Unsere Arbeitswelt befindet sich im Wandel. Die Verfügbarkeit von digitalen Informationen und Daten entscheidet immer häufiger über die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Sie ist die Grundlage dafür, dass Knowledge Worker produktiver arbeiten, interne Prozesse beschleunigt und Kunden schneller bedient werden können. Ein Paradigmenwechsel beim Umgang mit Informationen, Dateien und Dokumenten ist daher aus IDC-Sicht zwingend erforderlich.
Das Potenzial von Mobile Content Management
Dokumente und E-Mails sind das Handwerkszeug von Wissensarbeitern im heutigen digitalen Zeitalter. Etwa die Hälfte der Arbeitszeit wendet ein Mitarbeiter im Durchschnitt für die Erstellung, Bearbeitung oder Suche von Dateien und E-Mails auf. Doch zu häufig verschwenden Anwender Zeit mit der Suche und Ablage von Dateien, haben mit Medienbrüchen oder verschiedenen Versionen zu kämpfen. Nach Einschätzung von IDC liegt hier erhebliches Potential brach. Ziel sollte es sein, die Mitarbeiter der Fachabteilungen durch Software-Lösungen zu entlasten und ihnen auf diese Weise mehr Raum für ihre Kernaufgaben zu geben.
Mobile Content Management (MCM) leistet dazu einen zentralen Beitrag. Es bietet der Unternehmens-IT einen Weg, um den Zugriff auf Dateien oder Dokumente aus verschiedenen Datenquellen auf mobilen Geräten zu ermöglichen. Entsprechende Lösungen stellen Mechanismen bereit, die zur Absicherung des Dokumentenaustauschs zwischen Mitarbeitern, Kunden und Partnern und zu deren Integration in bestehende Workflows beitragen.
- Hybrid Cloud wird zum Mainstream-Thema.
Chris Wolf, Chief Technolgy Officer (CTO) bei VMware in den USA, hat im vergangenen Jahr eine Tendenz zu Multi-Cloud-Strategien beobachtet, die sich seiner Einschätzung nach 2015 verstärken wird. „CIOs wollen die Flexibilität nutzen, die Hybrid-Cloud-Umgebungen bieten“, sagt Wolf. „Und Senior IT-Entscheider werden in Hybrid-Cloud-Architekturen investieren, um ihre Anwendungen und Services zukunftssicher zu gestalten.“ Mit dieser Einschätzung ist der VMware-Manager nicht allein. Für Marc Malizia, CTO bei RKON Technologies, einem Anbieter von Managed-Cloud-Lösungen, wird sich der Trend nicht mehr umkehren: „Die Cloud ist nun schon seit einigen Jahren ein ganz heißes Thema. Unternehmen legen Anwendungen in die Wolke, um schneller zu werden, die Kosten zu senken und einen höheren Servicelevel zu erreichen.“ Malizia erwartet, dass sich 2015 sehr viele Firmen für ein Hybrid-Cloud-Modell entscheiden und dabei externe Cloud-Services mit ihrer hausinternen Private Cloud integrieren werden. - Enterprise Mobile Apps heben ab.
Mobile CRM wird eines der Themen sein, die Enterprise-Software auf mobilen Endgeräten zum Durchbruch verhelfen. Dazu hat nicht zuletzt Salesforce.com beigetragen, das 2014 massiv in seine Mobile Apps investiert und auch seine Integrationspartner dazu gedrängt hat. Mark Seemann, CEO von Synety, einem Spezialisten für die Integration von VoIP-Telefonie in Business-Anwendungen, sieht „Mobile als das wichtigste Schlachtfeld für die großen CRM-Anbieter“. Die Funktionalität der zahlreichen Apps werde sich weiter der von klassischen Web-basierten CRM-Lösungen annähern. Michael DeFranco, Gründer und CEO von Lua, einem Anbieter von sicheren Messaging-Lösungen für Unternehmen, stimmt zu: “Die Mitarbeiter von Unternehmen halten sich immer seltener in ihren Büros und immer häufiger beim Kunden auf. Lösungen wie CRM oder BPM, die mobil einsetzbar sind, werden essenziell.“ Allerdings müsse deren Design optimal auf die Bedürfnisse und das Verhalten mobiler Nutzer abgestimmt sein. Die störungsfreie Kommunikation und Teamarbeit mit den Kollegen im Büro und unterwegs sei erfolgskritisch. - Enterprise Software wird im Abo bezogen.
