Beispiel Monatsabschluss

Nimmt man an, dass ein Unternehmen für einen Monatsabschluss regelmäßig am Monatsende Rechnungen erstellt, dann findet dieser Prozess zwar nur zwölfmal im Jahr statt, ist jedoch für das Unternehmen extrem wichtig, da mit ihm der Fluss der Geldmittel bestimmt wird. Typischerweise sind die betroffenen IT-Systeme während des Monatsabschlusses ausgelastet, die restliche Zeit werden sie dagegen kaum genutzt. Wer in diesem Szenario den Prozessablauf genau kennt und in einer BSA-Lösung konsequent implementiert, könnte die im Folgenden aufgeführten Vorteile erreichen.

• Automatischer Start und Ablauf: Der Monatsabschluss startet automatisch und erfolgt in einem definierten Zeitraum, sobald die vorbereitenden Prozesse einen entsprechenden Status erreicht haben. Durch den konsequenten Einsatz von Business-Service-Management und Business-Service-Automation lassen sich in diesem Ablauf Verzögerungen und Probleme frühzeitig erkennen und vermeiden, so dass man mit dem Monatsabschluss pünktlich beginnen kann. Der entsprechende Nachweis wird innerhalb des BSA-Systems geführt und dient unter anderem der Einhaltung von Compliance-Vorgaben, wie sie durch EuroSOX, KontraG und andere Vorschriften gefordert werden.

• Echtzeitnahe Überwachung des Ablaufs: Eine sinnvolle Kombination aus Business-Service-Management und Business-Service-Automation ermöglicht in diesem Szenario die konsequente Überwachung des Monatsabschlusses durch die Operatoren sowie deren vorzeitiges Eingreifen, wenn weitere Automationen ein Abweichen der Kenngrößen signalisieren (Config/Change). Auf diese Weise lassen sich Fehler vermeiden beziehungsweise automatisiert und damit schnell wieder beheben.

• Dynamische Zuordnung von Ressourcen im Netz: Stellt eine BSA/BSM-Lösung fest, dass die Rahmenbedingungen für den Prozess nicht mehr stimmen, da andere, parallele Prozesse zum Beispiel Bandbreite im Netz belegen, dann wäre ein möglicher Automationsschritt, dass man eine auf die Prozessdauer temporär beschränkte QoS-Konfiguration im Netz für die notwendigen Datenbankzugriffe festlegt, um den Prozess zu beschleunigen.

• Dynamische Zuordnung von Ressourcen im Server: Ähnlich verhält es sich mit den Ressourcen auf dem Applikations- und Datenbank-Server. Auch hier kann eine BSA-Lösung dabei helfen, einen optimalen Ablauf zu gewährleisten, indem durch automatisierte Konfigurationsänderungen mehr CPU-Leistung, RAM oder andere Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, sofern ein Prozesszustand dies erforderlich macht.

• Parallelisierung von Abläufen: In der Praxis zeigt sich oft, dass für die Abarbeitung wichtiger betrieblicher Prozesse andere, niedriger priorisierte Vorgänge verschoben werden, um vorsorglich die eventuell betroffenen Systeme nicht zusätzlich zu belasten. Eine konsequente Umsetzung von Business-Service-Automation ermöglicht es jedoch, Prozesse parallel abzuarbeiten und der BSA-Lösung die Entscheidung zu überlassen, eine optimale Ressourcennutzung einzuteilen.

Im Ergebnis bedeutet die Umsetzung des genannten Beispiels in einer BSA-Lösung ein regelmäßiges und beschleunigtes Abarbeiten der Rechnungsstellung. Bereits der frühere Versand der Rechnungen forciert den Geldeingang. Da die Planung knapper ausfallen kann und die parallele Verarbeitung weiterer Prozesse möglich ist, stellt sich auch hier die Wertschöpfung früher ein. Bei Personalwechsel oder anderen gravierenden Änderungen in der Organisation bleiben sämtliche Prozess-Schritte dokumentiert, nachvollziehbar und reproduzierbar. Dies ist besonders wichtig, da sich die Abhängigkeit wichtiger Unternehmensprozesse von Fluktuation, Krankheit oder Streik deutlich reduzieren lässt. Das in einer BSA-Lösung hinterlegte Wissen kann in Backups langfristig konserviert und abrufbar vorgehalten werden. Bei konsequentem Einsatz führt dies schließlich dazu, dass bestehendes Personal mehr Prozesse steuert und überwacht.

Schließlich sollten sich Anwender darüber im Klaren sein, dass sie Revisionssicherheit und das Einhalten von Compliance-Regeln nur über die Einführung einer Business-Service-Automation erreichen. Manuelle Prozesse sind häufig fehleranfällig, kaum dokumentiert und oft nicht nachvollziehbar. Die Protokollierung und automatische Dokumentation aller Vorgänge, immer mit Bezug zum Geschäftsprozess, zählt zu den Kernbestandteilen von Business-Service-Automation.