Fast alle Unternehmen kämpfen heute mit dem Datenüberfluß und leiden gleichzeitig unter Informationsmangel. Isoliert gewachsene Anwendungssysteme leben in ihrer eigenen mehr oder weniger gut dokumentierten Daten- und Dateiwelt. Eine wichtige Aufgabe des Informationsmanagements ist, die Vielzahl der Daten in eine überschaubare Menge an aussagekräftigen Informationen umzuwandeln.
Die "Information als Ressource" hat sich in die Reihe der Begriffe eingeordnet, die zum Allgemeingut von Datenanwendern geworden sind. Das Schlagwort wird mittlerweile von jedem benutzt, und jeder weiß, daß damit die Informationen gleichwichtig neben die klassischen Produktionsfaktoren Kapital, Personal und Anlagen gestellt werden. Ein alter Hut also, dem man deshalb endlich die ihm zustehende Organisationseinheit zugeordnet hat, das Informationsmangement. Und als Verantwortlicher für dieses Informationsmanagement wird dann derjenige bestimmt, der schon bisher für Informationssysteme zuständig war: der DV- oder auch der Org.-Leiter. Als zusätzliche Ermahnung bekommt dieser dann von der Geschäftsleitung mit auf den Weg, sich seiner alten Datenbestände als neuer Ressource bewußt zu werden und entsprechend sorgfältig damit umzugehen.
Diese Betrachtungsweise ist sicher übertrieben, aber in vielen Unternehmen hat man tatsächlich den Eindruck, daß mit der Benennung eines Informationsmanagers dem Trend in die neue Richtung Genüge getan wurde und man danach zum bisher bekannten Alltag zurückkehren konnte mit den Aufgaben
- Hard- und Softwareauswahl und Implementierung,
- Entwurf einer Hard- und Softwarearchitektur für zentrale und dezentrale Anwendungen,
- Bereitstellung der Infrastruktur für Informationsanwender aus den verschiedenen Unternehmensbereichen,
- Pflege von Standards und Verfahren.
Aber ist das wirklich alles, womit sich das Informationsmanagement auseinandersetzen muß? Unbestritten ist, daß die strategische Ausrichtung der Informationstechnologie ein wesentlicher Aufgabenkomplex des Informationsmanagements ist und die oben genannten Aufgaben heute komplizierter geworden sind als je zuvor.
Informationsmanagement verirrt sich im DV-Dschungel
Das technische Angebot mit seiner Fülle von Möglichkeiten ist nicht nur umfangreicher und unübersichtlicher geworden, sondern wirft durch die noch fehlende Standardisierung Probleme hinsichtlich Kompatibilität und Integration auf, man denke nur an die unterschiedlichen Netzwerktypen, Kommunikationstechnologien, CIM-Produkte. Es ist nicht verwunderlich, daß sich das Informationsmanagement heute leicht in diesem DV-Dschungel verliert.
Aber nehmen wir einmal an, die EDV-technische Welt sähe anders aus. Strategisch übersichtlicher, aufgeräumter, klar strukturiert und ohne jegliche technische Probleme. Was stünde dann den Unternehmen noch im Wege, endlich die ersehnten Möglichkeiten zum Austausch aller gewünschten Informationen voll einzusetzen? Jeder könnte dann doch - im Rahmen seiner Berechtigung selbstverständlich - endlich die Informationen der anderen nutzen, verändern, neue Informationen kreieren und wieder zur Verfügung stellen? Was hinderte ihn noch daran?
Das schöne Bild ist zwar verlockend, aber leider sehr trügerisch. Denn der noch so perfekte Stand der Technik wird dann nicht mehr darüber hinwegtäuschen, daß zwar Bits und Bytes beliebig verteilt werden können, deren Informationsgehalt aber weiterhin unbekannt oder zumindest mißinterpretierbar wäre. Spätestens dann würde bewußt, daß das Informationsmanagement von heute wesentlichen Aufgaben für morgen noch nicht ausreichend gerecht wird (siehe auch Gastkommentar in der CW Nr. 18 vom 28. April 1989)
- Informationsplanung und Informationsstrategie
- Entwurf einer Anwendungsarchitektur
- Planung von Softwareanwendungen.
