Was kosten solche Lösungen?
Der Preis solcher Lösungen ist in der Regel projektabhängig. Jedoch gibt es wichtige Anhaltspunkte: Man kann davon ausgehen, dass die Erzeugung einer qualifizierten elektronischen Signatur bei kleinsten Mengen auf zirka 50 bis 60 Prozent der Kosten des Briefportos kommen. Die Kosten für die Verifikation belaufen sich auf rund zehn bis 15 Prozent der Signaturkosten. Die Zahlen gelten für eine SaaS-Lösung und werden günstiger, je höher das so genannte Transaktionsvolumen (also die Anzahl von Signaturen und Verifikationen) wird. In der Regel berechnen sich die Kosten aus einer volumenabhängigen Gebühr sowie einer monatlichen Grundgebühr/einem Wartungsentgelt. Nicht berücksichtigt sind hierbei jedoch die Einmalkosten für die Implementierung von Kunden und den dazugehörigen Regelwerken auf den Systemen des SaaS-Dienstleisters.
Was ist besser: die Signatur in separater Datei oder als Teil des Rechnungsdokuments?
Abhängig vom Lieferanten gibt es Rechnungen, bei denen die Signatur als separate Datei geschickt wird, sowie solche, bei denen die Signatur in das eigentliche Rechnungsdokument integriert ist. Der Vorteil der zweiten Möglichkeit: Der Anwender hat alle erforderlichen Bestandteile der elektronischen Rechnung in einem einzigen Dokument, was den Arbeitsaufwand verringert. Zu den Nachteilen zählt, dass dieses Verfahren nur für PDF-Dokumente existiert. Der Empfänger muss daher mit einem PDF-Reader arbeiten, der diese Dokumente nicht nur anzeigt, sondern auch die Verifikation ermöglicht (zum Beispiel Acrobat Reader ab Version 7). Ein weiteres Manko besteht darin, dass sich die Rechnung nicht direkt weiterverarbeiten lässt, da PDF zu den "bildgleichen Formaten" zählt und kein strukturiertes Datenformat, das ERP- oder Fibu-Systeme verwenden können.
Was tut eine Firma, wenn sie elektronische Rechnungen erhält, aber keine Werkzeuge für elektronische Signaturen besitzt?
Das Unternehmen sollte sich mit einem Dienstleister in Verbindung setzen, der sämtliche notwendigen Verarbeitungsschritte (Verifikation, Archivierung, Datenkonvertierung etc.) für den Rechnungsempfänger realisieren kann. Allerdings muss der Rechnungsempfänger seine Zustimmung zu elektronischen Rechnungen erteilen. Wenn er diese nicht verarbeiten möchte, kann er auf die Zustellung einer Rechnung per Post bestehen.