Reisekosten und Finanzamt

Welche Steuervorteile Vielfahrer haben

18.07.2012 | von Renate Oettinger (Autor) 
Dr. Renate Oettinger
ist freie Journalistin, Autorin und Textredakteurin. Sie arbeitet für große und mittelständische Unternehmen sowie für Fachverlage.  

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Außendienstler, Home-Office-Mitarbeiter und Führungskräfte, die Filialen betreuen, profitieren von gesetzlichen Neuerungen.
Neuerdings lohnt sich die Reisekostenabrechnung für Vielfahrer steuerlich wieder.
Neuerdings lohnt sich die Reisekostenabrechnung für Vielfahrer steuerlich wieder.
Foto: Klaus Eppele - Fotolia.com

Wer beruflich viel unterwegs ist, kann Reisekosten jetzt wieder in größerem Umfang steuerlich geltend machen. Von den Neuerungen profitieren neben Leiharbeitern, Außendienstlern oder Heimarbeitern auch Führungskräfte, die mehrere Filialen betreuen. Für Unternehmen wird die Abrechnung von Reisekosten deutlich einfacher. Der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC) empfiehlt, Maßnahmen zu ergreifen, um alle Vorteile auszuschöpfen.

Bisher ging die Finanzverwaltung bei wechselnden Einsatzorten auch von mehreren regelmäßigen Arbeitsstätten aus. Infolgedessen konnten Arbeitnehmer für Fahrten mit dem Privat-Pkw nur die Pendlerpauschale von 30 Cent pro Entfernungskilometer als Werbungskosten ansetzen. Bei Nutzung eines Dienstwagens fiel für alle Fahrten zwischen Wohnung und den regelmäßigen Arbeitsstätten zusätzlich Lohnsteuer an. Kürzlich hat der Bundesfinanzhof in drei Entscheidungen klargestellt, dass Arbeitnehmer maximal eine regelmäßige Arbeitsstätte haben (BFH, Az. VI R 55/10, VI R 36/10, VI R 58/09).

Diese bestimmt sich danach, wo der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers liegt. Fahrten zu anderen Einsatzstellen gelten als Dienstreisen. Vorteile für Arbeitnehmer: Sie können für Dienstreisen mit dem Privatwagen jeden gefahrenen Kilometer - also für die Hin- und Rückfahrt - steuerlich geltend machen. Dienstreisen lösen keine Lohnsteuer aus. Zudem lassen sich Verpflegungskosten von bis zu 24 Euro täglich geltend machen. Vorteile für Arbeitgeber: Die komplizierte Abgrenzung zwischen Anfahrten und Dienstfahrten ist passé, die Lohnbuchhaltung wird erheblich vereinfacht.

Die Änderungen im Reisekostenrecht gelten für alle steuerlich nicht veranlagten Zeiträume. "Vielfahrer sollten gegen nicht bestandskräftige Steuerbescheide Einspruch einlegen", empfiehlt Bilanzbuchhalterin und BVBC-Präsidiumsmitglied Angelika Hilgers. In jedem Fall sollten die Neuerungen in der Steuererklärung 2011 berücksichtigt werden. "Besonders hoch sind die Steuervorteile, wenn Arbeitnehmer den Fiskus davon überzeugen können, dass sie gar keine regelmäßige Arbeitsstätte haben", sagt BVBC-Spezialistin Hilgers. "Kurzbesuche in der Firmenzentrale für Absprachen oder Meetings gelten nicht als Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte." Sobald der Arbeitnehmer 20 Prozent seiner vereinbarten Arbeitszeit oder einen ganzen Tag pro Woche in einer betrieblichen Einrichtung verbringt, unterstellt der Fiskus allerdings eine regelmäßige Arbeitsstätte.

Plausibler Nachweis gegenüber dem Finanzamt entscheidend

Entscheidend ist ein plausibler Nachweis gegenüber dem Finanzamt. "Wichtig ist vor allem eine systematische Zeiterfassung", betont BVBC-Expertin Hilgers. "Der Tätigkeitsumfang an allen Einsatzorten sollte exakt dokumentiert werden." Von Vorteil ist eine enge Abstimmung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Klare arbeitsvertragliche Regelungen oder Zusatzvereinbarungen überzeugen auch kritische Finanzbeamte.

Quelle: Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC), www.bvbc.de

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