Anstatt Lizenzen zu kaufen, werden Anwender im großen Stil auf Subskriptionsmodelle wechseln. Das erwartet unter anderem Engin Kirda, Mitgründer und Chief Architect des Security-Anbieters Lastline. „Die Abrechnung von Pro-User- und Pro-Jahr-Gebühren kommt auch für Enterprise-Software und ersetzt Pauschalpreise für Lizenzen und teure Software-Preloads für proprietäre Hardware.“ Nicht nur Enduser-bezogene Anwendungen würden künftig so berechnet, sondern auch Enterprise-Software und -Services – beispielsweise Lösungen für das Data Center Management oder die Einbruchserkennung und –vorbeugung. Die neuen Pricing-Modelle seien besser kalkulierbar und skalierbar. - In-Memory Computing trennt Spreu und Weizen im ERP-Markt.
„Plattformen wie SAP HANA oder Oracle In-Memory Application werden vor allem im Großkundenmarkt den Unterschied zur Konkurrenz ausmachen“, meint Glenn Johnson, Senior Vice President bei Magic Software Enterprises, einem Anbieter von Anwendungs-, Mobility- und Integrationslösungen. “In dem Maße, wie der Hype um Big-Data-Lösungen zunimmt, wird es für ERP-Unternehmen, die – anders als die ganz großen Player - keine In-Memory-Lösungen haben, schwieriger.“ - ERP-Welten öffnen sich für tiefe Integration.
„ERP wird flexibler und ermöglicht die Einbindung neuer Einkaufs-, HR- und Kundenservicelösungen“, beobachtet Michael Golz, Senior Vice President und CIO von SAP Americas. SAP habe einige strategische Übernahmen getätigt, darunter die des auf Reisekosten-Management spezialisierten Anbieters Concur. Solche Lösungen könnten ERP-Kunden helfen, den Wert ihres Systems zu erhöhen und den Rahmen auszuweiten. Damit verschwänden die Grenzen zwischen den Enterprise-Software-Systemen immer mehr, und der Wert von IT-Investitionen steige. „Historisch wurden ERP und CRM als zwei separate Systemwelten gesehen“, ergänzt Jeremy Roche, CEO von FinancialForce, einem Anbieter von ERP-Software auf der Salesforce-Plattform. Mittlerweile realisierten viele Unternehmen aber den großen Wert, der darin liege, die Trennung zwischen Front- und Back-Office-Prozessen aufzuheben und das ERP-System ähnlich wie die CRM-Welt weiter in den Vordergrund zu rücken. „Anstatt zu erlauben, dass wichtige Kundeninformationen irgendwo im Unternehmen verteilt herumliegen, gehen Unternehmen daran, CRM und ERP zu einem einzigen System of Engagement zu verschmelzen. So können sie die gesamte ‚Customer Journey‘ begleiten – von der Geschäftsanbahnung bis zur Auslieferung des Produkts und nachgelagerten Service-Prozessen.“ - Open Source gewinnt weiter an Bedeutung.
Data Warehousing und Business Intelligence waren lange die Domäne einiger weniger Anbieter von proprietärer Software. Das hat sich geändert. „In den vergangenen zehn Jahren haben sich Techniken wie Hadoop oder später auch Apache Spark als preiswerte Open-Source-Alternativen etabliert, die sowohl vom Maßstab als auch von der Raffinesse her alles mitbringen, um große Datenmengen analysieren zu können“, beobachtet Ali Ghodsi, Mitgründer von Databricks. 2015 werde diese und andere Open-Source-Software noch tiefere Spuren in der Enterprise IT hinterlassen. „Das Hadoop-Ökosystem soll bis 2020 einen Gesamtwert von 25 Milliarden Dollar erreichen“, beruft sich Ghodsi auf Marktforscher. Und Spark werde inzwischen von mehr als zehn Anbietern vermarktet, darunter Größen wie SAP, Oracle, Microsoft und Teradata. Alle großen BI-Tools wie Tableau, Qlik oder MicroStrategy würden unterstützt. - BI-Software wird visuell und einfacher zu nutzen.
