Eine arbeitsrechtliche Abmahnung ist der Ausdruck einer Missbilligung des Arbeitgebers wegen der Verletzung einer arbeitsvertraglichen Pflicht durch den Arbeitnehmer. Die Notwendigkeit einer Abmahnung vor dem Ausspruch einer Kündigung folgt aus dem so genannten Ultima-Ratio-Prinzip. Es besagt mit einfachen Worten, dass eine arbeitsrechtliche Kündigung immer nur das letzte Reaktionsmittel eines Arbeitgebers darstellen kann. Dieser ist vielmehr gehalten, einen Arbeitnehmer mittels einer Abmahnung zur Abkehr von einem pflichtwidrigen Verhalten zu bewegen. Aus dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit folgt außerdem, dass nur erhebliche und auch nur objektiv tatsächlich vorhandene Pflichtverstöße abgemahnt werden können, Bagatellfälle dagegen nicht.

Im Allgemeinen werden der arbeitsrechtlichen Abmahnung drei Funktionen zugesprochen. Sie hat eine Dokumentationsfunktion, da die Abmahnung den Arbeitnehmer auf seine Pflichtverletzung aufmerksam machen soll und den beanstandeten Vorfall festhalten soll. Im Rahmen der Beanstandungs- bzw. Hinweisfunktion soll dem Arbeitnehmer die Gelegenheit gegeben werden, das abgemahnte Verhalten abzustellen und durch künftiges pflichtgemäßes Verhalten eine drohende Kündigung abzuwenden. Aus der Warnfunktion folgt schließlich, dass dem Arbeitnehmer arbeitsrechtliche Konsequenzen für den Fall einer erneuten Pflichtverletzung anzudrohen sind (anderenfalls kann lediglich von einer so genannten Ermahnung gesprochen werden, welche für eine nachfolgende Kündigung nicht ausreichen würde).

Aus diesen drei Funktionen ergibt sich auch der notwendige Inhalt einer arbeitsrechtlichen Abmahnung. Zum einen muss der Sachverhalt des Pflichtverstoßes konkret, präzise und so detailliert wie möglich dargestellt werden. Es genügt nicht, wenn in der Abmahnung pauschal auf bekannte Vorkommnisse oder auf wiederholte Pflichtverletzungen verwiesen wird. Zum anderen muss das Verhalten des Arbeitnehmers als nicht vertragsgemäß gerügt werden. Es muss deutlich werden, dass der Arbeitgeber weitere entsprechende Pflichtverstöße von Seiten des Arbeitnehmers nicht tolerieren wird.

Unerlässlich wird demzufolge die Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen. Aufgrund der geltenden Warnfunktion müssen für den Wiederholungsfall auch Hinweise gegeben werden, aus denen sich deutlich ergibt, dass der weitere Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. Zwar muss nach der bestehenden Rechtsprechung das Wort "Kündigung" nicht unbedingt fallen, gleichwohl empfehlen sich für die Praxis trotzdem derart nachhaltige Formulierungen.