E-Commerce/Ergänzung zum klassischen EDI

Web-EDI: Electronic Business für kleine und mittlere Unternehmen

15.10.1999
Web-EDI dürfte vor allem für kleinere und mittlere Unternehmen interessant sein, denen EDI zu teuer war. Rainer Scheckenbach* beschreibt das Verfahren.

Man kennt die Rationalisierungs- und Logistikpotentiale, die sich mit dem elektronischen Geschäftsdatenaustausch (EDI) realisieren lassen: Senkung des Transaktionsaufwands um bis zu 70 Prozent, Reduktion der Durchlaufzeiten um 50 Prozent und der Kapitalbindung um 30 Prozent, Optimierung der Logistik, Automation und Zeitersparnis sowie minimale Fehlerquoten.

Dennoch betreiben weltweit nach aktuellen Schätzungen nur fünf Prozent aller Unternehmen EDI. Ursachen sind der Aufwand für hohe Transaktionsvolumina, die Integration der Daten in das Inhouse-System, komplexe EDI-Systeme etc. Kleine und mittelständische Unternehmen, die mehr als 95 Prozent der deutschen Wirtschaft ausmachen, tun sich mit diesen Voraussetzungen schwer. "Zu teuer und aufwendig bei geringem Nutzen" lautet das Standardargument vieler Unternehmen auf die Frage nach EDI.

Ein Ausweg aus diesem Dilemma ist Web-EDI**, ein auf elektronischen Formularen basierendes Dokumenten-Management-System für Geschäftsnachrichten. Nicht EDI-fähige Unternehmen können sich die eigentlich kryptischen EDI-Nachrichten nach Anmeldung am Web-EDI-Server als Formulare verständlich anzeigen, bearbeiten und ausdrucken lassen. Sie können außerdem über entsprechende Eingabemasken selbst EDI-Nachrichten an ihre Partner versenden. Technische Voraussetzungen sind ein Internet-Zugang sowie ein Web-Browser. Durch die Kombination von EDI- und Internet-Technologien entsteht eine flexible und kostengünstige Kommunikationsinfrastruktur zur Einbindung aller Unternehmen. Web-EDI kommt ohne komplexe und wartungsintensive Technologien auf seiten des angebundenen Partners aus und läßt sich beim Betreiber ohne System- und Schnittstellen-Anpassungen in bestehende EDI-Infrastrukturen einbinden.

Web-EDI-Systeme besitzen im wesentlichen zwei Aufgaben:

Umsetzung von EDI-Nachrichtentypen in Web-Formulare, so daß beliebige EDI-Nachrichten empfangen beziehungsweise erfaßt und versandt werden können, und intelligentes Nachrichten-Management, das es dem nicht EDI-fähigen Partner erlaubt, Geschäftsnachrichten zu verwalten und mittels Turn-around-Documents (Antwortnachrichten) sowie Templates (Vorlagen) schnell zu bearbeiten.

Einer Studie der Lufthansa Air Plus Servicekarten GmbH (1998) zufolge, sollen im Jahr 2001 bereits 40 Prozent des elektronischen Geschäftsverkehrs mittels Web-EDI abgewickelt werden und ein Jahr später sogar 70 Prozent.

Klassisches EDI und Web-EDI: Was für wen?

Voraussetzung für den wirtschaftlichen Einsatz von klassischem EDI ist ein hohes Transaktionsaufkommen. Die EDI-Einsparungspotentiale müssen die Kosten für die EDI-Infrastruktur, die Inhouse-Schnittstelle und Abstimmungs- beziehungsweise Betriebsaufwand kompensieren.

Der überwiegende Teil deutscher Unternehmen erfüllt diese Bedingungen nicht. Hier sind kostengünstige aufwandsarme Einstiegslösungen für die EDI-Fähigkeit gefordert. Im Gegensatz zum klassischen EDI, bei dem die automatische Integration zwischen den Anwendungssystemen der Beteiligten im Vordergrund steht, wird bei Web-EDI bewußt ein Medienbruch beim Partner in Kauf genommen. Allen Einwänden der EDI-Fundamentalisten zum Trotz, sprechen pragmatische Gründe für Web-EDI.

Web-EDI ist eine klassische Client-Server-Anwendung. Der Server bereitet EDI-Daten als Web-Masken auf und stellt sie dem Geschäftspartner zusammen mit Antwortformularen für die Datenerfassung über das Internet beziehungsweise Extranet zum Abruf bereit. Firmenintern kommuniziert der Web-EDI-Server mit einem EDI-System oder direkt mit dem Anwendungssystem. Web-EDI kann somit auch zur kostengünstigen Anbindung einer ERP-Lösung an das Internet dienen.

Als Client-Software dient ein gängiger Standard-Browser. Eine spezielle Software ist in der Regel nicht erforderlich. Ein Medienbruch wird billigend in Kauf genommen, da sich jegliche Form der Anwendungsintegration als unrentabel erweist.

Aufgrund der minimalen technischen Anforderungen und der hohen Akzeptanz des Internet läßt sich faktisch jedes Unternehmen per Web-EDI integrieren.

Die erforderlichen Absprachen zwischen dem Web-EDI-Betreiber und dem anzubindenden Unternehmen sind minimal und beschränken sich auf

- die Web-Adresse (URL),

- die User-ID und

- das Paßwort.