„2015 werden Business-Intelligence-Lösungen so gut aussehen wie sie funktionieren - und so gut funktionieren wie sie aussehen“, sagt James Richardson, Business-Analytics-Stratege bei Qlik, einem Anbieter von BI- und Datenvisualisierungswerkzeugen. „Unternehmenskunden verlangen BI-Lösungen, die einfach zu nutzen sind – Self-Service-Lösungen. Visualisierung ist der Schlüssel dafür. Indem Daten in einfach zu erfassende Graphen und Charts aufgelöst werden, können User die Inhalte schnell und auf natürliche Art erfassen. Damit werden die Barrieren zwischen den Menschen und ihren Daten beseitigt“, so der Qlik-Manager. - Social-Web-Analyse wird selbstverständlich.
„2014 haben wir gesehen, dass die Unternehmen ernsthaft damit begonnen haben, Social Data zu analysieren“, sagt Ellie Fields, Managerin bei Tableau Software. Dieser Trend werde sich 2015 weiter verstärken. „Indem Konversationen im Social Web analysiert werden, können Unternehmen herausfinden, worüber ihre Kunden reden und wann ein Thema zu einem Trend wird.“ Social Intelligence sorge dafür, dass Firmen schneller würden und auf Kundenanforderungen, -wünsche und -beschwerden zeitnah reagieren könnten. Wer hier nicht aktiv werde, bringe sich gegenüber dem Wettbewerb ins Hintertreffen.
Vier Wege zu mobilen Workflows
IDC gibt einige Denkanstöße, wie Unternehmen zu echten mobilen Workflows kommen und was sie bei der Implementierung von MCM-Lösungen beachten sollten:
1. Setzen Sie geräteübergreifendes Dokumenten-Management um
In vielen Unternehmen besteht ein Wildwuchs an On-Premise- und cloudbasierten Speichermöglichkeiten. Dies führt unter Umständen sogar dazu, dass Anwender unternehmensintern verschiedene Lösungen nutzen und Probleme bei der Zusammenarbeit mit Kollegen vorprogrammiert sind. Setzen Sie daher auf eine einheitliche Dokumentenplattform, die bestehende Speicherdienste integriert. Mit dieser Maßnahme werden Sie nicht nur die Mitarbeiterproduktivität, sondern auch die Sicherheit, Transparenz und Compliance beim Dokumentenmanagement deutlich verbessern.
2. Optimieren Sie die Sicherheit von Firmendokumenten in Consumer File Sharing Tools
Die vielgefürchtete Schatten-IT ist in vielen Unternehmen deutlich präsenter, als das vielen IT-Entscheidern bewusst ist. Ein grundsätzliches Verbot, private File-Sharing-Dienste im Job zu nutzen, wird erfahrungsgemäß aber oftmals ins Leere laufen - Mitarbeiter können sehr kreativ werden, wenn es darum geht, derlei Verbote zu umgehen. Aus unserer Sicht ist es vielmehr zielführend, die Sicherheit von Firmendateien beispielsweise durch eine Verschlüsselung zu gewährleisten, egal in welchem Repositority oder Standort sie sich befinden. Dies hat vor allem den Vorteil, dass Anwender weiter mit den Tools arbeiten können, die ihnen vertraut sind.
3. Binden Sie mobile Dokumente in Workflows ein
Die Arbeit an Dokumenten kann nicht losgelöst vom Rest betrachtet werden. Sie ist in der Regel Teil eines Workflows, der sich durch die Verbreitung von Smartphones und Tablets immer häufiger auch auf mobilen Endgeräten abspielt. Achten Sie bei der Wahl eines MCM-Tools daher unbedingt auf die Integrationsmöglichkeiten mit Ihrem Enterprise Content Management (ECM)-System, um die Entstehung neuer Datensilos zu vermeiden. Nur dann werden durchgängige und effizientere Workflows möglich.
