den Einsatz auch ein klares organisatorisches Konzept vorliegt.

Beispiel:In einem mittelständischen Handelsunternehmen wurde ein Buchhaltungssystem auf Unix-Basis selbst- erstellt! Leider hat man in diesem System vergessen, einen Abgleich zwischen ausgestellten Rechnungen und eingegangenen Zahlungen vorzusehen. Kontobewegungen und Journale stehen den Buchhaltern erst nach einigen Tagen in Listenform zur Verfügung. Die Mitarbeiter müssen deshalb neben dem eigentlichen Einbuchen der Belege in die DV noch durch manuelles Aufschreiben aller Buchungsdaten und durch Blättern in den Rechnungskopien Differenzen verfolgen. Um den DV-Einsatz wirtschaftlich zu machen, müssen Einsparungs- und Rationalisierungseffekte auftreten, die den entstandenen Aufwand inklusive laufender Kosten übertreffen.

- Die Produktivität der Mitarbeiter wird durch Computereinsatz nicht unbedingt erhöht. Da verheddert sich das Papier im Laserdrucker, die überaus komplizierte Software hat Fehler, die je nach Mitarbeitercharakter Frust oder Entdeckerlust hervorrufen, das neuerworbene Betriebssystem beinhaltet Spielchen, die getestet werden müssen etc. Zusätzlich kann durch neue Fähigkeiten der Systeme eine Arbeitsweise heraufbeschworen werden, die zwar modern, aber unnötig ist. Beispiel: Früher wurden Briefe einfach, aber schnell auf der Schreibmaschine geschrieben. Heutzutage entstehen sie mit Hilfe eines Tausende von Mark teuren Systems, mit unterschiedlichen Schriftarten, Bildchen und Layoutmöglichkeiten. Das Ergebnis ist, vom Informationsgehalt betrachtet, exakt dasselbe.

Soll der Einsatz von DV tatsächlich eine Effizienz- beziehungsweise Produktivitätssteigerung im Unternehmen erzeugen, so muß auch hier eine ehrliche Planung erfolgen. Ehrlich heißt, daß man, einem traditionellen Verfahren folgend, erst fragt "Was brauche ich wirklich?", bevor man den Markt sondiert und einkauft. Bei der Beschaffung von Drehbänken funktionieren solche Soll-Ist-Überlegungen bekanntermaßen erstaunlich gut. Im DV-Bereich dagegen werden speziell für den Büroeinsatz Systeme beschafft, die komplizierte, kostentreibende und vor allem absolut unnötige Features und Fähigkeiten enthalten. Bei einer Beschaffungsmaßnahme sollte deshalb die Frage "Wozu braucht das Unternehmen dieses?" radikal im Vordergrund stehen. Ansonsten entsteht die Gefahr einer selbsterhaltenden Bedarfs-Beschaffungsspirale.

Beispiel:

- Der neue 386er kann Windows 3.1 fahren! Also kaufen wir Windows 3.1.

- Windows läuft aber mit 8 MB Speicher besser! Also kaufen wir Speicher.

- Mit dem neuen Speicher könnten wir aber Windows xil benutzen! Also kauft man das neue Windows.

- Das neue Windows hat Netzwerkfähigkeiten eingebaut! Also kauft man Netzwerkhardware.

- Der alte PC ist als Server aber viel zu langsam! Also kauft man einen 586er.

- Was wird mit dem System eigentlich gemacht? Die Kaffeekasse!

Gerücht 3: Datenverarbeitung ist ein Werkzeug, das im, Prinzip wie alle traditionellen Werkzeuge oder Maschinen eingesetzt und betrieben werden kann.

Nach weit verbreiteter Meinung lassen sich die in einem Unternehmen benötigten DV-Systeme ebenso wie andere Produktionsfaktoren (Maschinen, Lastwagen, Schrauben) planen, ausschreiben, beschaffen und einsetzen. Leider werden dabei einige grundsätzliche Unterschiede zu den traditionellen Beschaffungsobjekten übersehen:

- DV-Systeme haben eine Komplexität, die ein einfaches Erkennen der Möglichkeiten, Anforderungen und Auswirkungen im täglichen Einsatz nahezu unmöglich machen. Daran ändert sich auch trotz oder gerade wegen der zahllosen Innovationen und angeblichen Verbesserungen der Produkte nichts.