Diese drei Aufgabenbereiche sind eng miteinander verzahnt, denn eine sinnvolle Planung einzelner Softwareanwendungen muß auf einer vorher aufgestellten, auf die Zukunft ausgerichteten Anwendungsarchitektur beruhen. Die Anwendungsarchitektur selbst wird sich wiederum an den Ergebnissen von Informationsplanung und -strategie ausrichten müssen, so daß diese Aufgabe langfristig als zentrale logische Basis angesehen werden kann. Die folgenden Ausführungen werden sich deshalb auf diese Basisaufgabe beschränken.
Informationsplanung hat dabei zwei Aspekte. Sie verlangt zunächst, sich mit der Information an sich gezielt und detailliert auseinanderzusetzen. Und sie braucht die betriebswirtschaftlichen Funktionen, die die Informationen erzeugen und verarbeiten. Doch Dreh- und Angelpunkt bleibt die Information an sich.
We are still confused - but on a global level
Zunächst steht also die Information im Vordergrund. Informationen ,erhält man erst dann, wenn Daten um ihren semantischen Inhalt, also ihre Bedeutung ergänzt und damit interpretierbar werden. Der Stand in den Unternehmen heute spiegelt aber überwiegend noch das Bild der konventionellen Datenverarbeitung wieder, nicht das gezielter Informationsverarbeitung.
Fast alle Unternehmen kämpfen heute mit dem Datenüberfluß und leiden gleichzeitig unter Informationsmangel. Isoliert gewachsene Anwendungssysteme leben jedes in seiner eigenen, mehr oder weniger gut dokumentierten Daten- und Dateiwelt, bei der keiner vom anderen weiß und mit dem anderen bestenfalls über aufwendige Schnittstellen kommuniziert. Verständigung über Daten setzt aber ein gemeinsames Verständnis der Daten voraus. Doch noch sind Homonyme - Begriffe gleichen Namens, aber unterschiedlicher Bedeutung - und Synonyme - Begriffe verschiedenen Namens, aber gleicher Bedeutung - sowohl in den Anwendungssystemen als auch in den Fachbereichen an der Tagesordnung.
Anwendungen, deren Aufgabe es ist, aus Basisdaten verschiedener operativer Systeme verdichtete Auswertungen für Disposition oder sogar für Entscheidungsunterstützung zu erstellen, haben es deshalb sehr schwer, zuverlässige Ergebnisse zu liefern. Denn Zuverlässigkeit kann nur dann gewährleistet werden, wenn sichergestellt wird, daß die zusammengezogenen Basisdaten nicht nur gleich heißen, sondern auch wirklich dasselbe bedeuten. Da in vielen Unternehmen klare Definitionen und Beschreibungen der Datenbedeutung noch fehlen, darf an der Aussagefähigkeit mancher Auswertung gezweifelt werden.
Diese Situation ist aber nicht durch den Einsatz neuer Technologien zu verbessern, die die zweifelhaften Ergebnisse nur schneller verteilen. Neue Technologien allein könnten diese Situation sogar eher verschlimmern, indem sie genial helfen, lokale chaotische Zustände auch noch global auszudehnen frei nach dem Motto: "we are still confused, but on a global level".
Datenmenge verständlich und nutzbar strukturieren
Eine der wichtigsten Aufgaben des Informationsmanagements ist deshalb, die Vielzahl der vorhandenen Daten in eine überschaubare Menge an aussagekräftigen Informationen zu überführen und das in einer Struktur, die allen Informationsverwendern verständlich und damit auch nutzbar ist. Diese Struktur ist das altbekannte Datenmodell. Ein Datenmodell ist eine Abbildung der Informationen des Unternehmens (oder Teilbereichen davon) und deren Zusammenhängen, und zwar aus rein fachlicher, also betriebswirtschaftlicher Sicht, unabhängig davon, wie sie in der DV-Welt realisiert sind.