4. Fordern Sie von MCM-Anbietern alternative Datenschutzvereinbarungen ein
Aus Sicht von IDC besteht durch das gekippte Safe-Harbor-Abkommen kein Grund zur Hysterie hinsichtlich der Wahl des Bereitstellungsmodells von EFSS-Lösungen. Zumal dessen Nachfolger, das sogenannte Privacy Shield, auf den Weg gebracht wurde. Es ist allerdings nicht zu erwarten, dass das neue Abkommen unmittelbar zu Rechtssicherheit führen wird, da es durchaus wahrscheinlich ist, dass es auch vor dem EuGH angefochten wird.
Kurzum: Die Verhandlungen abzuwarten macht aus unserer Sicht daher wenig Sinn. Lassen Sie sich von Public-Cloud-Anbietern alternative Möglichkeiten zur Gewährleistung des Datenschutzes aufzeigen. Hier sollten Sie insbesondere Binding Corporate Rules oder EU Model Contract Clauses vereinbaren. (fm)
- Ein Gesetz für alle
EU-weit gelten die gleichen Datenschutzregeln. Das bedeutet auch eine gestiegene Verantwortung und Haftung für alle, die persönliche Daten verarbeiten. - "Recht auf Vergessen"
Wollen Nutzer ihre Daten nicht weiter verarbeitet sehen, werden diese gelöscht - vorausgesetzt, es spricht aus juristischer Sicht nichts dagegen. - "Opt-in" statt "Opt-out"
Sollen persönliche Daten verabeitet werden, müssen Nutzer aktiv zustimmen (und nicht aktiv widersprechen wie bisher). - Recht auf Transparenz
Nutzer haben ein Recht auf Transparenz - sie dürfen erfahren, welche Daten über sie gesammelt und wie diese verarbeitet werden. - Zugang und Portabilität
Der Zugang zu den bei Dritten über einen selbst gespeicherten Daten soll einfacher möglich sein. Zudem ist die Dartenportabilität zu gewährleisten - also sicherzustellen, dass persönliche Informationen leichter von einem Dienstanbieter zu einem anderen übertragen werden können. - Schnellere Meldung
Tritt ein Datenverlust auf, müssen Unternehmen und Organisationen im Regelfall binnen 24 Stunden, mindestens aber so schnell wie möglich ihrer behördlichen Meldepflicht nachkommen. - Weniger Behördenchaos
Unternehmen müssen sich nur noch mit einer einzigen Aufsichtsbehörde auseinandersetzen - und zwar dort, wo sie ihren Hauptsitz haben. - Grenzübergreifend
Privatanwender dürfen jeden Fall von Datenmissbrauch an ihre nationale Aufsichtsbehörde melden - selbst dann, wenn die betroffenen Daten im Ausland verarbeitet wurden. - Erweiterter Geltungsbereich
Die EU-Richtlinie gilt auch für Unternehmen, die keinen Sitz in der EU haben, sobald sie Waren oder Dienstleistungen in der EU anbieten oder auch nur Online-Marktforschung unter EU-Bürgern betreiben. - Höhere Bußgelder
Verstößt ein Unternehmen gegen die Datenschutzbestimmungen, droht ein Bußgeld in Höhe von bis zu vier Prozent des Jahresumsatzes. - Bürokratieabbau
Administrative Umstände wie Meldepflichten für Unternehmen, die persönliche Daten verarbeiten, entfallen. - Erst ab 16
Die rechtswirksame Anmeldung bei Internetnetservices wie Facebook oder Instagr.am soll Jugendlichen im Regelfall erst ab 16 Jahren möglich sein - weil sie erst ab diesem Lebensalter eine gültige Einwilligung in die Verarbeitung ihrer persönlichen Daten geben können. Nationale Gesetze sollen laut Datenschutzverordnung hier aber Ausnahmen möglich machen. - Stärkung der nationalen Aufsichtsbehörden
Nationale Datenschutzbehörden werden in ihren Kompetenzen gestärkt, so dass sie die neuen EU-Regeln besser umsetzen können. Unter anderem dürfen sie einzelnen Unternehmen verbieten, Daten zu verarbeiten. können bestimmte Datenflüsse stoppen und Bußgelder gegen Unternehmen verhängen, die bis zu zwei Prozent der jeweiligen weltweiten Jahreseinkünfte betragen. Darüber hinaus dürfen sie Gerichtsverfahren in Datenschutzfragen anstrengen. <br /><br />(Quelle: Forrester Research)