Die Lösungsvarianten

Zwei Klassiker beherrschen auch heute noch die Masse der Schreibtische im Unternehmen: zum einen der Telefonhandapparat, zweidrähtig oder per DECT mit der Nebenstellenvermittlungsanlage (PBX) verbunden, zum anderen der PC oder Laptop beziehungsweise das Notebook. Im Zuge der Ausbreitung von UC-Lösungen können den Mitarbeitern konfektionierte Endgerätekombinationen angeboten werden, die ihre Arbeit wirkungsvoller unterstützen.

Die Kombination aus VoIP-Telefon und Notebook ist diesem Duo äußerlich ähnlich. Wichtiger Unterschied: Das Telefon ist in die LAN-Verbindung eingeschleift. Über einen eingebauten LAN/IP-Switch verbindet es den PC mit dem LAN-Anschluss. Das macht die Etagenverkabelung für das Telefon überflüssig. Vor allem aber ist diese Kombination funktional reicher als das Klassik-Duo. Zum Beispiel werden Telefongespräche durch Klickverbindung oder Nummernwahl/Kurzwahl hergestellt, während Video- oder Anwendungskonferenzen über den angeschlossenen (PC-)Bildschirm laufen.

Für den PC-orientierten Mitarbeiter im Büro oder Home Office ist das reine Softphone die bessere Wahl. Hier erscheint das Telefon als Anwendungsfenster, also als Emulation einer Kombination aus Audio-, Video- und Konferenz-Telefon auf dem PC. Als Ein-/Ausgabegeräte lassen sich Mikrofon und Lautsprecher des PCs - oder besser eine angeschlossene Sprechgarnitur - nutzen.

Daneben gibt es noch das Smartphone/Tablet mit Cradle und "High-Definition"-Peripherie (Bildschirm, Sprechgarnitur, Eingabegeräte) auf dem Schreibtisch. Mit ihm lassen sich die Office-Funktionen von Microsoft, Google oder anderen Anbietern per Browser nutzen.

In allen drei Varianten spielt das Mitarbeiter-Handy eine Rolle - sei es als vom Unternehmen bereitgestelltes Arbeitsmittel oder als betrieblich und privat genutztes Mitarbeitergerät. Letzteres ist ebenfalls in die UC-Lösung zu integrieren, falls sich das Unternehmen der Byod-Philosophie (Bring Your Own Device) verschrieben hat.

Verfügbarkeit wird transparent

Der klassische Telefonanruf erfolgt blind: wir wissen nicht, ob die angerufene Teamkollegin da ist und Zeit hat. Nützlich also, zu wissen, ob ein gewünschter Kommunikationspartner gerade verfügbar ist und, falls ja, auf welchem seiner Endgeräte. Abhilfe schafft der in UC-Lösungen integrierte "Presence Service". Er prüft regelmäßig oder bei Bedarf den Belegtzustand der Endgeräte eines Teilnehmers, aber beispielsweise auch Kalendereinträge.

Die Anbieter preisen den Presence Service als die 40-Liter-Holstein-Kuh im UC-Stall. Gewiss ist die Verfügbarkeitsanzeige sinnvoll. Wenn die Chefin seit Stunden intensiv beschäftigt ist, sollte man jetzt besser nicht seine Gehaltswünsche vor ihr ausbreiten. Allerdings steht und fällt der Wert dieser Präsenzinformation mit der Sorgfalt, die auf die Pflege der Statusanzeigen verwendet und mit der Art und Weise, wie damit umgegangen wird.

An Effizienz gewinnt die betriebliche Kommunikation, wenn die Präsenzinformation auch die systematische Suche nach verfügbaren Personen erlaubt, die beispielsweise eine gerade benötigte technische, administrative oder juristische Kompetenz haben. So lässt sich Fachwissen zeitgerecht in technische Diskussionen oder juristische Verhandlungen einbeziehen. Das setzt jedoch voraus, dass Verzeichnis- beziehungsweise Organigramminformationen des Unternehmens in die Präsenzanzeige eingebunden sind.

Die Integration der Echtzeitdienste Chat, Telefonie und Konferenzen mit Basisfunktionen wie E-Mail und Kalender ist eine weitere Stärke vieler UC-Lösungen - vor allem wegen der Akzeptanz dieser Basiswerkzeuge. Hier lassen sich mobil wie stationär Datenbestände mit den wichtigsten Kommunikationspartnern ("Kontakte", "Buddies") pflegen sowie Termine und Einladungen zu Telefon-, Video- oder Anwendungskonferenzen verwalten.

Unnötige Transferzeiten schwinden

Büroarbeit ist zunehmend Fernarbeit, auch innerhalb des Firmengeländes. Weil zum Beispiel einige Meeting-Teilnehmer ohnehin ständig unterwegs sind, die Wege zu weit und die Räume zu knapp sind, werden physische Treffen seltener. Das virtuelle Meeting per Telefon- oder Videokonferenz ist in vielen Unternehmen schon die Norm. UC-Lösungen beschleunigem diesen Trend. Sie helfen damit, Transferzeiten auf dem Gelände zu vermeiden.

Faktisch wird für den Mitarbeiter die Erfahrung mit virtuellen Konferenzen am Büroarbeitsplatz zur Qualitätsreferenz für die UC-Lösung. Und Heimarbeiter fühlen sich Büro-integriert, wenn sie von ihrem UC-Arbeitsplatz zuhause qualitativ und funktional genau so an Konferenzen teilhaben können wie im Büro.

Eine Mitarbeiterin, die viel reist, ist für die Unternehmenskommunikation auf ihr mobiles Endgerät angewiesen. Smartphone, Tablet oder Notebook sollten also annährend dieselbe Qualität aufweisen wie das Equipment im Büro. Die großen UC-Lösungen bieten hier für die gängigen Mobilplattformen, derzeit also für Android, iOS4 und RIM OS, recht komfortable UC-Clients. Besonderes Augenmerk sollte außerdem den Mechanismen zur Qualitätssteigerung (Bandbreitenreservierung, Codecs, Freisprecheinrichtungen) und zur Senkung der Roaming-Kosten (Wegewahl) gelten.