Die Bedeutung eines solchen unternehmensweiten Datenmodells ist heute nahezu unumstritten und Aufbau und Pflege sollten Aufgaben des Datenmanagements sein, dem integralen Bestandteil des Informationsmanagements. Noch sieht die Wirklichkeit aber so aus, daß sich erstaunlich wenige Unternehmen an seinen Aufbau wagen. Einer der Gründe dafür scheint zu sein, daß man vor dem Adjektiv "unternehmensweit" zurückschreckt, da es nach einer Aufgabe klingt, die wegen ihrer Größe nicht zu bewältigen ist. Aber es gibt realistische und machbare Wege, auf denen man sich schrittweise dem "unternehmensweit" annähern kann, ohne den Boden unter den Füßen zu verlieren. Einer dieser Wege führt zu dem, was hier "Unternehmensweites Datenmodell" genannt werden soll, der andere zum Ergebnis des "Unternehmensdatenmodells". Der Aufbau beider Modelle beruht auf derselben theoretisch fundierten und in der Praxis erprobten Methode, der Datenanalyse, auf die hier nicht weiter eingegangen werden soll. Die beiden Modelle unterscheiden sich in ihrer Zielrichtung und vor allem in ihrem Detaillierungsgrad, beide Modelle sollen projektübergreifende Informationsplanung und -verwendung ermöglichen, allerdings jeweils mit einer etwas anderen Ausprägung.
Das Unternehmensweite Datenmodell
Das Unternehmensweite Datenmodell entspricht dem heute "gängigen" Datenmodell und hat den sicher sehr weitgesteckten Anspruch, folgende Ziele erreichen zu wollen:
- eine vollständige Basis aller Informationen des Unternehmens zu bieten (inklusive eines fachlichen Datenkatalogs), die als detaillierte Verständigungsgrundlage zwischen Fachbereichen untereinander und mit der DV dienen kann,
- eine Vorgabe zu liefern, mit deren Hilfe Datenbankstrukturen abgeleitet werden können,
- Projektschnittstellen klein zu halten.
Wie ist dieser hohe Anspruch zu realisieren? Ein solch detailliertes Datenmodell kann realistischerweise nicht in einem Schritt entstehen, sondern muß aus vielen kleinen Teildatenmodellen aufgebaut werden. Jedes einzelne Teilmodell entsteht als Ergebnis der Anwendung von methodischer Datenanalyse in einem Projekt. Jedes Projekt erstellt damit ein auf seinen Informationsbereich begrenztes, projektbezogenes Datenmodell. Die Begriffe, die es in diesem Datenmodell verwendet, haben allerdings den Anspruch, bereits für das gesamte Unternehmen definiert und gültig zu sein. Das Unternehmensweite Datenmodell entsteht dann "Bottom-Up" aus der Zusammenführung der einzelnen Projektergebnisse zu einer gemeinsamen Struktur.
Die Praxis zeigt, daß dieses Vorgehen den Vorteil hat, daß
--- jedes Projekt den Einsatz der Datenanalyse für sich selbst zunächst als Hilfe begreift,
--- das Ergebnis "Projektdatenmodell" sofort genutzt wird,
- das Projektergebnis mit überschaubarem Aufwand zu einem großen Detaillierungsgrad gekommen ist.
Bei diesem Vorgehen ergeben sich allerdings Probleme beim Zusammenführen der einzelnen Teilmodelle. An den Schnittstellen zweier Projekte stellt sich oft heraus, daß die vermeintlich unternehmensweite Bezeichnung und Definition der Daten doch nur aus der eingeschränkten Projektsicht seine volle Gültigkeit besitzt und nun mit den Sichten der anderen Projekte abgestimmt werden muß.
Informationsfluß steigert Effektivität von Projekten
Diese Abstimmung ist ein teils aufwendiger Prozeß, der noch dazu auf die menschliche Schwäche Rücksicht nehmen muß, selbst Erarbeitetes fälschlicherweise als Eigentum zu begreifen.
Aufwendig ist der Prozeß aber auch deshalb, weil geänderte Namen und Strukturen Auswirkungen auf andere Projektergebnisse - zum Beispiel Funktionsablaufbeschreibungen - haben können und ein Projekt womöglich deshalb bisherige Ergebnisse ändern muß. Der aus Projektsicht verständliche Ärger läßt sich nur dann mildern, wenn
- jedes Projekt über die Unternehmensstrategie der gemeinsamen Informationen ausreichend informiert ist und sich dieser verpflichtet fühlt,
- jedes Projekt gleich zu Beginn von den Ergebnissen bisheriger oder laufender Projekte informiert wird und diese auch aktiv nutzen kann und damit Aufwand und vor allem Mühe spart.
