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Um Steuern zu sparen (Stichwort geldwerter Vorteil), müssen Angestellte und Selbstständige über das ganze Jahr hinweg täglich alle Kosten und Touren mit dem von der Firma überlassenen Dienstwagen auflisten, sämtliche Belege sammeln sowie die beruflichen Fahrtziele und Umwege exakt angeben. Wird dieser Nachweis vom Finanzamt nicht anerkannt, war die ganze Arbeit umsonst und der pauschale Listenpreis kommt wieder zur Anwendung. Nicht ohne Grund gehört das Thema Fahrtenbuch daher zu den häufigsten Sachverhalten, die bei Lohnsteuer-Außenprüfungen oder im Rahmen der Steuererklärung zu Streitigkeiten führen.
Immerhin: Bei der Pflege des Fahrtenbuchs ist heutzutage niemand mehr auf Papier und Stift angewiesen. Neben den deutlich kostspieligeren elektronischen Fahrtenbüchern gibt es zahlreiche Fahrtenbuch-Apps für Android und iOS, die Fahrern von Dienstwagen etwa das Eintragen der Fahrtstrecke dank integriertem GPS stark vereinfachen. Die Anbieter versprechen allesamt eine rechtssichere Dokumentation ihrer Fahrten. Es gibt allerdings keine Form von Zertifizierung seitens der Finanzbehörden, die eine ausreichende Finanzamtkonformität der Apps bescheinigt.
- Mileage Logbook
Mileage Logbook (2,56 Euro) ist leider laut felix1.de nicht finanzamtkonform,... - Mileage Logbook
...da sie keine manipulationssichere Exportdatei erstellen kann. - Mileage Logbook
Außerdem kann die App nur einen Fahrer verwalten. Eine Änderung der Start- und Zieladresse ist nicht möglich. - Fahrtenbuch Pro
Fahrtenbuch Pro von MyBizApps kostet 4,98 Euro, ein Abo ist nicht erforderlich. - Fahrtenbuch Pro
Problematisch: Bei der Erfassung muss der Geschäftspartner mangels eigenem Feld im Notizfeld angegeben werden. - Fahrtenbuch Pro
Die Nutzung der Daten auf mehreren Mobilgeräten ist über Backup-Dateien möglich. - KFZ Fahrtenbuch
KFZ Fahrtenbuch von Krämer IT ist in der Basisversion und bis zu 50 Fahrten kostenlos. - KFZ Fahrtenbuch
Für die (optionale) Webseitennutzung werden jedoch pro Jahr 19,90 Euro aufgerufen. - KFZ Fahrtenbuch
Lücken im Fahrtenbuch sind laut felix1.de nicht möglich. - Triptracker Pro - Fahrtenbuch
Triptracker Pro - Fahrtenbuch von SourceCastle kostet 6,90 Euro, für die (optionale) Synchronisation werden 1,90 Euro pro Monat berechnet. - Triptracker Pro - Fahrtenbuch
Die App eignet sich damit gut für den Anwendungsfall ein Pkw und zwei Fahrer. - Triptracker Pro - Fahrtenbuch
Praktisch: Über einen OBD-II-Adapter liest die App via Bluetooth den Kilometerstand automatisch aus. - Fahrtenbuch2Go
Fahrtenbuch2Go von venni.android kostet 4,98 Euro, ein Abo gibt es nicht. - Fahrtenbuch2Go
Die App kann über Backup-Dateien auch auf mehreren Mobilgeräten genutzt werden. - Fahrtenbuch2Go
Lücken im Fahrtenbuch sind laut felix1.de möglich, da es keine Warnhinweise gibt. - Fahrtenbuch
Fahrtenbuch von Stefan Meyer kostet 5,99 Euro, ein Abo gibt es nicht. - Fahrtenbuch
Per In-App-Kauf von 4,99 Euro kann ein GPS-Tracking-Modul integriert werden. - Fahrtenbuch
Lücken im Fahrtenbuch sind laut felix1.de kaum möglich, da es viele Warnhinweise gibt und zur automatischen Erzeugung einer privaten Fahrt kommt. - WISO Fahrtenbuch