- In einem Betrieb kann die Computer-Hardware und/oder Software nicht problemlos wie besagte Drehbank gegen ein anderes System ausgetauscht werden. Das liegt ebenso an der mangelnden Standardisierung wie an den meist individuellen Bedürfnissen des Unternehmens. Dabei ist die Gefahr eines plötzlichen, meist konkursbedingten Verschwindens auch etablierter Lieferanten - man erinnere sich an den Fall Nixdorf - größer als in anderen Branchen. Ein Systemwechsel funktioniert meist nur innerhalb der Produktpalette eines Herstellers, wodurch das originäre Problem meist nicht beseitigt wird.

- Leider oft notwendige Eigenentwicklungen an Software erfordern bei einem Umstieg neuerlichen, teuren Entwicklungsaufwand.

- Der Einsatz von DV erzwingt zumeist eine Änderung der Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens. Ein Beispiel ist hier die Einführung eines Archivsystems, etwa auf magnetooptischer Basis. Die Art der benötigten Räumlichkeiten ist anders, die Quantität und Ausbildung des Personals ändert sich, das Ablage- und Numerierungs-System muß eventuell geändert werden, Kopier- und Botendienste entfallen durch elektronische Bearbeitung und Versand etc.

- Die Halbwertszeit des Wissens wird immer kleiner. Das heißt, wenn ein Unternehmen den Innovationszyklen folgen will, muß es auch sicherstellen, daß die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Qualifikation auf dem aktuellen Stand zu halten.

Alle diese Probleme und Unannehmlichkeiten beim DV-Einsatz - und viele andere mehr sind zweifelsohne in den Griff zu bekommen, müssen aber bereits vor der Einführung bedacht sein. Daß dies oft nicht der Fall ist, beweist auch die Outsourcing-Welle, die - natürlich nur zum Teil - vom Unvermögen der Anwender im Umgang mit dem neuen Werkzeug profitiert.

Nach nunmehr zirka 30 Jahren der kommerziellen Datenverarbeitung wird es Zeit, daß die Anwender einen Großteil ihrer Wunschvorstellungen, nicht ihrer begründeten Ansprüche, abbauen, realistischer planen und vor allem bei den Herstellern die Erfüllung ihrer , Interessen durchsetzen. i

Gerücht 4: Je neuer die eingesetzte Technologie ist, desto leicht fällt ihre Bedienung, desto effizienter ist ihr Einsatz und desto besser ist die erzielte Produktqualität.

Leider hat auch diese Vorstellung einen Haken. Daß die Handhabung neuer Technologien besser oder effizienter ist, entspringt vielfach nur den Prospekten des Produktvertriebes. Beispiel: Auf den guten alten PCs konnte man noch nicht einem relativ einfachen Befehl Aktionen ausführen lassen. Zugegeben - der Benutzer mußte sich solch einen Befehl einmal merken. Unter den neuen Fenster-, Icon- und Menü-Betriebssystemen beziehungsweise -Anwendungen verbergen sich selbst einfachste Anweisungen in einem Dickicht von Menüs. Das übliche Gegenargument ist: "Da die Bildchen/Menüs aber alle so schön sind, lernt der Mitarbeiter die Benutzung doch intuitiv und innerhalb kürzester Zeit!"

Stimmt schon - aber was ist für das Unternehmen besser: Wenn der Anwender die Arbeiten, die er ausführen soll, mit einem kurzen Befehl startet, den er, von einem einfachen Zettel ablesen kann, oder wenn er sich nach teurer Schulung und spielerischem, intuitiven Lernen gemütlich durch Menüs durchhangelt?

Zweifelsohne ist richtig, daß durch eine neue Technologie die erzielte Qualität, die Produktivität und die Mitarbeitermotivation steigen kann. Doch was ist der Preis? Leider hat noch niemand eine Untersuchung durchgeführt, die zum Beispiel die aufgewendeten Mittel für die Umstellung auf Windows ermittelt und in Relation zu den erzielten Produktivitäts- und Renditezuwächsen setzt.

Die vorherrschende Frustration der Anwender erklärt sich allzuoft aus der Blauäugigkeit, mit der DV im Unternehmen eingeführt wird. Vielleicht liegt der Grund in der - geschichtlich gesehen - relativen Neuartigkeit der DV-Technologie, die immer noch eine blendende Faszination auf die User ausübt, so daß sich diese weniger nach den eigenen objektiven Bedürfnissen richten, sondern lieber den bekannten Hochglanzprospekten und Versprechungen der Hersteller nachlaufen.

Vor dem Einsatz beziehungsweise Ausbau von DV-Systemen sollte nie die Betrachtung von Alternativen auf der Basis konservativer Technologien oder organisatorischer Optimierungen übersehen werden. Denn weniger (DV) ist manchmal mehr (Zufriedenheit)!