Mobile Content Management

Wege zu mobilen Workflows - Tipps von IDC

Mark Alexander Schulte verstärkt seit 2011 das IDC-Team in Frankfurt. Der studierte Betriebswirt ist mit der Durchführung von kundenspezifischen Consulting-Projekten sowie der Erstellung von Studien betraut. Als Analyst konzentriert Schulte sich insbesondere auf die Themen Enterprise Mobility, Internet of Things, Industrie 4.0 sowie Social Enterprise Collaboration und steht dabei im engen Austausch mit allen Akteuren des Marktes. Schulte ist Autor zahlreicher Artikel und wird regelmäßig in der einschlägigen Wirtschafts- und Fachpresse zitiert.
Die Umsetzung von Mobile-Content-Management-Lösungen verlangt nicht nur der IT einiges an Ressourcen, Nerven und Denkarbeit ab. Wie Unternehmen zu "echten" mobilen Workflows kommen, ist aber vielleicht doch weniger komplex, als so mancher denkt – vorausgesetzt, man beachtet einige Dinge.

Unsere Arbeitswelt befindet sich im Wandel. Die Verfügbarkeit von digitalen Informationen und Daten entscheidet immer häufiger über die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Sie ist die Grundlage dafür, dass Knowledge Worker produktiver arbeiten, interne Prozesse beschleunigt und Kunden schneller bedient werden können. Ein Paradigmenwechsel beim Umgang mit Informationen, Dateien und Dokumenten ist daher aus IDC-Sicht zwingend erforderlich.

Das Potenzial von Mobile Content Management

Dokumente und E-Mails sind das Handwerkszeug von Wissensarbeitern im heutigen digitalen Zeitalter. Etwa die Hälfte der Arbeitszeit wendet ein Mitarbeiter im Durchschnitt für die Erstellung, Bearbeitung oder Suche von Dateien und E-Mails auf. Doch zu häufig verschwenden Anwender Zeit mit der Suche und Ablage von Dateien, haben mit Medienbrüchen oder verschiedenen Versionen zu kämpfen. Nach Einschätzung von IDC liegt hier erhebliches Potential brach. Ziel sollte es sein, die Mitarbeiter der Fachabteilungen durch Software-Lösungen zu entlasten und ihnen auf diese Weise mehr Raum für ihre Kernaufgaben zu geben.

Mobile Content Management (MCM) leistet dazu einen zentralen Beitrag. Es bietet der Unternehmens-IT einen Weg, um den Zugriff auf Dateien oder Dokumente aus verschiedenen Datenquellen auf mobilen Geräten zu ermöglichen. Entsprechende Lösungen stellen Mechanismen bereit, die zur Absicherung des Dokumentenaustauschs zwischen Mitarbeitern, Kunden und Partnern und zu deren Integration in bestehende Workflows beitragen.

Vier Wege zu mobilen Workflows

IDC gibt einige Denkanstöße, wie Unternehmen zu echten mobilen Workflows kommen und was sie bei der Implementierung von MCM-Lösungen beachten sollten:

1. Setzen Sie geräteübergreifendes Dokumenten-Management um

In vielen Unternehmen besteht ein Wildwuchs an On-Premise- und cloudbasierten Speichermöglichkeiten. Dies führt unter Umständen sogar dazu, dass Anwender unternehmensintern verschiedene Lösungen nutzen und Probleme bei der Zusammenarbeit mit Kollegen vorprogrammiert sind. Setzen Sie daher auf eine einheitliche Dokumentenplattform, die bestehende Speicherdienste integriert. Mit dieser Maßnahme werden Sie nicht nur die Mitarbeiterproduktivität, sondern auch die Sicherheit, Transparenz und Compliance beim Dokumentenmanagement deutlich verbessern.

2. Optimieren Sie die Sicherheit von Firmendokumenten in Consumer File Sharing Tools

Die vielgefürchtete Schatten-IT ist in vielen Unternehmen deutlich präsenter, als das vielen IT-Entscheidern bewusst ist. Ein grundsätzliches Verbot, private File-Sharing-Dienste im Job zu nutzen, wird erfahrungsgemäß aber oftmals ins Leere laufen - Mitarbeiter können sehr kreativ werden, wenn es darum geht, derlei Verbote zu umgehen. Aus unserer Sicht ist es vielmehr zielführend, die Sicherheit von Firmendateien beispielsweise durch eine Verschlüsselung zu gewährleisten, egal in welchem Repositority oder Standort sie sich befinden. Dies hat vor allem den Vorteil, dass Anwender weiter mit den Tools arbeiten können, die ihnen vertraut sind.

3. Binden Sie mobile Dokumente in Workflows ein

Die Arbeit an Dokumenten kann nicht losgelöst vom Rest betrachtet werden. Sie ist in der Regel Teil eines Workflows, der sich durch die Verbreitung von Smartphones und Tablets immer häufiger auch auf mobilen Endgeräten abspielt. Achten Sie bei der Wahl eines MCM-Tools daher unbedingt auf die Integrationsmöglichkeiten mit Ihrem Enterprise Content Management (ECM)-System, um die Entstehung neuer Datensilos zu vermeiden. Nur dann werden durchgängige und effizientere Workflows möglich.

4. Fordern Sie von MCM-Anbietern alternative Datenschutzvereinbarungen ein

Aus Sicht von IDC besteht durch das gekippte Safe-Harbor-Abkommen kein Grund zur Hysterie hinsichtlich der Wahl des Bereitstellungsmodells von EFSS-Lösungen. Zumal dessen Nachfolger, das sogenannte Privacy Shield, auf den Weg gebracht wurde. Es ist allerdings nicht zu erwarten, dass das neue Abkommen unmittelbar zu Rechtssicherheit führen wird, da es durchaus wahrscheinlich ist, dass es auch vor dem EuGH angefochten wird.

Kurzum: Die Verhandlungen abzuwarten macht aus unserer Sicht daher wenig Sinn. Lassen Sie sich von Public-Cloud-Anbietern alternative Möglichkeiten zur Gewährleistung des Datenschutzes aufzeigen. Hier sollten Sie insbesondere Binding Corporate Rules oder EU Model Contract Clauses vereinbaren. (fm)