Die App WISO Fahrtenbuch von Buhl kostet 3,99 Euro, ein Abo gibt es nicht dazu. - WISO Fahrtenbuch
Die Erfassung von Geschäftspartner/Grund ist laut Felix1.de unproblematisch. - WISO Fahrtenbuch
Praktisch: Das WISO Fahrtenbuch lässt eine detaillierte Erfassung von Ausgaben zu und fasst diese in einer übersichtlichen Auswertung zusammen. - iFahrtenbuch
Die App iFahrtenbuch von Philipp Blanke kostet 2,99 Euro, ein Abo wird nicht benötigt. - iFahrtenbuch
Die App kann allerdings nur einen Fahrer verwalten und der Geschäftspartner muss im Notizfeld erfasst werden. - iFahrtenbuch
Außerdem erwies sich die App im Test von felix1.de als nicht finanzamtkonform. - Gemeinsames Fahrtenbuch
Die iOS-App Gemeinsames Fahrtenbuch von der Solid Apps GmbH kostet 5,99 Euro und benötigt kein zusätzliches Abo. - Gemeinsames Fahrtenbuch
Lücken im Fahrtenbuch sind laut felix1.de nicht möglich, da bei Versäumnis automatisch eine private Fahrt generiert werde. - Gemeinsames Fahrtenbuch
Wegen der gut umgesetzten Möglichkeit des Datenaustausches zwischen mehreren Nutzern eines Dienstwagens ist die App der Favorit für gemeinsame Fahrer. - iOS-Favorit! Driverslog Pro
Die App Driverslog Pro von Florian Liefers kostet 4,99 Euro und erfordert kein Abo. - Driverslog Pro
Die App ist sehr übersichtlich, Lücken im Fahrtenbuch lassen sich sofort erkennen. - Driverslog Pro
Sind alle Adressen von Geschäftspartnern als Kontakte im Smartphone hinterlegt, ist die Erfassung flott, einfach und genau, und die Auswertung erspart sehr viel Zeit am Jahresende.
Zehn Fahrtenbuch-Apps im Test
Auch die Steuerberatung felix1.de, die sich zehn nicht fahrzeug- oder zusatzgerätgebundene Apps für Android- und iOS-Betriebsysteme angeschaut hat, kann eine solche Garantie nicht geben. Die Experten wissen jedoch, welche Anforderungen eine Fahrtenbuch-App erfüllen muss, damit sie vom Finanzamt problemlos anerkannt wird. So müssen die durch Apps erstellten Fahrtenbücher manipulationssicher sein, dürfen sich also nachträglich nicht ändern lassen. Als manipulationssicher gelten aber auch Apps, die zwar Änderungen zulassen, diese aber vollständig dokumentieren. Stornierte Fahrten müssen entsprechend gekennzeichnet werden.
Die gute Nachricht zuerst: Laut felix1.de können acht von zehn Fahrtenbuch-Apps finanzamtkonform geführt werden. Lediglich eine App kann keine manipulationssichere Exportdatei erstellen, eine weitere ermittelte im Test falsche Start- und Zieladressen.
Die schlechte Nachricht:Die Steuerberater stellten bei ihrem Test fest, dass allen Apps offensichtliche Fehler unterlaufen. So wurde als Beispiel bei einem Praxistest eine Stadtfahrt in Berlin vom Brandenburger Tor bis zur Siegessäule erfasst (ca. 2 km). Laut App wurde die Fahrt in 2 Minuten getätigt und dafür mehrere hundert Kilometer Wegstrecke zurückgelegt. Eine Fehlermeldung wurde nicht angezeigt, der gesunde Menschenverstand ist gefragt.
Als weiteres Ergebnis konstatiert felix1.de, dass der selbständige Vielfahrer am meisten von einer Fahrenbuch-App profitiert. In diesem Fall sei die Erfassung zeitnah, einfach und genau und die Auswertung erspare sehr viel Zeit am Jahresende. Weniger bis gar keine Vorteile ergäben sich dagegen für Fuhrparks oder Familienbetriebe.
