5. Was leisten Standardschnittstellen zwischen ERP- und DMS-Systemen?

Viele ECM-Systeme verfügen über standardisierte Schnittstellen zu den verbreiteten ERP-Systemen. Aber auch weniger gängige ERP-Systeme können mittels einer COLD-Schnittstelle (Computer Output on Laserdisk) oder individuell geschaffenen Schnittstellen angebunden werden. Beim COLD-Verfahren werden automatisiert Metadaten aus dem Druckstrom herausgefiltert und zusammen mit den Dokumenten abgelegt und weiterverarbeitet.

Die Verfügbarkeit von ERP-Schnittstellen ist ein wesentliches Kriterium bei der Auswahl des ECM-Systems. Die Schnittstellen sorgen für die sichere Übernahme der Druckdaten ins elektronische Archiv und übergeben die Daten (Datum, Rechnungs-, Kundennummer, Namen, Artikelbezeichnungen etc.) an die Dokumentenerwaltung, so dass ein problemloses Widerfinden gesichert ist.

6. Wann reichen die in manchen ERP-Systemen vorhandenen DMS-Funktionen nicht aus?

Viele in ERP-Systeme integrierte Dokumenten-Management-Funktionen sind lediglich auf die Archivierung von im ERP-System erzeugten oder benötigten Dokumenten und Daten optimiert und zugeschnitten. Wenn das Unternehmen aber zusätzlich alle in der jeweiligen Umgebung vorhandenen Systeme einbinden will, ist ein eigenständiges ECM-System angebracht.

Eine solche Software stellt außerdem ein ERP-unabhängiges Archiv zur Verfügung: Auch wenn die ERP-Software ausgetauscht wird, sind alle steuerrelevanten Daten und Dokumente revisionssicher aufbewahrt. (fn)