Software für den sicheren Datenaustausch

Auch Synchronisationssoftware kann gemeinsam genutzte Dokumente und Ordner sowie Outlook-Konten für Mitarbeiter stets aktuell zugänglich machen. Sie braucht keinen Server im Unternehmen, sondern gleicht die Endgeräte der Nutzer direkt miteinander ab. Eine solche Lösung arbeitet also mit Peer-to-Peer-Technologien. Sie kann als Alternative zu Cloud-Diensten ebenfalls dabei helfen, IT-Kosten einzusparen und möglichst wenig Aufwand zu verursachen. Dies gelingt, wenn die Software auch von unerfahrenen Nutzern leicht einzurichten und zu bedienen ist. Zudem liegen die Kosten für die Anschaffung einer Datenaustausch-Software deutlich unter denen eines Servers.

Verglichen mit einem eigenen Server oder einer Cloud-Lösung hat eine reine Softwarelösung also vor allem finanzielle Vorteile. Nach der Anschaffung und Einrichtung verursacht sie keine weiteren Kosten, es sei denn, es werden zusätzliche Lizenzen für neue Computer benötigt. Laufende Kosten für monatliche Miete oder Wartungen entfallen. Läuft das Programm einmal auf allen gewünschten Rechnern, findet der Datenaustausch automatisch statt.

Es gibt verschiedene Softwarelösungen zur automatischen Synchronisierung, bei denen Unternehmen sich vorab über den Funktionsumfang informieren sollten. Microsoft bietet kostenlos das englischsprachige SyncToy an. Mithilfe der Software können sogenannte „Folder Pairs“ erstellt werden. Zwei Ordner nach Wahl werden dann ständig abgeglichen und dadurch synchron gehalten. Dies funktioniert jedoch nur für Windows-Ordner, aber zum Beispiel nicht für E-Mail-Konten. Der Abgleich von Outlook-Daten wie Kalendern oder Kontakten ist beispielsweise mit einem Programm vom Hersteller Easy2Sync möglich. Dieser bietet zwei unterschiedliche Tools an, eines zum Abgleichen von Outlook und eines zum Synchronisieren von Windows-Ordnern.

Eine Kombination aus beidem bietet Syncing.net an. Die gleichnamige Software kann sowohl Windows-Ordner als auch Outlook-Daten auf bis zu 50 Rechnern auf dem gleichen Stand halten. Sie richtet sich damit gezielt an kleine bis mittelgroße Unternehmen, Teams und Projektgruppen. (8) Der Datenaustausch findet auf Peer-to-Peer-Basis statt, die Daten verbleiben dabei auf den lokalen Rechnern, nicht auf einem externen Server. Der Abgleich der Daten erfolgt hoch verschlüsselt über das Internet oder ein lokales Netzwerk, der Zugriff ist somit praktisch weltweit möglich. Selbst wenn Endgeräte verloren gehen oder gestohlen werden, lassen sich die darauf gespeicherten Daten durch erneute Synchronisation wiederherstellen, ebenso wie bei Server- und Cloud-Modellen.

Für kleine und mittlere Unternehmen, die weder einen eigenen Server anschaffen noch ihre vertraulichen Daten in die Cloud auslagern möchten, kann der Einsatz einer professionellen Softwarelösung also eine praktische Alternative darstellen. Denn die beim Cloud Computing angestrebte Reduzierung des Aufwands und der Kosten lässt sich hier mit der Haltung und Kontrolle aller Daten im eigenen Unternehmen kombinieren. IT-Verantwortliche sollten also prüfen, ob eine Softwarelösung dem Bedarf an flexiblen Lösungen, die die Teamarbeit im Unternehmen erleichtern, entsprechen kann. (ph)