Mit einem Web-Browser meldet sich der Anwender mit einer User-ID und einem Paßwort am Web-EDI-Server an. Er erhält eine Übersicht neu eingegangener beziehungsweise in Bearbeitung befindlicher Nachrichten. Eingegangene Nachrichten lassen sich im Detail anzeigen und nach der Verarbeitung archivieren. Mittels Turn-around-Nachrichten lassen sich eingetroffene Nachrichten, zum Beispiel Bestellungen, per Knopfdruck in Antwortnachrichten, zum Beispiel Bestellbestätigung, Rechnung, umwandeln.

Soll eine Nachricht verschickt werden, wählt der Nutzer den Nachrichtentyp aus der Liste der Formulare aus, ergänzt die fehlenden Werte und sendet die Daten an den Betreiber. Sich wiederholende Transaktionen kann er als Vorlage (Template) für die Wiederverwendung sichern. Da beim Betreiber eine automatische Weiterverarbeitung erfolgt, sind die Eingabemasken mittels Plausibilisierung und Eingabefilter gegen Fehleingaben zu sichern.

Beim Betreiber erfolgt die Datenintegration völlig transparent über den EDI-Server beziehungsweise direkt in das Anwendungssystem. Eingehende Daten werden an das EDI-System (zum Beispiel im Edifact-Format) übergeben, konvertiert und der Inhouse-Anwendung zur Weiterverarbeitung bereitgestellt. Der Investitionsschutz bestehender Installationen ist also gewährleistet. Ausgehende Daten werden dem System als Flat File oder Edifact-Datei übergeben, für das Web aufbereitet und stehen dann im Netz unmittelbar zur Verfügung. Eine zusätzliche Schnittstelle zur betrieblichen Anwendungssoftware wird nicht benötigt, wodurch der Integrationsaufwand auf ein Minimum reduziert wird.

Bidirektionale Schnittstelle in Inhouse-Systemen

Das Internet gilt im allgemeinen als unsicher. Ein Faktum, das bei B2B-Lösungen (Business-to-Business) angemessen zu berücksichtigen ist, ohne gleichzeitig technische und organisatorische Akzeptanzhürden bei den anzubindenden (kleinen) Partnern aufzubauen.

Der Web-EDI-Server stellt alle Funktionen der technischen sowie der Geschäftsprozeßsicherheit zur Verfügung. Beim angebundenen Partner werden die Sicherheitsfunktionen des Browsers (beispielsweise SSL) oder Secure-Applets genutzt.

Zunehmend kommen auch Extranets, das heißt nur für Autorisierte zugängliche Bereiche des Internet, zum Einsatz. Das bekannteste Beispiel hierfür ist ENX (European Network Exchange), ein Branchennetzwerk der Automobilindustrie. Höherer Datendurchsatz sowie Einsatz des optimierten IPv.6-Protokolls sind neben der sicheren Abwicklung weitere Vorteile. Nachteilig sind die zusätzlichen Kosten für die Nutzung sowie gegebenenfalls für spezielle Zugangssysteme.

Web-EDI kann ebenso als Grundlage für Electronic Procurement, Supply-Chain-Management-Datenaustausch oder den Online-Vertrieb genutzt werden. Vorteile ergeben sich insbesondere aus der bidirektionalen EDI-Schnittstelle zu Inhouse-Systemen sowie aus der elektronischen, für Geschäftstransaktionen optimierten Verwaltung von Daten beziehungsweise Sicherung von Geschäftstransaktionen.

Ein wesentliches Faktum sei berücksichtigt, nämlich daß durchschnittlich 35 Prozent des IT-Budgets für die Kopplung von Anwendungen ausgegeben werden.

Da der Austausch von Bestellungen, Bestätigungen und Rechnungen standardmäßig von Web-EDI-Systemen unterstützt wird, muß zur Realisierung eines Web-EDI-basierten Bestellsystems lediglich ein leistungsfähiger Produktkatalog mit Übernahme der Daten in das Bestellformular erstellt werden.

Weitere Einsatzmöglichkeiten ergeben sich im Bereich Electronic Procurement, Direct Purchasing oder Vendor Managed Inventory.

Anhand dieser Beispiele läßt sich erahnen, daß sich mit Web-EDI deutlich mehr ereichen läßt als nur der Geschäftsdatenaustausch mit nicht EDI-fähigen Unternehmen.

Angeklickt

Hauptziel von Web-EDI ist die Einbindung auch kleinerer Geschäftspartner in eine EDI-Umgebung. Der Einsatz als multifunktionale Schnittstelle zum Partner sowie zu Inhouse-Systemen erlaubt darüber hinaus, die Web-EDI-Architektur auch für den Online-Vertrieb, für Electronic Procurement und andere Supply-Chain-Management-Ansätze zu nutzen - Möglichkeiten, die bislang nur wenige Anbieter von Web-EDI-Systemen sowie Anwender erkannt haben.

Bislang gibt es nur einige spezialisierte Web-EDI-Systeme, die konverterunabhängig und für die besonderen Anforderungen des Web-Business optimiert sind. Andererseits arbeiten EDI-Anbieter mit Nachdruck an Erweiterungen zu bestehenden Systemen. Welches die bessere Wahl ist, gilt es im Einzelfall zu prüfen.

Web-EDI-Lösungen haben das Potential, eine sehr pragmatische Schlüsseltechnologie zu werden. Sie sind das fehlende Glied in der Kette des integrierten Informationsaustauschs, das Praktiker in der Vergangenheit in der E-Commerce- und Supply-Chain-Management-Diskussion vermißt haben.

Dr. Rainer Scheckenbach ist Geschäftsführer der Integratio Gesellschaft für zwischenbetriebliche INtegration und Electronic Commerce mbH in Würzburg.