Ein weiterer Prüfstand ist das Projekt-Management. Dabei geht es um die Identifikation von Wissensträgern, die Projektteambildung und die Dokumentation von Best Practices. Solche Funktionen werden von den Werkzeugen im Schnitt nur mittelmäßig abgedeckt. Besonders positiv sticht Livelink bei der Bewertung hervor.

Den sechsten funktionalen Teilaspekt stellen die Analysten unter den Titel "Organisation des Wissens-Managements". Es geht darum, mit welchen Funktionen sich das dokumentenorientierte Wissens-Management planen und kontrollieren lässt. Erfüllt wird dieses Kriterium über Funktionen, mit denen zum Beispiel Attribute wie Autor, Erstellungsdatum oder Verfallsdatum hinterlegt werden können. Auch die Nutzung eines Dokuments spielt in dieser Kategorie eine wichtige Rolle: Die Software sollte belegen, wie häufig ein Dokument nachgefragt oder wie es vom Nutzer beurteilt wird. Am besten schneidet dabei Hummingbirds Enterprise ab.

Den letzten Prüfstein stellt die Unterstützung von Suchdiensten dar. Unterschiedliche Formen der Suche wie zum Beispiel Schlagwort-, Volltext- oder Mitarbeitersuche fließen in die Bewertung ein. Die Abfrage sollte sich speichern lassen und die Suche durch ein Attribut unterstützt werden, das die Relevanz des einzelnen Ergebnisses anzeigt. Hier erzielt E:Service Lifecycle Suite das beste Ergebnis.