- Minicars Importsieger
Seats Version des VW up! heißt Mii und kann bei den Minicars in der Importkategorie abräumen. Das 68 PS starke Sieger-Modell "1.0 Ecofuel" zeichnet sich durch einen sehr sparsamen Erdgasantrieb aus und kostet mindestens 12.370 Euro. - Minicars Gesamtsieger
Das Smart Fortwo Coupé holt den Gesamtsieg bei den Minicars. Das Modell mit 0.9-Liter-Turbo-Motor und der "Twinamic"-Automatik leistet 90 PS und kostet mindestens 14.405 Euro. - Kleinwagen Importsieger
Hyundais Kleinwagen i20 ist Importsieger. Das Modell "1.4 CRDi" ist mit einem 90-PS-Diesel ausgestattet und kostet im günstigsten Fall 16.900 Euro. - Kleinwagen Gesamtsieger
Über den Gesamtsieg bei den Kleinwagen darf sich GM-Tochter Opel freuen: Der Opel Adam 1.0 DI-Turbo stemmt 90-Turbo-PS auf die Kurbelwelle und kostet mindestens 16.350 Euro. - Kompaktklasse Importsieger
In der Kompaktklasse gibt es gleich zwei Importsieger. Zum einen ist das Peugeots Kompakt-Kombi 308 SW mit 1,6-Liter-Dieselmotor und 120 PS Leistung für mindestens 24.950 Euro... - Kompaktklasse Importsieger
...zum anderen beansprucht auch Renault mit dem Mégane dCi 130 Führungsanspruch in dieser Klasse. Der 130 PS starke Diesel-Franzose ist ab 25.090 Euro zu haben. - Kompaktklasse Gesamtsieger
Der Gesamtsieger in der Kompaktklasse kommt aus Ingolstadt. Audis A3 Sportback mit 1,6-TDI-Aggregat ist in dieser Klasse das Maß der Dinge. Der Basispreis des 110 PS starken Kompaktkombis liegt bei 28.850 Euro. - Mittelklasse Importsieger
Wie schon im Jahr zuvor, darf Mazda sich über den Importsieger der Mittelklasse freuen: Erneut überzeugte hier die Kombi-Version des Mazda 6 - diesmal hat es den Juroren der 150 PS starke Skyactiv-Dieselmotor angetan. Entscheidet man sich für diesen Antrieb, kostet der Mazda 6 Kombi mindestens 28.990 Euro. - Mittelklasse Gesamtsieger
Im Jahr 1995 benannte Audi seine erfolgreiche 80er-Baureihe in A4 um. Seit 2015 steht die fünfte Generation des Mittelklasse-Hits auf den Rädern. Der Audi A4 Avant mit dem 190 PS starken 2.0-TDI-Ultra-Motor ist der Gesamtsieger in der Mittelklasse. Für dieses Modell werden im günstigsten Fall 40.600 Euro fällig. - Obere Mittelklasse Importsieger
In der oberen Mittelklasse stellt Elektroauto-Pionier Tesla den Importsieger. Das Model S 75D verfügt über eine 70 kWh-Batterie, 334 PS Leistung und ist ab 75.800 Euro zu haben. - Obere Mittelklasse Gesamtsieger
Auch der Gesamtsieg in der oberen Mittelklasse geht an Audi. Die bayerische VW-Tochter stellt mit dem A6 Avant den besten Firmenwagen in dieser Klasse. Wie beim A4 konnte der 2.0-TDI-Ultra-Motor auch im A6 die Tester begeistern - hier in der Kombination mit der S-tronic Automatik. So ausgestattet sind für den A6 Kombi mindestens 45.980 Euro zu entrichten. - Oberklasse Gesamtsieger
Die Oberklasse kennt nur einen Sieger und der kommt aus München und heißt BMW 730d. Das Luxus-Dickschiff verursacht mit dem schwächsten Diesel-Motor (265 PS) an Bord Anschaffungskosten von 82.600 Euro. - Kleine SUV Import- und Gesamtsieger
Auch bei den kleinen SUV gibt es nur einen Sieger: Mazdas CX-3 mit 105-PS-Diesel kostet ab 21.990 Euro. - Kompakte SUV Importsieger
Volvos kleiner SUV XC60 heißt der Importsieger bei den Kompakt-SUVs. Die ausgezeichnete Variante mit 190-PS-Diesel und Achtstufen-Automatik gibt's ab 41.450 Euro. - Kompakte SUV Gesamtsieger
Aus dem Hause Mercedes kommt der Gesamtsieger bei den kompakten SUV. Der Hybrid-Bolide GLC 350e ist nach der AMG-Version die teuerste Variante des SUV: Mindestens 52.717 Euro müssen Interessenten parat halten. - Große SUV Importsieger
Auch bei den großen SUV kommt der Sieger aus Schweden. Auch Volvos XC90 liegt mit einem 235 PS starken Dieselmotor in der Gunst der Jury ganz vorne. Der allradgetriebene SUV kostet mit diesem Antrieb mindestens 54.700 Euro. - Große SUV Gesamtsieger
