Was ist eigentlich Prince2?

29.06.2009
Von Martin Rother
Kürzlich wurde die Version 2009 von "Prince2" vorgestellt. Die Projekt-Management-Methode setzt sich allmählich auch bei den Anwendern durch.

Die Abkürzung bedeutet "Projects in Controlled Environments", auf deutsch "Projekte unter Kontrolle". Prince2 ist eine Methode für das Management von Projekten. 1996 erschien sie in der Version 2. Sie ist Eigentum der britischen Regierung, namentlich des Office of Government Commerce (OGC). Eine überarbeitete Ausführung wurde am 16. Juni 2009 veröffentlicht.

Unterschied zu PMBoK

Prince2 ist kein "Body of Knowledge" (BoK) im Sinne einer Sammlung von "Good Practices" (was man alles tun könnte), sondern eine Methode, die vom Start bis zum Ende eines Projekts festlegt, was zu tun ist. Dabei stützt sich Prince2 auf in der Praxis bereits bewährte Verfahren.

Die Methode trennt scharf das Management von Projekten und die Herstellung von "Produkten". Sie sagt nicht, wie etwas hergestellt wird, sondern was, von wem und wann. Deshalb arbeitet sie harmonisch mit jeder Produktherstellungsmethode zusammen.

So schließt Prince2 eine Lücke im Projekt-Management. Die Methode gibt Antwort auf die Frage, wie Projekte gemanagt, gesichert und gelenkt werden.

Ein Projekt ist eine Aufgabe, deren Ausführung gesteuert werden muss. Projekte sind innerhalb des Unternehmens oft funktionsübergreifend. Sie erfordern damit die zeitweilige Zusammenarbeit von unterschiedlichen Organisationen. Ohne einen adäquaten Steuerungsapparat sind sie zum Scheitern verurteilt.

Die ergänzende Definition eines Projekts nach Prince2 lautet daher: "Ein Projekt ist eine temporäre Organisation, die aufgesetzt wird zum Zwecke der Bereitstellung eines oder mehrerer Business-Produkte, gemäß einem vereinbarten Business Case."

Abenteuer Wertvernichtung

Manfred Gröger, Professor an der Universität Würzburg, hat 2004 eine Studie zum Projekt-Management in Deutschland veröffentlicht. Die Ergebnisse waren so erschreckend, dass die Studie den Titel "Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung" bekam. Dort wurde nachgerechnet, dass in Deutschland pro Jahr in einem durchschnittlichen Gesamtwert der Projektarbeit von 244,5 Milliarden Euro ein nicht wertschöpfender Anteil von 150 Milliarden Euro enthalten ist.

Eigentlich wissen wir, warum Projekte scheitern. Wir wissen auch, wie wir diese Probleme im Einzelfall verhindern können. Was lange fehlte, ist eine durchgehende Systematik, die Regeln und Anweisungen vorgibt beziehungsweise -schreibt, nach denen ein Projekt duchgezogen werden sollte. Genau das leistet Prince2.

Wie adressiert Prince2 die Probleme?

Die Prince2-Prozesse decken das gesamte Projektspektrum ab.
Die Prince2-Prozesse decken das gesamte Projektspektrum ab.

Die Prince2-Prozesse umfassen das komplette Projekt von der Vorbereitung über Initiierung und Durchführung bis zum Abschluss. Bei den Prozessen handelt es sich um konkrete Handlungsanweisungen, die Inhalte werden in Management-Produkten, beispielsweise Checklisten oder Dokumentvorlagen, festgehalten. Unterstützt werden die Prozesse von einzelnen Wissensgebieten, "Themen" genannt.

Grundsätzlich eignet sich Prince2 für jede Art von Projekten und kann unabhängig von der Größe, dem Typ, der Organisationsform, der geografischen Lage oder der Kultur eingesetzt werden. Das ist unter anderem deshalb möglich, weil Prince2 auf sieben Prinzipien basiert, denen ihrerseits "lessons learned" zugrunde liegen, also aus Projekten – guten wie schlechten – gewonnene Erfahrungen.

1) Ausrichtung an den geschäftlichen Anforderungen

Prince2 unterscheidet zwischen den Zielen eines Projekts und seinem Nutzen. Die Ziele sind das, was ein Projekt herstellen beziehungsweise erreichen muss. Sie sind am Ende eines Projekts messbar, aber nur Mittel zum Zweck. Der Nutzen hingegen lässt sich oft nicht direkt messen, sondern wird erst nach einer gewissen Anwendungszeit sichtbar. Die Gründe für ein Projekt und der angestrebte Nutzen werden bei Prince2 in einem Business Case festgehalten. Er hilft dem Auftraggeber, zu Beginn jeder neuen Management-Phase zu beurteilen, ob in das Projekt (weiter) investiert werden soll.

2) Lernen aus gemachten Erfahrung

Um zu verhindern, dass derselbe Fehler zweimal gemacht wird, besteht Prince2 darauf, dass während eines Projekts ein Erfahrungsprotokoll gepflegt wird. Am Ende lässt sich daraus ein Erfahrungsbericht generieren, der anderen Projekten zur Verfügung gestellt wird. Diese Dokumente sind standardisiert und fragen systematisch ab, was gut lief, was schlecht lief, was fehlte, welche Risiken aufgetreten sind etc. Jedes Projekt muss die Erfahrungsberichte früherer Projekte berücksichtigen.

3) Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten

Der Erfolg eines Projekts hängt von der Interessenwahrung der Beteiligten ab. Es gibt in jedem Projekt drei primäre Interessen:

  • Unternehmensinteresse,

  • Benutzerinteresse und

  • Lieferanteninteresse

Die Interessen der verschiedenen Parteien ("Stakeholder") müssen im Projekt adäquat repräsentiert sein. Prince2 arbeitet mit Rollen. So kann man die drei Interessen unabhängig von der tatsächlichen Personenanzahl in drei Rollen unterbringen. Jede Rolle in einem Projekt-Management-Team wird zu Beginn eines Projekts definiert und abgestimmt.

4) Steuern des Projekts über Phasen

Prince2 verwendet einen "Stage-Gate-Ansatz". Die Methode definiert neben den technischen Phasen "Management-Phasen". Dabei handelt es sich um sequenzielle budgetierte Zeitabschnitte, für die es jeweils einen eigenen Phasenplan gibt. Der Projektplan bietet den Gesamtüberblick. Beim Übergang von einer zur anderen Management-Phase muss der Lenkungsausschuss ausdrücklich entscheiden, ob weiter in das Projekt investiert werden soll.

5) Managen nach dem Ausnahmeprinzip

Als Mitglied des leitenden Managements steht man immer vor dem Problem, wie man bei delegierten Aufgaben die Kontrolle behalten kann, ohne dass die administrativen Aufwände zu groß werden. Die optimale Variante bei Projekten ist das "Management by Exception" (Managen nach dem Ausnahmeprinzip). Über Toleranzen wird ein "grüner" Bereich bestimmt, innerhalb dessen sich die Ebene, an die delegiert wird, frei bewegen kann. Sobald sich abzeichnet, dass Toleranzen über- oder unterschritten werden, muss an die nächsthöhere Management-Ebene berichtet werden – in Form einer Entscheidungsvorlage.

6) Planungsfokus auf den Produkten

Um erfolgreich zu sein, muss sich ein Projekt auf Ergebnisse (Produkte) konzentrieren. Prince2 hält sich aus der eigentlichen Herstellung von Ergebnissen heraus und fokussiert auf das Management eines Projekts. Deshalb muss die Schnittstelle zwischen dem Projekt-Management und den Spezialisten sauber definiert sein. Dazu verwendet Prince2 Produktbeschreibungen, in denen die Qualitätskriterien für ein Produkt vor der eigentlichen Herstellung festgelegt werden. Damit lässt sich auch der Fortschritt durch Abnahmen oder Teilabnahmen prüfen. Er liegt also nicht im Ermessen der Beteiligten, sondern ist objektiv feststellbar.

7) Anpassung an die jeweilige Projektsituation

Die Methode ist nicht an eine bestimmte Projektsituation angelehnt. Die Anpassung wird vom Projekt-Manager in Verbindung mit dem Lenkungsausschuss vorgenommen und in der Projektdokumentation festgehalten. Die Anleitung zur Anpassung ist Teil von Prince2. (qua)

Die Methode im Überblick

  • Prince2 bietet "Best Practice" im Projekt-Management.

  • Zudem hilft die Methode bei der Projekt-Governance: Projektsicherung ist Pflicht.

  • Sie eignet sich für jede Art von Projekt.

  • Außerdem kooperiert sie mit beliebigen Herstellungsmethoden.

  • Es handelt sich um einen weit verbreiteten De-facto-Standard.

  • Darin sind klare Verantwortlichkeiten definiert.

  • Die Methode bedient präzise den jeweiligen Informations- und Steuerungsbedarf der verschiedenen Management-Ebenen.

  • Sie ist produktorientiert: Alle Beteiligten wissen, was herauskommen muss.

  • Sie beschreibt ein Management nach dem Ausnahmeprinzip.

  • Angepeilt ist die fortlaufende Ausrichtung an den geschäftlichen Anforderungen.

  • Darüber hinaus fordert Prince2, genaue, aber schlanke Berichte für den jeweiligen Informationsbedarf zu verfassen.

  • Vorgesehen ist eine objektive Fortschrittsmessung über Abnahmen.

  • Ein Stakeholder-Management über definierte Rollen ist ebenfalls eingebaut.

  • Es gibt einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess für das Projekt-Management.

  • Nicht vergessen wurden auch Schnittstellen zum Programm-Management.

  • Nützlich ist zudem ein effektives und effizientes Frühwarnsystem bei Abweichungen.

  • Daneben bietet Prince2 eine Anleitung zur Anpassung an die Projektgröße.

  • Somit stellt die Methode ein vielseitig verwendbares Diagnosewerkzeug bereit.

  • Nach Prince2 zertifizierbar sind Personen (für die Ausbildungsgänge Foundation und Practitioner) sowie Unternehmen (P2M2).

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