Dieser Weg zeigt sofort einen Nutzen, denn bereits die ersten Ergebnisse des ersten Projekts sind ein Schritt zur Ordnung in den Informationen, ohne die ein Informationsmanagement langfristig machtlos ist. Als Grundlage einer Informationsplanung kann das Unternehmensweite Datenmodell aber frühestens nach zwei Jahren benutzt werden, denn so lange dauert es, bis mehrere Projekte Ergebnisse geliefert haben, die qualitätsgesichert und miteinander abgestimmt sind.
Das Unternehmensdatenmodell dagegen zeigt sehr schnell seinen Nutzen, weil es als eigenständige Aufgabe, losgelöst von Projekten aufgebaut wird.
Mit anderem Ziel: das Unternehmensdatenmodell
Das Unternehmensdatenmodell verfolgt primär eine andere Zielrichtung als das Unternehmensweite Datenmodell. Es will zu keinem detaillierten Datenkatalog kommen und wird nie die vollständige Basis aller Informationen im Unternehmen darstellen. Dagegen soll es
--- auf oberster Ebene eine Übersicht über die Informationen des Unternehmens bieten,
--- Informationsversorgungsbereiche ("Themendatenbanken") erkennen lassen, zu denen diese Informationen zusammengefaßt werden können,
--- eine Entscheidungshilfe sein, Projekte bei der Initialisierung zielgerichteter als bisher gegeneinander abgrenzen zu können,
und nicht zuletzt
--- ein Ergebnis sein, mit dem die Leitungsebene des Unternehmens allen Informationsverwendern demonstrieren kann, daß sie den Begriff "Information" selbst ernst nimmt.
Diese Ziele einer gemeinsamen Übersichtsstruktur des Unternehmens sind nicht dadurch zu erreichen, indem einzelne Projektergebnise "Bottom-Up" zusammengeführt und dabei wieder nach oben zusammengefaßt werden. Ein Unternehmensdatenmodell kann nur in einem eigenständigen Projekt erarbeitet werden, an dem die Managementebenen des Unternehmens beteiligt sind, denn es ist Übersichts- und nicht Detailwissen gefragt. Dabei ist unter dem Management natürlich das der Fachbereiche gemeint, denn nur dort können Daten betriebswirtschaftlich definiert werden. Über Interviews werden die Daten erhoben die für diese Ebene relevant sind und die fachlich miteinander in Beziehung stehen. Es versteht sich von selbst, daß dabei Definition und Beschreibung dieser Daten eine andere Qualität haben werden als die des Unternehmensweiten Datenmodells im Unternehmensdatenmodell werden zwar klare und eindeutige Zusammenhänge aufgezeigt, aber immer mit der Zielrichtung der Vereinfachung und der groben Abstraktion.
(Man beachte, daß die Zielrichtung hier nicht eine ständige Verfeinerung der Informationen bis zum letzten Detail verfolgt - also ein endloses Top-Down-Vorgehen - , sondern den Aufbau eines groben Übersichtsmodells, das auch weiterhin nur auf diesem groben Level gepflegt werden wird.)
Projektvorlage mit klarer Aufgabendefinition
Da das Unternehmensdatenmodell eine eigenständige Investition ohne direkte Umsetzung in eine DV-Anwendung ist, muß sein erster Aufbau in einer maximalen Zeit von sechs Monaten abgeschlossen sein. Das Modell kann nach dieser Zeit unmittelbar bei der Initiierung von Projekten genutzt werden. Das Unternehmensdatenmodell wird als eine sofort verfügbare Vorlage an Projekte weitergegeben mit einer klaren Definition, welcher der beschriebenen Themenbereiche zur Aufgabe eines Projekts gehört.
Projekte können so im Vorfeld gegeneinander abgegrenzt werden, wobei ihre Schnittstellen untereinander wenigstens auf grober Ebene festliegen. Diese vorausschauende Schnittstellenbeschreibung vermindert den späteren Abstimmungsaufwand für die Projekte deutlich, da jedes Projekt seine "Datengrenzen" kennt und von Anfang an weiß, mit welchen anderen Projektpartnern ihn das Informationsmanagement zur Abstimmung zusammenbringen wird. Die Ergebnisse der Verfeinerung in den Projekten werden nicht in das Unternehmensdatenmodell eingefügt, sondern wachsen dann wieder zum eigenständigen Unternehmensweiten Datenmodell zusammen.