Der Mercedes GLE fährt den Gesamtsieg bei den großen SUVs ein. Auch hier kann die Hybrid-Version 500e 4matic die Tester überzeugen. Die Systemleistung von 449 PS hat ihren Preis: 74.196 Euro kostet das fortschrittliche Monstrum mit dem Stern. - Kleine und kompakte Vans Gesamtsieger
Bei den kleinen und kompakten Vans kann sich der Daimler-Konzern ebenfalls den Sieg sichern. Die B-Klasse in der Elektro-Version 250e konnte die Flottenmanager restlos überzeugen. Der Preis des emissionslosen, aber 179 PS starken Elektro-Vans liegt bei 39.151 Euro. - Maxivans Importsieger
Bei den Maxivans holt sich die spanische VW-Tochter Seat den Sieg bei den Importfahrzeugen. Der Alhambra 2.0 TDI mit automatischem DSG-Getriebe hat es der Jury angetan. Mit diesem Antriebsstrang kostet der 150-PS-Van mindestens 34.860 Euro. - Maxivans Gesamtsieger
Der Gesamtsieger bei den Maxivans kommt vom krisengebeutelten VW-Konzern. Der Sharan gehört schon lange zum deutschen Straßenbild, seit 2011 steht die zweite Generation auf den Rädern. Zum Modelljahr 2016 gab es bereits das fünfte Facelift. Ab 37.600 Euro ist der Sharan in der prämierten Version mit 150-PS-Dieselmotor und DSG-Automatik zu haben. - Pick-Ups Import- und Gesamtsieger
In der Kategorie Pick-Ups gibt es wiederum nur einen Sieger und der kommt aus Japan. Mitsubishis L200 ist landläufig als absolutes Arbeitstier bekannt - seit 2015 ist die fünfte Generation des Pick-Ups erhältlich. Der in zwei Ausbaustufen (154 und 181 PS Leistung) erhältliche Diesel-Motor überzeugte die Jury in Kombination mit dem Automatigetriebe. Der Basispreis eines so ausgestatteten Mitsubishi L200 liegt bei 31.590 Euro.
App-Empfehlung für den selbständigen Vielfahrer
Für den selbständigen Vielfahrer, also etwa Handelsvertreter oder Versicherungsmakler, hält felix1.de alle Apps für geeignet, die nach ihrer Einschätzung finanzamtkonform geführt werden können. Damit fallen aus Sicht der Studienbetreiber schon einmal Mileage Logbook sowie das iFahrtenbuch generell durch. Android-Nutzern legt felix1.de nach den Erfahrungen des Tests insbesondere die App Fahrtenbuch Pro nahe, iPhone-Nutzern empfehlen die Autoren der Studie entsprechend die App Driverslog Pro. Zwar könne es auch bei beiden Apps zu Lücken in der Aufzeichnung kommen, so der Hinweis, diese würden jedoch gekennzeichnet.
Für den Anwendungsfall ein Pkw und mehrere Fahrer kommen laut felix1.de die Fahrtenbuch-Apps Mileage Logbook und iFahrtenbuch - Das simple Fahrtenbuch nicht in Frage, da diese nur einen Fahrer verwalten können.
Alle anderen Apps bieten diese Funktion an, wenngleich sich der Datenaustausch zwischen zwei Smartphones oft schwierig gestaltet. TripTracker Pro hält für diesen Anwendungsfall ein kostenpflichtiges Sync-Modul in der App bereit, das 1,90 Euro pro Monat (In-App-Kauf) kostet. Bei anderen Apps kann die Datenübergabe von einem Fahrer zum anderen durch Backups erreicht werden - offensichtlich eine Notlösung.
Die Tester stellten jedoch fest, dass der Austausch beim Gemeinsamen Fahrtenbuch und zwei Fahrern erstaunlich gut funktionierte. Wechseln sich zwei Fahrer häufig ab, seien daher Trip Tracker Pro beziehungsweise Gemeinsames Fahrtenbuch eine adäquate Möglichkeit.
Wird das Fahrzeug nur ausnahmsweise von weiteren Fahrern genutzt, empfiehlt die Berliner Steuerberatung, dass der Hauptfahrer die Fahrtenbuch-App alleine führt und andere Nutzer die genauen Fahrdaten direkt nach der Fahrt an ihn melden.
Keine Empfehlung für mehrere Fahrern oder Fahrzeuge
Auch wenn die meisten der getesteten Apps die Erfassung mehrerer Fahrer und mehrerer Fahrzeuge zulassen - eine Empfehlung für eine App wollte felix1.de wegen des Aufwands, im Ergebnis korrekte Fahrtenbücher zu erhalten, hier nicht geben. Wichtig seien auf jeden Fall klare Arbeitsanweisungen für die Fahrer, damit die Aufzeichnungen auch finanzamtkonform vorgenommen würden. "Wer sicher gehen möchte, behält ein eigenes Smartphone fest im Fahrzeug oder nutzt weiterhin Papierfahrtenbücher," raten die Autoren der Studie (Link zum Download).
Alles zum Fahrtenbuch finden Sie in unserem Firmenwagen-Ratgeber.