Archive, Formate, Revisionsicherheit

Was ist was bei der Archivierung

Dr. Klaus Manhart hat an der LMU München Logik/Wissenschaftstheorie studiert. Seit 1999 ist er freier Fachautor für IT und Wissenschaft und seit 2005 Lehrbeauftragter an der Uni München für Computersimulation. Schwerpunkte im Bereich IT-Journalismus sind Internet, Business-Computing, Linux und Mobilanwendungen.
Geschäftsdokumente müssen heute von jedem Unternehmen langfristig und sicher archiviert werden. Sie sollten so gespeichert werden, dass sie Compliance-Regeln und rechtlichen Anforderungen genügen. Hier finden Sie die wichtigsten Begriffe, die Sie für die Dokument-Archivierung unbedingt kennen sollten.

Heute müssen Unternehmen immer mehr elektronisch erzeugte, verarbeitete und gespeicherte Dokumente und Daten langfristig archivieren. Die Geschäftsdaten sollten dabei dauerhaft und applikationsneutral archiviert und so gespeichert werden, dass sie autark und über den gesamten Document-Lifecycle lesbar sind.

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Das ist aus zwei Gründen wichtig: Zum einen hat jedes Unternehmen seine internen Compliance-Regeln und regulatorischen Anforderungen, die zum Teil auch branchenspezifisch sind. Zum anderen gibt es die vom Gesetzgeber verlangten Aufbewahrungspflichten. Im öffentlichen Bereich etwa müssen Daten über mindestens 70 Jahre vorgehalten werden.

Zurzeit gibt es zwar nur wenige Segmente wie das Sozialgesetzbuch, in denen die Archivierung elektronischer Unterlagen gesetzlich geregelt ist. Der Gesetzgeber spricht aber ganz klar von einer allgemeinen Aufbewahrungspflicht, der Unternehmen und öffentliche Verwaltungen nachkommen müssen - egal, ob die Dokumente in Papierform oder digital vorliegen.

Langzeitarchivierung und revisionssichere Archivierung

Mit digitaler Archivierung ist allgemein die datenbankgestützte, langfristige und sichere Speicherung von Daten gemeint. Die Informationen müssen stabil und geschützt aufbewahrt werden und wieder reproduzierbar sein. Von Langzeitarchivierung spricht man, wenn die Dokumente mindestens zehn Jahre gespeichert werden sollen.

Die revisionssichere Archivierung geht noch einen Schritt weiter und verschärft die Anforderungen - wie etwa, dass die Daten auf dem Archivträger unveränderbar zu speichern sind.

Die revisionssichere Archivierung verlangt insbesondere, bestimmten gesetzlichen Vorgaben zu genügen. Das sind hauptsächlich die Forderungen, wie sie das Handelgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) beschreiben.

Aus dem HGB lassen sich zehn Merkmale der revisionssicheren Archivierung ableiten. Die wichtigsten davon sind:

  • Jedes Dokument muss unverändert (originär) und unveränderbar gespeichert werden.

  • Jedes Dokument muss so, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und ausgedruckt werden können.

  • Jedes Dokument muss durch eine Suche zeitnah wieder auffindbar sein.

  • Migrationen auf neue Plattformen, Medien etc. müssen ohne inhaltliche Informationsverluste erfolgen.

  • Alle Aktionen im Archiv werden aus Gründen der Nachvollziehbarkeit protokolliert.