2. Für welche typischen Abläufe wird die ERP-/DMS-Kopplung heute genutzt?
Es gibt einige typische Abläufe zwischen ERP- und DMS-Systemen, die heute bereits in vielen Unternehmen integriert sind.
Recherche: Insbesondere sind dies Recherchen aus den operativen Anwendungen oder Analysesystemen heraus: Ob in der Buchhaltung die Originalrechnung gesucht wird, im Service ein Reklamationsschreiben eingesehen werden oder bei einer Vertriebsanalyse der Drill-down auf den einzelnen Beleg heruntergehen soll - hier leisten integrierte elektronische Archive bereits gute Dienste. Mit einem Klick auf beliebige Text- oder Zahlenwerte gelangt man zu den archivierten Dokumenten. Doch die Weiterentwicklung in Richtung ECM eröffnet darüber hinaus die Möglichkeit, durch die Kopplung von ERP und ECM vollständige Geschäftsprozesse zu implementieren. Dabei kann das ECM-System in Verbindung mit einem integrierten Workflow-System die Lücken zwischen ERP-Systemen und eventuell vorhandenen Insel-Systemen schließen.
Rechnungseingangsprüfung: Ein häufig realisierter Prozess ist die Rechnungseingangsprüfung bis hin zur automatisierten Buchung und dem Zahlungslauf (siehe "Ratgeber Rechnungseingangsverarbeitung"). Der Ablauf sieht dann etwa so aus: Die eingehenden Rechnungen werden direkt nach dem Einscannen samt Inhaltsdaten komplett in die entsprechenden Verarbeitungsprozesse übernommen. Alle für die ERP-Buchung relevanten Informationen wie Bestell- und Rechnungsnummer, Bankverbindung sowie Zahlungskonditionen werden dafür automatisch (per OCR = Optical Character Recognition) extrahiert. Anschließend gleicht das System die ausgelesenen Belegdaten mit den vorhandenen Kreditorenstammdaten aus dem ERP-System ab, prüft sie gegen die Vertrags- und Bestellsysteme und bereitet die Rechnungsbelege für die Zahlung vor. Fehler lassen sich dank der systemgeführten Plausibilitätskontrollen weitgehend vermeiden. Doppelsendungen erkennt das System und sortiert sie aus. Gibt es bei der Klassifizierung Unsicherheiten, erhält der Anwender vom System den Hinweis, dass der jeweilige Beleg nochmals manuell zu überprüfen ist. Dabei lernt das Klassifizierungssystem selbständig und ist beim nächsten Mal in der Lage, einen ähnlichen Fall eigenständig zu verarbeiten.
3. Wie lassen sich Workflows zwischen DMS- und ERP-Software steuern?
Ein wichtiger Bestandteil von ECM-Software ist ein flexibles Workflow-Modul. Grafische Editoren für Workflows sowie auch eine grafische Anzeige des Workflow im Client für den Anwender gehören mittlerweile zum Standard. Beispielsweise sieht ein Sachbearbeiter in einer grafischen Ansicht an seinem Bildschirm, wer ein Dokument vor ihm bearbeitet hat und wer das Schriftstück nach ihm noch zur Bearbeitung erhält. Ferner lassen sich Kommentare hinterlegen und Bearbeitungszeiten festhalten. Die Bearbeitung jedes einzelnen Vorgangs bleibt so während der gesamten Aufbewahrungszeit nachvollziehbar.
4. Wie erscheint die ERP-/DMS-Integration für den Nutzer?
Bei einer optimalen Integration stehen die ECM-Funktionen direkt in der ERP-Oberfläche zur Verfügung. Der User arbeitet mit diesen Funktionen, ohne die ERP-Oberfläche zu verlassen. Ein eigener ECM-Client kommt zum Beispiel an der Poststelle zum Einsatz, wo Eingangspost gescannt wird. Auch an anderen Arbeitsplätzen, an denen kein ERP-System verfügbar ist, kann für Recherchezwecke ein ECM-Client genutzt werden. Die Einbindung in Web-Portale oder der Zugriff mittels Browser gehört mittlerweile zum Standard. Beispielsweise kann man so Kunden den Zugriff auf archivierte Angebote, Aufträge oder Rechnungen einräumen.