Unternehmenweites Datenmodell und Unternehmensdatenmodell sind also keine Entweder-Oder-Modelle sondern im besten Sinne eine gegenseitige Sowohl-Als-Auch-Ergänzung.
Was aber haben nun diese beiden Modelle mit zukunftsgerichteter Informationsplanung und Informationsstrategie zu tun, werden sie nicht schon von der Datenadministration verwaltet? Das Problem heute liegt eben im Begriff des Verwaltens, das mit Management und also mit Strategie und Planung wenig zu tun hat. Viele Unternehmen haben mit dem Aufbau eines Unternehmensseiten Datenmodells begonnen, doch seine Nutzung ist noch überwiegend auf die Vereinheitlichung von Begriffen und Informationszusammenhängen beschrankt. Gemessen am sonst herrschenden
Datenchaos ist diese Beschränkung Allerdings ein großer Fortschritt, der allein schon einige Anstrengungen wert ist. Doch Daten- und Informationsplanung wollen mehr und eröffnen langfristig andere Perspektiven.
Informationsplanung soll dazu führen, den heutigen "Versorgungszustand" des Unternehmens mit Informationen an Zukunfstbildern zu messen und zu gewichten, um daraus notwendige Versorgungslücken zu erkennen und zukünftige "Versorgungslagen" simulieren und optimieren zu können. Das aber setzt voraus, daß nicht nur die Informationen des Unternehmens bekannt sind sondern auch die Funktionen, die mit der Benutzung dieser Informationen verbunden sind. Erst die Gegenüberstellung eines Datenmodells mit den Funktionen oder Funktionsbereichen, die für eine Verbesserung oder Ausweitung strategisch wichtiger Geschäftsfelder notwendig sind, laßt Informationslücken und überflüssigen Informationsballast erkennen.
Was aber bedeutet das in Hinsicht auf die beiden oben genannten Typen von Datenmodellen? Das Unternehmensweite Datenmodell ist schon allein wegen seiner Detaillierung nur für planerische Aspekte im Detail geeignet, also dann, wenn es um die konkrete Ausgestaltung einzelner bereits eingegrenzter Themenbereiche geht. Für dispositive oder strategische Aspekte dagegen ist dieses Modell ungeeignet. Und doch ist es in vielen Fällen das einzige Modell, das das Informationsmanagement heute - wenigstens zum Teil - vorfindet.
Grundlage für Themendatenbanken
Wer aber beginnt mit strategischen Managementaufgaben in den anderen Unternehmensbereichen wie dem Finanzamt auf der operativen Ebene? Das Informationsmanagement wird dagegen noch häufig dazu degradiert, sich ausschließlich mit dem Tagesgeschäft - dem Unternehmensweiten Datenmodell - auseinandersetzen zu müssen, anstatt die Basis für seine Managementaufgaben legen zu können: dem Unternehmensdatenmodell.
Das Unternehmensdatenmodell bietet dem Management - und hier nicht nur dem Informationsmanagement -zum ersten Mal und in kurzer Zeit eine definierte und allen gleich verständliche Grundlage für die eigenen Informationen und Informationsbiereiche (Themendatenbanken). Dieses Modell laßt eine sinnvolle und überschaubare Zuordnung der Informationen zu Funktionsbereichen und Organisationseinheiten des Unternehmens zu. Es unterstützt so den Aufbau eines umfassenderen Modells, auf dem eine bewußte Gestaltung und die Simulation der zukünftigen Informationswirtschaft erst möglich wird.
Und noch ein Vorteil hegt auf der Hand: Das Unternehmensdatenmodell bezieht das betriebswirtschaftliche Management von Anfang an in zielgerichtetes Denken in Informationen und Informationszusammenhänge ein. Datenmodell und Informationsmanagement werden so für alle Betroffenen greifbar und zu einer Verpflichtung von heute, sich auf die "Suche nach der Information von morgen" zu begeben.