Weltweit vereint Siemens sechzehn Unternehmensbereiche unter einem Dach, darunter Information and Communication, Transportation Systems und Medical Solutions. Die komplexen Strukturen des Unternehmens haben Auswirkungen auf die Mitarbeiterorganisation: virtuelle Teams und Englisch als gemeinsame Unternehmenssprache neben Deutsch. Ein Beispiel für die Zusammenarbeit im Cyberspace ist der Bereich Management Learning, eine von fünf Einheiten des Zentralbereichs Corporate Personnel, die für die Entwicklung und Qualifizierung des Managements zuständig ist.
70 Prozent sind zufrieden
In fünf weltweit angelegten Qualifizierungsprogrammen arbeiten Manager aus vielen verschiedenen Unternehmensfunktionen. Da die Teilnehmer aus aller Herren Länder stammen, wäre ein persönliches Zusammentreffen unmöglich beziehungsweise mit unverhältnismäßig hohem Aufwand verbunden. Seit September 2000 treffen sich die Teams daher "in Centra" - einem virtuellen Conference Room.
Udo Dierk, Leiter des Bereichs Management Learning, hat den Einsatz von Collaboration-Software vorangetrieben. Diese sollte sowohl den Kommunikationsprozess in den internationalen virtuellen Teams verbessern als auch die Manager mit neuen Arbeitsformen vertraut machen. "Als wir vor fünf Jahren das Intranet in die Management-Learning-Programme einführten, war das für viele Mitarbeiter noch etwas Fremdes", so Dierk. Bis dahin hatten sowohl die Führungskräfte als auch das Management-Learning-Team neben dem Telefon auf bereits vorhandene Kommunikationsmittel wie Chat Room, Bulletin Boards, Newsgroups und E-Mail zurückgegriffen. Allerdings musste für deren Nutzung die Tastatur verwendet werden. "Und", so Dierk, "das steht bei Führungskräften nicht so hoch im Kurs."
"Centra Symposium" wurde im September 2000 zunächst im Management-Learning-Team, also einem relativ kleinen Kreis, getestet. Die Installation nahm zwei bis drei Tage in Anspruch. Heute haben rund 800 lernende Manager Zugriff auf die Lösung - und etwa 70 Prozent sind nach einer ersten Befragung von deren Einsatz überzeugt. Über die Collaboration-Lösung lassen sich visuelle Elemente wie Powerpoint-Folien, Statistiken und Agenden präsentieren und von allen Teilnehmern gemeinsam bearbeiten. Dierk zufolge bedeutet das "Application Sharing" zuerst einmal ein Mehr an Vorbereitungszeit, "aber der Abstimmungsprozess ist schneller. Was früher mehrere Tage gedauert hat, bekommen wir jetzt in einer Session durch." So steht am Ende jeder Sitzung ein verabschiedetes Dokument mit Zielvereinbarungen, die sich sofort umsetzen lassen. Aufgrund der einfachen Bedienung können sich die Konferenzteilnehmer per Mausklick in die Sitzung einwählen - ist diese erst einmal angelegt und sind die teilnehmenden sowie der moderierende User definiert.
Die Voreinstellung durch die beiden von Centra geschulten Spezialisten stellt außerdem sicher, dass nur autorisierte Teilnehmer Zugang erhalten. Zeitaufwändige Vorbereitungen - wie sie bei Telefonkonferenzen häufig der Fall sind - entfallen damit; doch auch eine virtuelle Sitzung sollte wie eine klassische Präsenzkonferenz vorab vereinbart werden. Hierzu versendet das Programm automatisch eine Einladung an die Teilnehmer, sobald der Termin in den Kalender eingetragen ist. Für das nächste Release ist zusätzlich die Möglichkeit spontaner Meetings vorgesehen. Dann können interessierte Nutzer je nach Zeit und Kommunikationsbedarf auch ohne Voranmeldung an einer bereits laufenden Session teilnehmen.
Die Management-Learning-Teilnehmer treffen sich virtuell inzwischen zehn- bis 15-mal pro Woche zwei bis zweieinhalb Stunden lang. "Und das unabhängig vom Aufenthaltsort und ohne Übertragungsverzögerungen, wie das bei internationalen Telefonkonferenzen früher gang und gäbe war. Disziplin und eine klare Aufteilung sind wichtig.
Virtuelle Moderation
Bereits bei fünf bis sechs Personen sollte ein Moderator bestimmt werden, der das virtuelle Mikrofon in der Reihenfolge an die Teilnehmer weitergibt, in der sie sich für einen Beitrag gemeldet haben", erläutert Dierk. Die Regional-Learning-Manager setzen die Software meist als "Remote Beamer" ein. Bei dieser Konstellation haben alle Kollegen die gleiche Rolle. Die Gesprächsgrundlage bildet ein für alle sichtbares Dokument, das kommentiert und bearbeitet werden kann. Über Buttons wie "Beifall" und "Missfallen" kann der Zuhörer dem Sprecher zudem Feedback geben.
Trotz aller Technik legt der Personalentwickler Dierk Wert darauf, dass sich die Teilnehmer bereits persönlich kennen, bevor sie über das virtuelle Netz kommunizieren. Denn so kann sich jeder hinter der Stimme auch die dazugehörige Person vorstellen - eine Voraussetzung für den langfristigen Erfolg einer über das Internet übertragenen Konferenz. (hk)